Нормализация НСИ: что это, из чего состоит и сколько занимает

Нормализация НСИ означает приведение нормативно-справочной информации к единому виду: каждый объект заведён в справочнике один раз, назван по общему шаблону и отнесён к своему классу. Чаще всего нормализуют справочник номенклатуры и материально-технических ресурсов (МТР). После нормализации по справочнику можно закупать, считать остатки и строить отчёты без ручной сверки.

Что входит в НСИ и почему её приходится чистить

Нормативно-справочная информация (НСИ) состоит из справочников, на которые ссылаются все документы учёта. Это номенклатура, контрагенты, единицы измерения, склады, классификаторы. Сложнее всего с номенклатурой. В ней тысячи строк, и её пополняют каждый день разные люди.

Кладовщик пишет «Подш. 180205». Закупщик копирует из счёта «Подшипник 6205-2RS». Это один подшипник в старом и новом обозначении, но в справочнике он живёт двумя карточками. Остаток делится между ними, заявка видит одну, и товар закупают повторно. Через несколько лет таких пар набираются тысячи.

Признаки, что справочнику нужна нормализация

• Склад и учёт показывают разный остаток по одному и тому же товару.
• Закупка регулярно покупает то, что уже лежит на складе под другим названием.
• Поиск по справочнику выдаёт несколько карточек на один запрос, и сотрудник выбирает наугад.
• Аналитика по расходу материалов не сходится, потому что расход размазан по дублям.
• Предприятие готовится к переходу на новую 1С, SAP или MDM и не хочет переносить мусор.

Если совпадает хотя бы два пункта, имеет смысл выгрузить проблемную группу товаров и посчитать, сколько в ней строк на одну реальную позицию.

Из каких этапов состоит нормализация

Состав работ почти везде одинаковый. Меняются объём и глубина.

Самый недооценённый этап здесь методика. Без неё исполнители решают одни и те же вопросы по-разному. Например, одна ли позиция гайка М12 по ГОСТ 5915-70 и по DIN 934. Подшипник FAG и подшипник того же типоразмера без производителя. Краска в банке и в ведре. Ответ задаёт предприятие, и его нужно зафиксировать до начала массовой работы. Родственный вопрос методики: характеристика товара или отдельная позиция.

Чем нормализация отличается от поиска дублей

Поиск дублей входит в нормализацию как один из этапов. Его можно сделать отдельно, штатной обработкой 1С или вручную. Как это устроено, мы разобрали в статье про объединение дублей в 1С, а о том, почему штатный поиск находит не всё, на странице о дублях с разными написаниями.

Нормализация шире. После неё у каждой позиции есть класс из классификатора, наименование по шаблону и понятные характеристики. По такому справочнику работают закупка, склад, планирование и отчётность. Если только удалить дубли, через год справочник снова станет разнородным.

Сколько занимает нормализация

Ручная нормализация занимает недели и месяцы. Срок зависит от объёма справочника и от того, сколько позиций разбирают вручную, плюс обследование, согласование методики и загрузка. Расчёт по объёмам разобран в статье о том, сколько стоит ручная нормализация справочника.

Ручной объём можно снять, если массовую часть сделать проверкой каждой строки по смыслу и характеристикам, а людям оставить спорное. На тестовом справочнике МТР так разобрали 2 889 строк за 3,3 минуты. Получилось 458 позиций, 91% строк решены без участия человека с точностью 99,7%. На решение людям ушли 38 позиций, где ответ зависит от методики. Как это выглядит в работе, описано на странице о нормализации справочника МТР.

Типичные ошибки

• Начинать без методики. Правила придумывают по ходу, и первые тысячи позиций потом переделывают.
• Доверять сходству по буквам. «6205-2RS» и «6205-2Z» различаются двумя символами, но это разные подшипники. Задвижка Ру16 и Ру25 рассчитана на разное давление. Склеенные по ошибке позиции после замены ссылок смешивают остатки.
• Проверять выборку. Если проверили каждую десятую строку, ошибки в остальных девяти остаются в справочнике.
• Решать спорное наугад. Исполнитель сам выбирает, одна ли это позиция, и никто не видит, где он сомневался. Спорное лучше выносить отдельным списком с причиной.
• Терять исходные данные. Нормализованное наименование пишут поверх старого. Потом нельзя понять, откуда взялась карточка и как её искали раньше.
• Не закрыть источник. После чистки новые карточки заводят как раньше, и дубли возвращаются.

Когда хватит разовой чистки, а когда нужна постоянная

Разовой чистки достаточно, если справочник почти не меняется. Например, перед переходом на новую 1С или внедрением MDM, когда задача в том, чтобы не перенести накопленный мусор. Ещё один случай: после чистки новые карточки заводит один человек по утверждённому шаблону.

Постоянная проверка нужна, если карточки заводят многие: кладовщики, закупщики, филиалы. Или если номенклатура приходит из прайсов и документов поставщиков. Тогда раз в день или чаще проверяют только новые и изменённые строки по тем же правилам, что и при первой чистке. Старые решения не пересчитывают.

Кто делает нормализацию

Своими силами справляются, когда справочник небольшой и есть сотрудник, который знает номенклатуру. Крупные проекты чаще отдают интеграторам 1С и SAP: они ведут методику, согласование с заказчиком и загрузку. Массовый ручной разбор интегратор может передать на субподряд по проверке строк и оставить себе методику и работу с заказчиком.

Вопросы про нормализацию НСИ

Нормализация НСИ и MDM это одно и то же?

Нет. MDM означает систему и процессы управления мастер-данными: где хранится справочник, кто и как заводит карточки. Нормализация описывает работу с содержимым справочника. Обычно её делают перед внедрением MDM и потом поддерживают внутри него.

Нужен ли классификатор до начала нормализации?

Желательно выбрать его на этапе методики. Это может быть классификатор предприятия, ОКПД2 или отраслевой. Без него позиции получат класс позже, и часть работы придётся повторить.

Кто утверждает, что считать одной позицией?

Предприятие, обычно служба НСИ вместе с закупкой и складом. Исполнитель предлагает правило и показывает примеры, но решение остаётся за владельцем справочника.

Можно ли нормализовать только часть справочника?

Можно. Часто начинают с группы, где больше всего разных написаний одного товара: подшипники, крепёж, кабель. По ней видно, сколько в справочнике дублей и сколько вопросов к методике придётся решить.