ОКПД2 в справочнике МТР: зачем код в карточке номенклатуры

ОКПД2 в справочнике МТР служит внешним кодом позиции: по нему предприятие отчитывается, обменивается данными с холдингом и закупочными системами. Для складского учёта и поиска дублей он слишком крупный. Под одним кодом лежат сотни разных подшипников или кабелей, поэтому код хранят в карточке рядом с внутренним классом и ставят по таблице соответствия классов и кодов.

Что такое ОКПД2 одной фразой

ОКПД2 расшифровывается как Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности, ОК 034-2014. Код состоит из цифр, от двух до девяти знаков. Чем длиннее код, тем уже группа продукции. Классификатор обновляют, поэтому коды сверяют с действующей редакцией на дату присвоения.

На предприятии с 1С вопрос обычно звучит практично. Нужно ли заполнять код у каждой позиции МТР, и откуда его брать, если в справочнике десятки тысяч строк.

Зачем код в справочнике МТР

Код просят те, кто смотрит на справочник снаружи. Внутри предприятия им пользуются редко.

• Холдинг. Управляющая компания собирает закупки всех предприятий в один отчёт. Свои классификаторы у предприятий разные, общий знаменатель даёт ОКПД2.
• Обмен с другими системами. Закупочные площадки и системы контрагентов часто требуют код продукции в позиции заявки.
• Отчётность. Часть форм собирают по видам продукции, и код позволяет не раскладывать строки руками в конце периода.
• Договоры и спецификации. Если код уже есть в карточке, его не ищут заново для каждого документа.

В ряде конфигураций 1С в карточке номенклатуры есть отдельное поле для кода. В других код держат в дополнительном реквизите. Где он лежит у вас, проверьте в своей базе: в разных версиях это устроено по-разному.

Код и внутренний класс: в чём разница

Внутренний класс отвечает на вопрос, что это за вещь и какие признаки нужны, чтобы отличить её от соседней. Код ОКПД2 отвечает на вопрос, к какой группе продукции вещь относится. Подробнее о том, как устроен класс и чем он отличается от групп 1С, рассказано в статье про классификатор номенклатуры.

Таблица показывает главное ограничение. Пары 6205-2RS и 6205-2Z, ВВГнг(А)-LS и ВВГнг(А) получают одинаковый код, хотя заменять одно другим нельзя. По коду ОКПД2 такие строки не отличить. Поэтому дубли ищут по классу и признакам, а код ставят потом.

Где коды расходятся с позициями

Разные позиции с одним кодом

Это нормальная ситуация, так задуман классификатор. Проблема появляется, когда код пытаются использовать как ключ: сравнивать позиции по коду, строить по нему складские отчёты или искать дубли. Совпадение кода говорит только о том, что вещи из одной группы продукции.

Обратите внимание и на уровень кода. Если одна служба заполняет код до шести знаков, а другая до девяти, в отчёте позиции одной группы разойдутся по разным строкам. Длину кода стоит записать в правило вместе с таблицей соответствия.

Одна позиция с двумя кодами

Обратный случай опаснее. Одну и ту же позицию в двух карточках закупщики отнесли к разным кодам. Причин несколько: позицию можно описать как изделие или как часть оборудования, код взяли из счёта поставщика, код подбирали по похожему названию. Если такие карточки ещё и дубли, после объединения нужно выбрать один код. Если это разные позиции одного класса, разные коды показывают, что правила присвоения нет.

Как присвоить код всем позициям

Подбирать код для каждой строки по отдельности долго и неточно. Удобнее идти от классов.

1. Почистите справочник от дублей. Иначе одна вещь получит код дважды, возможно разный.
2. Присвойте каждой позиции внутренний класс. Класс ставят по наименованию и признакам, группы 1С помогают только отчасти.
3. Составьте таблицу соответствия. Для каждого класса один код ОКПД2. Уровень детализации кода определяет тот, кому код нужен: холдинг, закупки, отчётность.
4. Проставьте код по классу. Одна операция на весь класс вместо поиска по каждой строке.
5. Разберите исключения. Классы, которым подходят два кода, разделите или решите по позициям.

Так код получают тысячи позиций сразу, а человек решает только по классам и исключениям. Когда в справочнике появится новая позиция, код подтянется вместе с классом.

Когда классификатор обновили

Коды ОКПД2 меняются вместе с редакциями классификатора. Если код стоит в каждой карточке отдельно, после изменения его придётся искать по всему справочнику. Если код привязан к классу через таблицу соответствия, исправляют одну строку таблицы и заново проставляют код всем позициям класса.

Удобно хранить рядом с таблицей дату, на которую коды сверены, и старый код, если он изменился. Тогда отчёт за прошлый год собирается по старым кодам, текущий по новым, и цифры можно сопоставить. Для обмена с холдингом договоритесь, какая редакция действует, иначе одна и та же позиция придёт в сводный отчёт под двумя кодами.

То же правило помогает при переходе на новую конфигурацию 1С. Таблица соответствия переносится вместе с классификатором, а коды в карточках восстанавливаются из неё. Переносить коды из старых карточек как есть рискованно: вместе с ними переедут и ошибки, накопленные за годы ручного ввода.

Что делать со спорными

Спорными оказываются три вида строк. Позиции без класса, потому что из наименования неясно, что это. Классы на границе двух групп кодов. Позиции, у которых код уже стоит и расходится с таблицей соответствия. Каждую такую строку стоит записать с причиной и отдать тому, кто отвечает за коды. Решение записывают в таблицу соответствия, чтобы следующая такая позиция не стала спорной снова.

Мы работаем со второй частью этой цепочки: ставим класс каждой строке и находим дубли. Какой классификатор брать за основу, свой, корпоративный или отраслевой, договариваемся до начала. Строки, где класс нельзя поставить уверенно, уходят на лист «Вопросы к вам» с причиной. Как это выглядит на всём справочнике, описано на странице про нормализацию справочника МТР. Если в справочнике смешаны запчасти, кабель и ЛКМ, полезно сначала прочитать, что относят к МТР и почему там столько повторов. Проверить классы на своих строках можно на пробе из 5–10 тыс строк.

Вопросы про ОКПД2 в карточке

Нужен ли код ОКПД2 в каждой карточке номенклатуры?

Только там, где его кто-то использует: холдинг, закупочная система, отчётность. Для склада и поиска дублей код не нужен. Если код нужен для части позиций, заполните его по классам, которым он требуется.

Кто выбирает код ОКПД2 для позиции?

Тот, кому код нужен, обычно закупки или служба НСИ. Удобно назначить одного ответственного за таблицу соответствия классов и кодов. Тогда спорные случаи решаются один раз.

Что делать, если код подходит двум разным позициям?

Ничего, это нормально. Код описывает группу продукции, и в группе много разных позиций. Различают позиции по внутреннему классу и признакам, а одинаковый код на них не влияет.

Можно ли искать дубли по коду ОКПД2?

Код помогает сузить круг: дубли обычно лежат внутри одного кода. Решить, дубль ли это, код не поможет. 6205-2RS и 6205-2Z получат один код и при этом остаются разными позициями.