Как объединить дубли номенклатуры в 1С

Объединить дубли номенклатуры в 1С можно штатной обработкой «Поиск и удаление дублей»: она находит похожие карточки, переносит все ссылки в документах на основную и помечает остальные на удаление. Обработка надёжно работает, когда дубли совпадают по буквам. Если одна позиция записана по-разному, например «Подш. 180205» и «Подшипник 6205-2RS», сначала придётся собрать группы вручную. Ниже оба пути по шагам.

Перед началом: копия базы и права

Объединение меняет ссылки во всех документах, регистрах и остатках. Штатной кнопки «отменить» у него нет. Если основную карточку выбрали неверно, вернуть всё как было получится только из копии.

• Сделайте копию информационной базы. Через конфигуратор или средствами резервного копирования, как принято у вас.
• Проверьте права. Обработку обычно запускает администратор или пользователь с полными правами.
• Выберите время. Замена ссылок в большой базе идёт долго. Лучше запускать вечером, когда никто не проводит документы.
• Начните с одной группы товаров. Например, с подшипников или крепежа. Так проще проверить результат.

Пошагово: обработка «Поиск и удаление дублей»

Обработка входит в Библиотеку стандартных подсистем (БСП). Она есть в Бухгалтерии 3.0, УТ 11, КА 2, ERP, УНФ и других конфигурациях на БСП. Обычно путь такой: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей. В вашей версии названия пунктов могут немного отличаться.

Шаг 1. Выберите, где искать

В поле «Область поиска» укажите справочник «Номенклатура». Если нужна только часть справочника, задайте отбор: группу, вид номенклатуры или дату создания. Отбор по группе сильно сокращает время поиска.

Шаг 2. Задайте правила сравнения

Для каждого реквизита выберите правило.

• «Совпадает». Карточки попадут в группу, только если значение одинаковое до символа.
• «Похоже». Обработка сравнивает слова и находит записи с общими частями.
• Не учитывать. Реквизит в поиске не участвует.

Начните с наименования по правилу «совпадает». Так вы уберёте самые простые дубли без риска. Затем запустите второй проход по правилу «похоже» и проверяйте каждую группу глазами.

Шаг 3. Найдите дубли и просмотрите группы

Нажмите «Найти дубли». Обработка покажет группы карточек и для каждой карточки число мест использования: документов и записей, где она встречается. Снимите флажки с карточек, которые попали в группу по ошибке. Если в группе «Подшипник 6205-2RS» оказался «6205-2Z», уберите его: это другой подшипник.

Шаг 4. Отметьте основную карточку

В каждой группе одна карточка останется, остальные заменятся на неё. Как выбрать основную, разберём ниже.

Шаг 5. Удалите дубли с заменой ссылок

Нажмите «Удалить дубли». Обработка заменит ссылки на дубли во всех документах и регистрах на основную карточку. Дубли будут помечены на удаление или удалены сразу, это зависит от настроек. Если какую-то ссылку заменить не удалось, обработка покажет причину. Чаще всего это закрытый период или заблокированный объект.

В старых конфигурациях без БСП, например УТ 10 или Бухгалтерии 2.0, такой обработки нет. Там пользуются универсальной обработкой «Поиск и замена значений» с диска ИТС. Логика та же: выбрать дубль, указать, на что заменить, проверить места использования.

Какую карточку оставить основной

Ориентируйтесь на четыре признака.

1. Больше всего движений. На неё уже ссылается большинство документов.
2. Полные реквизиты. Заполнены артикул, единица, вид номенклатуры, ставка НДС, счёт учёта.
3. Правильное наименование. Без латиницы внутри русских слов, без сокращений вроде «подш.» и «задв.».
4. Та же единица измерения. Замена ссылок не пересчитывает количество. Если дубль вели в упаковках, а основную в штуках, остатки после объединения окажутся неверными.

Если лучшая по реквизитам карточка не совпадает с той, где больше движений, оставьте карточку с движениями. Наименование и реквизиты потом исправите в ней.

Когда штатная обработка не находит группы

Здесь штатная обработка помогает мало. Правило «совпадает» не видит, что «ВВГнг(A)» с латинской A и «ВВГнг(А)» с русской одна и та же марка кабеля. Правило «похоже» не знает, что 180205 и 6205-2RS обозначают один подшипник. При этом оно охотно сводит в группу «6205-2RS» и «6205-2Z», которые отличаются двумя символами. Подробнее о том, почему так происходит, мы писали на странице про поиск дублей с разными написаниями.

Предполагаю, что у вас как раз такой справочник: заводили годами разные люди, часть строк скопирована из счетов поставщиков. Так ли это? Тогда порядок работы меняется.

Выгрузите справочник в Excel

Нужны колонки: код, наименование, артикул, единица, группа. Выгрузить можно из формы списка через «Ещё → Вывести список» и сохранить в Excel.

Приведите наименования к одному виду

Сделайте рядом вспомогательную колонку и приведите в ней запись к единому виду. Исходное наименование не трогайте.

• замените латинские буквы, похожие на русские (A, B, C, E, H, K, M, O, P, T, X), на кириллицу;
• уберите двойные пробелы и переведите всё в один регистр;
• сведите знаки размеров «х», «x» и «*» к одному;
• раскройте сокращения: «подш.» в «подшипник», «задв.» в «задвижка»;
• запишите старые обозначения рядом с новыми, если они у вас встречаются.

Отсортируйте по вспомогательной колонке. Многие дубли окажутся в соседних строках.

Проверьте ключевые характеристики

Похожие строки ещё не дубли. Перед объединением сравните то, что делает товар другим товаром.

Если строки различаются хотя бы одной такой характеристикой, это разные позиции. Если всё совпадает, но разный стандарт (ГОСТ или DIN) или производитель, решение зависит от правил вашего предприятия. Такие случаи отложите и решите один раз для всего справочника.

Объедините найденные группы в 1С

Теперь у вас есть список групп с кодами карточек. В конфигурациях на БСП в списке номенклатуры обычно доступна команда объединения выделенных элементов в меню «Ещё». Выделите карточки одной группы, выберите основную и объедините. Ссылки заменятся так же, как в обработке. Если такой команды нет, используйте «Поиск и удаление дублей» с отбором по кодам из группы.

Что проверить после объединения

Сразу после замены ссылок сверьте несколько отчётов. Ошибку проще найти в тот же день, пока копия базы свежая.

• Остатки по основным карточкам. Остаток должен равняться сумме остатков всех объединённых карточек. Сравните с ведомостью по товарам, снятой до объединения.
• Оборотно-сальдовую ведомость по счетам учёта. Если у дублей были разные счета учёта, суммы могли переехать на другой счёт.
• Открытые заказы и заявки. В них теперь стоит основная карточка. Проверьте, что единица и цена в строках остались верными.
• Помеченные на удаление. Окончательно удаляйте их только после проверки отчётов. Пока карточка помечена, видно, откуда пришли движения.

Последний шаг организационный. Договоритесь, кто и по какому шаблону заводит новые карточки. Без этого через год дубли появятся снова.

Сколько времени это займёт

Подрядчики по НСИ называют нормы ручного разбора номенклатуры МТР 5–9 минут на позицию. В эти минуты входит поиск написаний, сверка характеристик и выбор основной карточки.

Для нескольких сотен позиций ручной путь работает. На десятках тысяч он растягивается на месяцы. Мы проверяем каждую строку по смыслу и характеристикам и возвращаем тот же Excel с колонками «Группа дублей» и «Представитель группы». Спорные позиции уходят отдельным списком с причиной, цифры на тестовом справочнике МТР приведены на странице о нормализации справочника. Объединение в 1С потом идёт штатной обработкой, как описано выше. Подробно процесс расписан на странице как проходит проверка справочника. Проверить свои строки можно на бесплатной пробе.

Вопросы про объединение дублей

Можно ли отменить объединение дублей в 1С?

Штатной отмены нет. Ссылки в документах уже заменены на основную карточку, и пометка удаления этого не возвращает. Откатить объединение можно только из копии базы, сделанной до запуска.

Что станет с остатками после объединения?

Остатки и движения дублей перейдут на основную карточку и сложатся. Количество не пересчитывается, поэтому проверьте, что у объединяемых карточек одна единица измерения.

Почему обработка не видит дубли с одинаковым названием?

Чаще всего в одном из названий есть латинская буква, двойной пробел или невидимый символ. Для правила «совпадает» это разные строки. Ещё одна причина: карточки лежат в разных группах, а в поиске стоит отбор по группе.

Объединять ли карточки, если у одной ГОСТ, а у другой DIN?

Это зависит от правил вашего предприятия. Одни считают гайку по ГОСТ 5915-70 и по DIN 934 одной позицией, другие ведут их раздельно. Решите это один раз и применяйте ко всему справочнику.