Каждая строка закупок в своей категории: основа spend-анализа

Вы присылаете выгрузку закупок, заказов или счетов: строка, сумма, поставщик. Каждую строку относим к категории вашего дерева или согласованного с вами. Возвращаем тот же файл с категорией, уверенностью и листом спорных строк. Сводную по категориям и поставщикам вы строите сами, данные для неё уже чистые.

Зачем

Предполагаю, что вы примерно знаете, сколько тратите на МТР в целом, но разложить сумму по категориям и поставщикам без недели ручной работы не получается. Так ли это? После разметки видно:

• одно и то же покупают у многих поставщиков мелкими партиями;
• какие закупки идут мимо договоров;
• какая доля расходов приходится на каждую категорию и у кого.

Почему разметка ломается вручную

Одна позиция встречается в закупках в десяти написаниях, и по фильтру в Excel её не собрать. В счетах попадаются строки вроде «услуги по договору» без предмета. Подразделения ведут свои коды затрат, и одна и та же покупка в двух филиалах попадает в разные статьи. Это та же проблема, что и дубли в справочнике номенклатуры: одну вещь записали по-разному.

Что вернём

Ваш файл с колонками категорий, уверенностью и причиной. Ниже пример формата результата, не замер. Поставщики обезличены.

Ваше дерево или наше

Работаем по вашему классификатору категорий. Если его нет, предложим стартовое дерево: прямые и непрямые закупки, внутри направления, внутри группы. Согласуем его с вами до разметки и поправим по ходу, если какая-то ветка окажется лишней.

Перепроверка

Новые строки закупок размечаем раз в день или раз в неделю. Повторно смотрим только новые и изменённые строки, поэтому сводная остаётся свежей без новой большой разметки.

Частые вопросы

Нужен ли доступ к ERP?

Нет. Работаем с выгрузкой в Excel или CSV. В вашу систему не заходим.

Что со строками без предмета закупки?

Они попадают на лист спорных с причиной. Обычно предмет находится в договоре или в комментарии к счёту. Если добавите эту колонку, разметим.

Можно ли менять дерево по ходу?

Да. После изменения дерева переразмечаем затронутые строки, остальные решения остаются.

Чем это отличается от нормализации справочника?

Нормализация чистит справочник номенклатуры: дубли, класс, единое наименование. Здесь размечаются строки закупок и счетов, в том числе те, у которых карточки в справочнике нет. Задачи можно делать вместе: чистый справочник упрощает разметку.