Нормализация справочника номенклатуры и МТР

Нормализация справочника МТР — это приведение материально-технических ресурсов к виду, где один товар заведён один раз, назван по единому шаблону и отнесён к классу. Главный вопрос в ней — что считать одной позицией, и ответ зависит от методики предприятия. Вручную справочник на 100 тыс строк занимает месяцы, а проверка каждой строки по смыслу укладывается в день.

Что такое нормализация номенклатуры

Нормализация номенклатуры означает приведение справочника к виду, где один товар заведён один раз, назван по единому шаблону и отнесён к правильному классу.

На практике это три работы:

1. Найти дубли. Собрать в группу все написания одного товара: «Подшипник 180205», «пoдш. 180205», «ПОДШИПНИК ШАРИКОВЫЙ РАДИАЛЬНЫЙ 6205 2RS».
2. Присвоить класс. По классификатору предприятия, ОКПД2 или отраслевому.
3. Дать единое наименование. По шаблону: тип, обозначение, ключевые характеристики, стандарт. Например, «Подшипник шариковый радиальный 6205-2RS ГОСТ 8882-75».

Для МТР это особенно важно. Материально-технические ресурсы занимают в справочнике крупных предприятий десятки и сотни тысяч строк. Ошибка в одной характеристике превращается в неправильную закупку.

Что считать одной позицией

Это главный вопрос нормализации. Ответ на него зависит от методики предприятия, и угадывать его нельзя.

Есть случаи без вариантов. 6205-2RS и 6205-2Z разные подшипники: у первого резиновые уплотнения, у второго металлические шайбы. Задвижка на Ру16 и на Ру25 работает при разном давлении. Болт класса прочности 8.8 нельзя ставить вместо 10.9. Кабель ВВГнг(А)-LS и ВВГнг(А) различаются требованиями к дыму при горении.

И есть вопросы методики:

• ГОСТ и DIN. Гайка М12 по ГОСТ 5915-70 и по DIN 934 у вас одна позиция или две?
• Производитель. Подшипник 6207 FAG и 6207 без производителя: одна карточка или отдельные?
• Фасовка. Краска в банке и та же краска в ведре: одна позиция с разными единицами или две?

Мы такие вопросы не решаем за вас. Позиции, где ответ зависит от методики, попадают на лист «Вопросы к вам» со всеми написаниями и причиной. Вы отвечаете один раз за правило, и оно применяется ко всему справочнику.

Как обычно делают нормализацию

Чаще всего вручную. Специалист НСИ берёт строку, ищет её дубли, сверяет характеристики, выбирает класс, пишет наименование по шаблону. Подрядчики по НСИ называют нормы 5–9 минут на позицию МТР. Справочник на 100 тыс строк занимает месяцы.

Поиск дублей в учётной системе помогает частично. Он сравнивает буквы и не знает, что «180205» и «6205-2RS» одно и то же, зато легко склеит «6205-2RS» с «6205-2Z». Подробнее про дубли в 1С

Нормализация это разовая работа?

Нет. Справочник пополняется каждый день: кладовщики заводят новые карточки, закупка добавляет позиции из счетов, приходят прайсы поставщиков. Через год после чистки дубли вернутся, если новые строки никто не проверяет.

Поэтому нормализация состоит из двух частей. Сначала разовая чистка накопленного. Потом постоянная проверка новых и изменённых строк по тем же правилам, которые вы утвердили при первой чистке.

Наш конвейер

Мы проверяем каждую строку справочника по смыслу и по ключевым характеристикам.

1. Приводим запись к одному виду. Латиница внутри русских слов, разные знаки в размерах, запятые и точки в числах, старые обозначения подшипников.
2. Находим кандидатов в дубли для каждой строки.
3. Проверяем каждую пару: это тот же товар? Отличается ли ключевой характеристикой: уплотнением, давлением, классом прочности, сечением, покрытием, цветом?
4. Присваиваем класс и единое наименование по вашему классификатору и шаблону.
5. Ставим уверенность и статус. «Авто», если решение уверенное. «На проверку» с причиной, если нет.

Справочник на 100 тыс строк проходит за день. После первой чистки мы перепроверяем только новые и изменённые строки, раз в день или чаще.

Цифры на тестовом справочнике МТР

Тестовый справочник: 449 реальных товаров (подшипники, крепёж, кабель, арматура, электрика, ЛКМ). Каждый заведён по нескольку раз, с опечатками и латиницей. Правильный ответ известен заранее.

Что вы получаете

Ваш файл со всеми исходными колонками и новыми: группа дублей, представитель группы, нормализованное наименование, класс, уверенность, статус. Отдельный лист «Вопросы к вам». Объединить дубли в 1С можно штатной обработкой «Поиск и удаление дублей». Как проходит работа

С чего начать

Возьмите самую проблемную группу справочника. Обычно это подшипники, крепёж или кабель: там больше всего разных написаний одного товара. Пришлите 5–10 тыс строк из неё. По результату будет видно, сколько в справочнике дублей и сколько вопросов к методике придётся решить.

Частые вопросы

Что такое МТР в справочнике номенклатуры?

Материально-технические ресурсы: подшипники, крепёж, кабель, арматура, электрика, краски и другое, что предприятие закупает для производства и ремонта. В справочнике крупного предприятия это десятки и сотни тысяч строк.

Чем нормализация отличается от поиска дублей?

Поиск дублей собирает в группы записи одного товара. Нормализация делает три работы: находит дубли, присваивает класс по классификатору и даёт единое наименование по шаблону.

Кто решает, что считать одной позицией?

Предприятие. ГОСТ и DIN, производитель и фасовка — вопросы методики, мы их не решаем за вас. Такие позиции идут на лист «Вопросы к вам» с причиной, вы отвечаете один раз, и правило применяется ко всему справочнику.

Нормализация — разовая работа?

Нет. Справочник пополняется каждый день, поэтому после разовой чистки нужна проверка новых и изменённых строк по утверждённым правилам.

Кому это нужно

• Интеграторам, которые ведут проекты нормализации НСИ и хотят снять ручной объём. Заказчик и методика остаются вашими. Для интеграторов
• Предприятиям перед внедрением MDM или переходом на новую 1С, чтобы не переносить дубли в новую систему.