Мастер-данные: что это и какие справочники к ним относятся

Мастер-данные это основные справочные данные предприятия: список товаров и материалов, контрагентов, сотрудников, оборудования, складов. Их заводят один раз, а потом на них ссылаются документы и отчёты. Главное свойство мастер-данных в том, что у каждого объекта должна быть одна запись. Если один и тот же подшипник заведён трижды, это уже три разных объекта с разными остатками и разной историей закупок.

Короткий ответ

Слово «мастер» здесь означает «главный», «эталонный». Мастер-данные это эталонные записи о том, с чем работает бизнес. Они отвечают на вопросы «что мы покупаем», «у кого», «где храним», «чем обслуживаем». Всё остальное в учёте, будь то накладные, заказы, платежи, строится на ссылках на эти записи.

В повседневной речи те же данные называют справочниками, нормативно-справочной информацией, НСИ. Различия между этими словами есть, но для практики важна одна идея: у реального объекта должна быть ровно одна запись, а все остальные системы и документы ссылаются на неё.

Простой пример. Предприятие закупает подшипник 6205-2RS. В справочнике он должен существовать как одна карточка с понятным названием, единицей и классом. Закупки, склад, ремонтная служба и бухгалтерия выбирают именно её. Если карточек три, каждая служба может выбрать свою, и общей картины по расходу, остатку и цене никто не увидит.

Мастер-данные и документы: в чём разница

В учёте есть два рода данных. Они ведут себя по-разному, поэтому и ошибки в них разные.

Именно поэтому ошибка в справочнике дороже ошибки в документе. Неверная запись в накладной исправляется одним документом. Дубль в номенклатуре исказит каждую накладную, в которой его выбрали.

Какие данные относятся к мастер-данным

Набор зависит от отрасли, но перечень в целом стабильный.

• Номенклатура. Товары, материалы, запасные части, услуги. На производственных и снабженческих предприятиях это самый объёмный справочник.
• Контрагенты. Поставщики, покупатели, подрядчики, с реквизитами и условиями.
• Оборудование и объекты ремонта. Станки, транспорт, линии, что обслуживается и чем.
• Сотрудники и подразделения. Кто работает, где, в какой роли.
• Склады, места хранения, организации. Структура, в которой хранится и учитывается запас.
• Классификаторы. Единицы измерения, коды, виды и классы, по которым группируют записи.

Когда говорят «мастер-данные товара», имеют в виду карточку номенклатуры: наименование, единицу, класс, характеристики, артикулы. Определение термина «номенклатура» вынесено в отдельный материал «Номенклатура: что это».

Что значит «единая запись»

Единая запись это не просто отсутствие точных повторов. Это ситуация, когда любой сотрудник и любая система, говоря об одной детали, ссылаются на одну и ту же карточку. Для этого нужны три условия.

1. Один объект, одна карточка. Подшипник 6205-2RS не заведён как «6205 2RS» и «Подш. 6205-2RS» одновременно.
2. Различимые объекты разведены. 6205-2RS и 6205-2Z остаются двумя карточками, потому что это разные изделия. Склеить их в одну так же плохо, как держать дубль.
3. Описание одинаково по структуре. Размеры, стандарты и исполнения записаны по общему шаблону, а не как придётся.

Второе условие часто забывают. Стремление «убрать все похожие» приводит к ошибочным склейкам, а они в закупках обходятся дороже, чем дубли.

Что ломается, когда единой записи нет

Последствия видны в нескольких местах сразу. Таблица показывает связь «объект, пример дубля, последствие».

Подробнее про дубли контрагентов и их связь с номенклатурой написано в статье о дублях контрагентов, а про остатки, которые расползаются по карточкам, в материале про остатки по дублям.

Руководитель видит эти последствия в косвенных признаках, самого справочника он не открывает.

• Склад показывает остаток, а закупщик всё равно заказывает: он смотрит на другую карточку той же детали.
• Отчёт по расходу на вид материалов не совпадает с оборотами, потому что часть расхода ушла на дубль.
• Перед переходом на новую систему выясняется, что переносить придётся и дубли, и мусорные записи. Стоимость такого переезда растёт вместе с числом лишних карточек.
• Сверка с поставщиком по позициям занимает дни, потому что названия у вас и у него не совпадают.

Ничего из этого не требует большой аналитики, чтобы заметить. Достаточно спросить у закупок и склада, как часто они сталкиваются с «двумя карточками одного и того же».

Кто отвечает за мастер-данные

Мастер-данные не могут быть «ничьими»: пока у справочника нет владельца, любой сотрудник считает, что порядок наведёт кто-то другой.

Типовая ошибка: считать мастер-данные задачей программистов. Программист настраивает систему, но не знает, как правильно назвать задвижку. Ответственность делят по ролям.

• Владелец данных. Руководитель, чьё направление использует справочник: снабжение для номенклатуры, служба безопасности или закупки для контрагентов. Он отвечает за правила и качество.
• Специалист по НСИ. Заводит и проверяет карточки, ведёт шаблоны и классификатор.
• ИТ-служба. Обеспечивает инструменты, права, выгрузки и обмен.
• Пользователи. Заявляют новые объекты и сообщают о ошибках, не заводят карточки произвольно.

Как эти роли записать в порядок работы, показано в статье про ведение НСИ.

С какого справочника начинать

Начинать лучше с номенклатуры. Причины практические.

• В ней больше всего записей и больше всего ручного ввода, значит, больше всего ошибок.
• На неё ссылаются закупки, склад, производство и финансы, поэтому эффект виден сразу в нескольких отчётах.
• Для неё хорошо определено, что считать дублем и чем различаются похожие позиции, если известны ключевые характеристики.

Контрагентов обычно чистить проще: у них есть ИНН и другие реквизиты, по которым совпадение определяется почти механически. У номенклатуры такого ключа нет. Артикул помогает не всегда: один артикул встречается у разных позиций.

Как проверить состояние по одной выгрузке

Для первой оценки не нужна система управления. Хватит выгрузки справочника номенклатуры в Excel.

1. Выгрузите справочник: код, наименование, артикул, единицу, группу. Шаги выгрузки зависят от версии 1С и описаны в её справке.
2. Отсортируйте по наименованию и просмотрите первые несколько сотен строк. Подряд идущие похожие названия это признак дублей.
3. Отдельно посмотрите на размеры, стандарты и исполнения. Они записаны одним способом или десятью?
4. Посчитайте, сколько позиций лежит в группах вроде «Разное» и «Прочее».
5. Прикиньте долю подозрительных строк и умножьте на весь справочник.

Грубая оценка поможет решить, нужна ли системная чистка. Для полной картины подойдёт проверка справочника номенклатуры. Если нужна ясность по вашим данным, можно прислать 5–10 тысяч строк на бесплатную пробу. Предполагаю, что вашу номенклатуру много лет заводили разные люди, так ли? Тогда на пробе вы увидите, какая часть строк оказывается одной и той же позицией в разных написаниях. Мы проверяем каждую строку, а не выборку. На нашем тестовом справочнике МТР 2 889 строк свелись к 458 позициям, подробности в материале о нормализации справочника. Нужна ли вам для порядка отдельная система, разобрано в статье про MDM-систему, ссылка на неё есть ниже.

Вопросы про мастер-данные

Мастер-данные и НСИ: это одно и то же?

В практической работе почти да. НСИ, нормативно-справочная информация, это принятое у нас название тех же справочных данных. Термин «мастер-данные» делает акцент на том, что у объекта есть главная, эталонная запись. Подробнее про НСИ написано в статье «НСИ: что это».

С чего начать, если справочник уже загрязнён?

С оценки масштаба на выгрузке, затем с правила для новых карточек, чтобы грязь не росла. После этого чистят старые позиции, начиная с тех, что чаще всего закупают и списывают. Вручную это долго, поэтому большие справочники обычно разбирают с подрядчиком или инструментами для построчной проверки.

Нужна ли для мастер-данных отдельная система?

Не всегда. Для одной базы 1С и небольшой команды заводящих часто хватает регламента и чистого справочника. Когда баз несколько, а данные расходятся между ними, вопрос стоит иначе. Разбор признаков дан в статье про MDM-систему.