Сопоставление номенклатуры поставщика с вашей номенклатурой

Сопоставление номенклатуры поставщика — это привязка каждой строки прайса или УПД поставщика к карточке вашего справочника, чтобы один товар учитывался под одним кодом. Вручную оно работает, пока строк немного. На тысячах строк мешает то, что поиск в 1С сравнивает буквы, а не смысл.

Поставщик пишет «Задвижка 30с41нж Dу80 Pу16 ГОСТ». У вас в 1С этот товар называется «Задвижка клиновая стальная фланцевая 30с41нж Ду80 Ру16». Пока поставщиков мало и строк немного, сопоставить их можно за вечер. Когда поставщиков десятки, а в каждом прайсе тысячи строк, это превращается в отдельную работу.

Предполагаю, что вы с этим уже столкнулись. Так ли это?

Где возникает задача

• Входящие документы по ЭДО. УПД поставщика приходит с его наименованиями. 1С просит указать, какой вашей карточке соответствует каждая строка.
• Прайс-листы. Чтобы сравнить цены нескольких поставщиков, их строки нужно привязать к вашим позициям. Если прайс потом грузят в базу из Excel, как не завести вторые карточки, описано отдельно.
• Новый поставщик. Его каталог надо разом сопоставить со своим справочником.
• Переход на новую 1С. Старые сопоставления теряются или переезжают с ошибками. Что сделать со справочником до переноса.

Как это делают руками

В 1С сопоставление хранится в справочнике номенклатуры контрагентов, название зависит от конфигурации. При первой загрузке документа пользователь выбирает свою карточку для каждой строки поставщика. 1С запоминает пару, и следующий документ с той же строкой сопоставится сам.

Схема рабочая, пока строк немного. Проблемы начинаются на объёме.

• Каждую новую строку человек ищет глазами. Поиск в 1С работает по буквам. «Dу80 Pу16» с латинскими буквами не найдёт «Ду80 Ру16».
• Ошибка сохраняется надолго. Если однажды 6205-2RS сопоставили с 6205-2Z, все следующие поставки пойдут не на ту карточку. Остатки разъедутся.
• Дубли в своём справочнике мешают сопоставлению. Строку поставщика привязывают то к одной вашей карточке, то к другой.
• На тысячу строк уходят дни. Специалист по закупкам в это время не закупает.

Обработки сопоставления по названию и артикулу помогают, когда артикулы совпадают. В справочниках МТР артикул поставщика часто пустой или свой собственный, и сравнивать приходится наименования.

Как это делаем мы

Мы проверяем каждую строку поставщика по смыслу и по ключевым характеристикам.

1. Вы присылаете два файла: номенклатуру поставщика и свой справочник. Достаточно кода и наименования, артикул поможет.
2. Для каждой строки поставщика мы находим кандидатов в вашем справочнике.
3. По каждому кандидату проверяем: это тот же товар? Совпадают ли тип уплотнения, давление, класс прочности, сечение, покрытие?
4. Возвращаем таблицу: строка поставщика, ваш код, ваше наименование, уверенность, статус.

Статус «авто» означает, что пара найдена уверенно. Статус «на проверку» приходит с причиной. Например: «у вас две карточки с этим подшипником, выберите основную» или «у поставщика указан производитель FAG, у вас производитель не указан». Если вашей позиции для строки нет, так и пишем.

Ру16 и Ру25 разошлись по разным карточкам. Старое обозначение подшипника 180205 нашло свою пару 6205-2RS.

Почему одного артикула мало

Сопоставлять по артикулу удобно, пока артикулы совпадают. На практике мешают три вещи.

• У поставщика свой артикул. Он ничего не говорит вашему справочнику.
• Артикул записан по-разному. «C 25 114», «C25114» и «C-25-114» для сравнения по буквам три разных значения.
• Артикула нет вовсе. В строке только наименование: «Задв. 30с41нж DN100 PN16».

Поэтому мы сравниваем наименование целиком, а артикул используем как подсказку, если он есть.

Что подготовить

• Номенклатуру поставщика: из УПД, прайса или его каталога. Код и наименование, артикул по желанию.
• Свой справочник или его часть по тем же группам товаров. Код и наименование.
• Если ваши карточки уже содержат дубли, скажите об этом. Мы покажем, к каким из них привязывается строка поставщика, и предложим основную. Про дубли в 1С

Сколько это занимает

Справочник на 100 тыс строк проходит за день. Таблица соответствий приходит в Excel. Как загрузить её в вашу конфигурацию, решаем на пробе вместе с вашим 1С-специалистом.

Если поставщик обновил прайс, повторно проверяем только новые и изменённые строки.

После первого сопоставления у вас остаётся таблица соответствий на всех поставщиков сразу. Новые строки сравниваются и с вашим справочником, и с уже сопоставленными строками других поставщиков. Если два поставщика продают один и тот же подшипник под разными названиями, это будет видно в одной таблице.

Частые вопросы

Чем сопоставление отличается от поиска дублей?

При поиске дублей сравнивают строки внутри одного справочника. При сопоставлении каждую строку поставщика привязывают к карточке вашего справочника. Если у вас есть дубли, строка поставщика может привязаться к любой из них, поэтому дубли лучше убрать до сопоставления.

Хватит ли артикула?

Только если артикулы у поставщика и у вас совпадают. Чаще у поставщика свой артикул, он записан по-разному или пуст, поэтому мы сравниваем наименование целиком, а артикул используем как подсказку.

Что вы возвращаете?

Таблицу в Excel: строка поставщика, ваш код, ваше наименование, уверенность и статус. Статус «на проверку» приходит с причиной. Если вашей позиции для строки нет, так и пишем.

Это то же, что сопоставление номенклатуры в 1С ЭДО?

Нет. Если нужно сопоставить строки одного входящего документа ЭДО, это другая задача: её решают в самой 1С при загрузке документа. Мы сопоставляем номенклатуру поставщика целиком, тысячи строк сразу.