Регламент ведения НСИ: роли, заведение карточек, проверка

Регламент ведения НСИ описывает, кто просит завести новую позицию справочника, кто её заводит, кто утверждает правила и как справочник проверяют после чистки. Обычно в нём четыре части: роли, порядок заведения карточки, проверка на дубль до сохранения и регулярная перепроверка новых и изменённых строк. Без регламента справочник после нормализации снова зарастает дублями, потому что карточки продолжают заводить как раньше.

Зачем справочнику регламент

Дубли появляются по понятной причине. Карточку заводит тот, кому она срочно понадобилась: кладовщик, закупщик, инженер. Он ищет позицию, не находит её под своим написанием и заводит новую. Через год одна вещь живёт в справочнике под тремя названиями.

Разовая чистка убирает накопленное, но не меняет того, как карточки появляются. Регламент закрывает именно этот вход. Он отвечает на четыре вопроса:

• кто имеет право заводить и менять карточки;
• по каким правилам пишут наименование и какие признаки обязательны;
• как проверяют, что такой позиции ещё нет;
• кто и как часто смотрит справочник целиком.

Регламент не обязан быть толстым. Для справочника номенклатуры часто хватает нескольких страниц, если на каждый вопрос в нём записан ответ и фамилия ответственного.

Роли: кто просит, кто заводит, кто утверждает

Главный принцип: заводит карточки не тот, кому она нужна. Инициатор описывает, что ему нужно. Заводит карточку человек, который знает правила и видит весь справочник.

На небольшом предприятии роли совмещают. Ведущий справочника и владелец могут быть одним человеком. Совмещать не стоит одно: роль инициатора и право заводить карточку без проверки. Как только каждый заводит себе сам, правила перестают работать.

Отдельно продумайте замещение. Ведущий справочника уходит в отпуск, а заявки идут каждый день. Если заместителя нет, права на заведение карточек на время раздают всем, и за две недели справочник получает новую порцию дублей. Заместитель должен знать шаблоны и журнал решений. Одних прав в системе для этой роли мало.

Заведение новой карточки: шаги

Порядок заведения записывают так, чтобы на каждом шаге было понятно, кто действует и что проверяется.

Шаг 7 часто пропускают, а зря. Если инициатор узнал, что его подшипник уже был в справочнике под старым обозначением, в следующий раз он поищет внимательнее.

Как записывать наименование, чтобы оно было одинаковым у всех, разобрано в статье о шаблоне наименования. Шаблон и регламент работают вместе: без шаблона ведущему не по чему проверять, без регламента шаблон никто не применяет.

Проверка на дубль до сохранения

Дешевле всего дубль ловится до того, как карточку сохранили. После сохранения по ней пойдут заявки и документы, и убирать её придётся объединением.

Искать существующую позицию по полному названию из заявки бесполезно. Инициатор написал «Подшипник 6205 2RS», а в справочнике лежит «Подш. 180205». Поиск надо вести по частям:

1. По ключевому обозначению. Например, «6205» вместо «Подшипник 6205 2RS» и «30с41нж» вместо полного названия задвижки.
2. По второму обозначению. Для подшипника по старому ГОСТ, для арматуры DN вместо Ду.
3. По размеру внутри класса. Все болты М12х40, все задвижки Ду100.
4. С учётом латиницы. Если в справочнике есть строки с латинскими буквами в русских марках, поиск по русскому написанию их не найдёт.

Найденная похожая карточка ещё не означает дубль. «6205-2RS» и «6205-2Z» отличаются исполнением, «Ру16» и «Ру25» давлением. Если ключевой признак отличается, нужна новая карточка. Если ведущий не уверен, решает эксперт по классу, и его решение записывают в правило.

Журнал решений по спорным парам

Одни и те же вопросы возникают снова и снова. Гайка по ГОСТ и по DIN одного размера: одна позиция или две? Подшипник с зазором C3 рядом с обычным? Краска в банке и в ведре? Если ответ живёт только в голове эксперта, каждый новый ведущий спрашивает заново, а в отпуске эксперта решает наугад.

Поэтому решения записывают в журнал. Достаточно простой таблицы: пара строк, решение, кто принял, дата, на какие позиции распространяется. Перед тем как спрашивать эксперта, ведущий смотрит в журнал. Через несколько месяцев большая часть спорных случаев закрывается без обращения к эксперту.

Журнал полезен и при смене людей. Новый сотрудник читает его за вечер и понимает, как в справочнике принято различать позиции. Это быстрее, чем учиться на собственных ошибках в живой базе.

Штатный поиск дублей в 1С здесь помогает слабо: он хорошо находит точные совпадения и плохо разные написания одной вещи. Что с этим делать, описано на странице о дублях номенклатуры в 1С.

Регулярная проверка: что и как часто смотреть

Даже при хорошем регламенте ошибки проходят: ведущий устал, заявка была срочной, поставщик прислал новое написание. Поэтому справочник проверяют по расписанию. Смотреть стоит пять вещей:

• Новые и изменённые карточки за период. Каждую сравнивают с существующими по ключевым признакам.
• Класс «Прочее». Всё, что туда попало, разбирают и переносят в нормальные классы.
• Карточки без обязательных признаков. Задвижки без давления, болты без класса прочности.
• Похожие пары внутри класса. Позиции с одинаковым обозначением и размером, но разными названиями.
• Карточки без движения. Их помечают и не удаляют. Часто это дубли, на которые никто не ссылается.

Как часто проверять, зависит от того, сколько людей заводит карточки. Наша рекомендация такая. Если карточки заводит один ведущий, новые строки достаточно смотреть раз в неделю. Если заводят несколько человек или номенклатура приходит из документов поставщиков, лучше раз в день. Весь справочник целиком имеет смысл просматривать раз в год или перед крупным событием: переходом на новую систему, слиянием баз.

Проверяют только новое и изменённое. Старые решения, которые уже приняты и записаны, при каждой проверке не пересчитывают. Так проверка остаётся короткой. Мы работаем так же: после первой чистки перепроверяем по расписанию только изменившиеся строки, по тем же правилам.

Когда чистить заново, а не латать

Регламент работает на справочнике, который хотя бы раз привели в порядок. Если справочник засорён давно, проверка новых строк не поможет: новая карточка будет честно сравниваться с пятью старыми дублями. Признаки, что нужна полная чистка:

• правил наименования не было несколько лет;
• в один справочник сливали базы нескольких предприятий или филиалов;
• поиск по ключевому обозначению регулярно находит три и больше карточек;
• классификатор меняется или его вводят впервые;
• предстоит переход на новую конфигурацию 1С или другую систему.

Последний случай самый удобный для старта. Перенос всё равно требует выгрузки и сверки, и чистить до переноса проще, чем после. Порядок работ на этот случай есть в статье про справочник перед переходом на новую 1С. Из каких этапов складывается полная чистка, описано в разборе что такое нормализация НСИ.

Чек-лист регламента

Регламент можно считать рабочим, если в нём есть ответ на каждый пункт:

1. Назван владелец справочника и его заместитель.
2. Перечислены, кто может подавать заявки и кто может заводить карточки.
3. Есть форма заявки с обязательными полями и документом-основанием.
4. Для каждого класса есть шаблон наименования и список обязательных признаков.
5. Записан порядок поиска существующей карточки: по обозначению, второму обозначению, размеру.
6. Назван эксперт для каждого крупного класса: подшипники, крепёж, арматура, кабель, электрика.
7. Есть журнал решений по спорным парам, и ведущий им пользуется.
8. Задано, как быстро обрабатывают обычную и срочную заявку.
9. Задано, как часто проверяют новые строки и весь справочник, и кто это делает.
10. Записано, что делают с найденным дублем: кто объединяет и кто предупреждает пользователей.

Предполагаю, что у вас регламент есть на бумаге, но карточки по-прежнему заводят все, у кого есть права. Так ли? Тогда начать стоит с того, что уже накопилось. Пришлите 5–10 тысяч строк на бесплатную пробу, и вы увидите, сколько карточек приходится на одну позицию.

Вопросы про ведение справочника НСИ

Кто должен отвечать за НСИ: ИТ или закупки?

Тот, кто понимает номенклатуру. Обычно это служба НСИ, а где её нет, снабжение. ИТ отвечает за систему, права и обработки, но решать, одна ли позиция гайка по ГОСТ и по DIN, ему не с руки.

Сколько ролей достаточно?

Минимум две: инициатор и ведущий справочника, который заводит карточки по правилам. Эксперта и владельца на небольшом предприятии может заменить один руководитель. Главное, чтобы заводил карточки не каждый пользователь.

Как часто проверять справочник?

Новые и изменённые строки стоит смотреть от раза в неделю до раза в день, в зависимости от того, сколько людей заводит карточки. Весь справочник целиком достаточно просматривать раз в год или перед переходом на новую систему.

Что делать с заявками «срочно заведите»?

Заранее записать срочный порядок. Ведущий заводит карточку сразу по шаблону и делает быстрый поиск по обозначению. Карточку помечают как непроверенную, и в течение дня её сверяет эксперт. Временных карточек без пометки быть не должно: именно они потом становятся дублями.