НСИ: что это такое и что в неё входит

НСИ расшифровывается как нормативно-справочная информация. Это условно-постоянные данные, на которые ссылаются все документы предприятия: номенклатура, контрагенты, склады, подразделения, статьи затрат, единицы измерения. Документы пишутся каждый день, справочники меняются редко, но каждый документ берёт из них названия и коды. Поэтому ошибка в одной записи НСИ размножается по сотням документов, а порядок в справочниках определяет, сойдутся ли остатки, закупки и отчёты.

Расшифровка и короткий ответ

Слово «нормативная» означает, что данные утверждены и едины для всех: одно название, один код, одно правило. Слово «справочная» означает, что к ним обращаются за уточнением, как к справочнику. В итоге НСИ это набор общепринятых на предприятии ответов на вопросы «что это за вещь», «кто это», «где это лежит», «как это называется».

Обычно под НСИ понимают данные, которые ведутся в специальных справочниках информационной системы. В 1С это одноимённые справочники: «Номенклатура», «Контрагенты», «Склады», «Подразделения». В других системах названия другие, смысл тот же.

Простой пример показывает, как это работает. Снабженец заказывает у поставщика подшипники. В заказе стоит ссылка на карточку номенклатуры и на карточку контрагента. На склад подшипники приходят документом, где снова те же карточки, плюс карточка склада. Затем их списывают в цех, и в акте опять та же номенклатура. Одна запись в справочнике участвует в десятках документов, и в каждом из них отвечает за одно и то же.

Рядом встречаются близкие по звучанию выражения. «Управление НСИ» и «ведение НСИ» означают работу с этими данными: заводить, проверять, менять, удалять. «Система НСИ» означает программу или подсистему, где справочники хранятся и согласуются. «Единая НСИ» означает, что справочники общие для нескольких подразделений или баз, и у одной вещи во всех местах одно описание. Для небольшого предприятия достаточно понимать первое значение: порядок в справочниках и люди, которые за него отвечают.

Что относится к НСИ: номенклатура, контрагенты, склады, статьи, единицы

Состав НСИ зависит от отрасли, но набор базовых справочников похож везде.

• Номенклатура. Перечень всего, что предприятие покупает, хранит, производит и продаёт. Подробнее в статье про номенклатуру. Часть номенклатуры, которую расходуют на ремонт и производство, называют материально-техническими ресурсами.
• Контрагенты. Поставщики, покупатели, подрядчики. Опознаются по ИНН и КПП.
• Организации и подразделения. Юридические лица и структура предприятия.
• Склады и места хранения.
• Единицы измерения. Штуки, метры, килограммы и пересчёты между ними.
• Статьи затрат и доходов, виды операций.
• Классификаторы. Справочники кодов, по которым группируют данные.
• Сотрудники и должности.

На практике слово «НСИ» чаще всего произносят про номенклатуру. Это самый большой справочник, он быстрее всех растёт, и в нём чаще всего накапливается беспорядок.

Чем НСИ отличается от учётных данных

Учётные данные описывают события: поступило, списано, продано, оплачено. Они возникают каждый день и привязаны к дате. НСИ описывает предметы и участников этих событий: что поступило, от кого, на какой склад. Она меняется редко и существует независимо от конкретной сделки.

Различие помогает на практике. Ошибку учётного документа исправляют в этом документе. Ошибку НСИ исправляют в справочнике, и она затрагивает все документы, где запись использована. Если на подшипник завели две карточки, сумма остатков не сойдётся ни в одном из документов, потому что часть поступлений и расходов ушла на одну карточку, часть на другую.

Есть и обратная сторона. НСИ не считает деньги и остатки сама, она задаёт язык, на котором пишутся документы. Если язык нечёткий, ошибки видны не сразу. Бухгалтерия закрывает месяц, цифры сошлись, а на складе при этом лежит сорок подшипников под двумя названиями, и закупщик видит остаток двадцать. Беспорядок в НСИ редко ломает учёт целиком, он незаметно увеличивает затраты: лишние закупки, поиск нужной позиции, сверки.

Признаки, что с НСИ неладно, обычно видны без анализа.

• Снабженец перед заказом ищет позицию в нескольких написаниях и всё равно сомневается.
• Склад знает, что в базе остаток один, а по факту другой, и «пересчитывает» вручную.
• При переходе на новую версию программы или объединении баз обещают «сначала навести порядок в справочниках».
• Отчёты по закупкам нельзя сравнить между подразделениями, потому что одна вещь называется по-разному.

Откуда берётся беспорядок

Справочники НСИ засоряются, потому что ими пользуются многие, а отвечает за них мало кто. Типичные причины такие.

• Карточки заводят разные подразделения по собственным привычкам.
• Поиск существующей записи неудобен, проще создать новую.
• Данные приходят извне: из прайсов, электронных документов, чужих баз.
• При переходе на новую систему справочники переносят целиком, вместе со старыми ошибками.
• Слияния предприятий соединяют справочники без сверки.
• У справочника нет ответственного и нет правил.

Самый заметный результат: одна и та же вещь записана несколькими карточками. Это дубли. Как они выглядят и чем их ищут, разобрано на странице о дублях номенклатуры в 1С.

Что считается порядком в НСИ

Порядок в НСИ можно описать несколькими проверяемыми признаками.

Справочник в порядке, когда выполняются четыре условия.

1. Уникальность. Одна вещь заведена один раз.
2. Единообразие. Названия построены по правилу: одинаковые признаки в одном порядке, одинаковые единицы.
3. Полнота. Заполнены поля, которые нужны для учёта и поиска: артикул, единица, группа.
4. Актуальность. Ненужные записи помечены и не мешают, новые заводят по правилам.

Работа, которая приводит справочник к этим условиям, называется нормализацией. Её этапы описаны в статье про нормализацию НСИ. Здесь отметим только, что нормализация исправляет накопленное, а порядок поддерживают отдельными правилами.

Отдельно скажем про классификаторы. Это справочники кодов: единиц измерения, видов продукции, стран, банков. Часть из них общероссийская и поставляется вместе с программой, часть заводит предприятие для себя. Классификатор помогает группировать позиции единообразно, но сам порядок в номенклатуре не создаёт. Как присвоить класс каждой позиции, описано в статье про классификатор номенклатуры.

Кто отвечает

У справочника НСИ должен быть владелец. Чаще всего это одна из трёх схем.

• Отдельная служба НСИ. Специалисты заводят и проверяют карточки. Встречается на крупных предприятиях.
• Ответственный в отделе. Например, в снабжении или у главного механика. Подходит для среднего предприятия.
• Нет владельца. Карточки заводит кто угодно. Это самая частая схема, и именно она даёт беспорядок.

Какую бы схему вы ни выбрали, нужны три вещи: кто утверждает новую запись, по каким правилам называют и описывают позицию, как проверяют на дубль. Это описано в статье про регламент ведения НСИ.

Важно, чтобы ответственный имел полномочия остановить заведение дубля. Если он только наблюдает, правила остаются на бумаге. Хорошо работает простое разделение. Заявитель описывает, что ему нужно. Ведущий справочника проверяет, нет ли такой записи. Утверждающий, чаще всего технолог или механик по номенклатуре, подтверждает, что описание верно. Три роли необязательно разные люди, но три действия должны быть разделены во времени.

С чего начать руководителю

Начинать лучше с оценки, а не с проекта.

1. Выгрузите справочник номенклатуры в Excel и посмотрите на него глазами. Отсортируйте по названию, просмотрите несколько сотен строк подряд.
2. Оцените долю явных дублей: одинаковые вещи в разных написаниях.
3. Выясните, кто сегодня заводит карточки и по каким правилам.
4. Решите, что важнее: разобрать накопленное или закрыть вход новым дублям. Обычно нужно и то и другое, но порядок разный.

Когда одной дисциплины ведения уже мало, встаёт вопрос об отдельной системе: когда предприятию нужна MDM-система.

Оценить объём может быть трудно, если справочник на десятки тысяч строк. Для этого мы предлагаем бесплатную пробу: присылаете 5–10 тысяч строк выгрузки, мы проверяем каждую по смыслу и характеристикам и показываем группы дублей и спорные позиции. На тестовом справочнике из 2 889 строк получилось 458 позиций, подробнее на странице о нормализации справочника МТР. У вашего предприятия цифры будут своими. Другие материалы собраны в разделе статей.

Вопросы про НСИ

Чем НСИ отличается от мастер-данных?

На практике эти понятия близки. НСИ чаще называют справочники и работу с ними на уровне предприятия или информационной системы. Мастер-данными называют ключевые данные, которые должны быть едиными во всех системах. Различие разобрано в статье про мастер-данные.

Нужна ли для НСИ отдельная система?

Не всегда. Если вся учётная работа идёт в одной базе, порядок в справочниках можно поддерживать правилами и регулярной проверкой. Отдельная система чаще нужна, когда баз несколько и справочники надо согласовывать между ними. Как работать с НСИ внутри 1С, описано в статье про НСИ в 1С.

Что значит ведение НСИ?

Это постоянная работа со справочниками: заводить новые записи по правилам, проверять их на дубли, менять устаревшие, отвечать на вопросы пользователей. Ведение отличается от разовой чистки тем, что идёт непрерывно.