Характеристики номенклатуры в 1С или отдельные позиции: как решить

Характеристика номенклатуры в 1С описывает вариант одной позиции: размер костюма, цвет краски, рост. Отдельная позиция описывает другой товар. Граница проходит там, где у варианта появляется своя закупка, своя замена или своё применение. Если подшипник 6205-2Z нельзя поставить вместо 6205-2RS, это две позиции. Если костюм 52 размера и 54 размера закупают одной строкой заказа и хранят на одной полке, это одна позиция с характеристикой «размер».

Что такое характеристика номенклатуры

Карточка номенклатуры описывает товар целиком: наименование, единицу, вид, группу. Характеристика добавляет к карточке вариант. У карточки «Костюм рабочий летний» могут быть характеристики «52-54, рост 182-188» и «56-58, рост 170-176». В документах вы выбираете и карточку, и характеристику. Остатки и движения 1С ведёт по каждой паре «карточка плюс характеристика».

Так справочник остаётся коротким. В нём одна карточка костюма вместо двадцати. Отчёты можно смотреть и по костюму целиком, и по каждому размеру.

Когда вариант держать характеристикой

Характеристика подходит, когда варианты взаимозаменяемы для учёта и закупки и различаются параметром, который не влияет на применение.

• Варианты закупают у одного поставщика по одной цене или с небольшой разницей.
• Склад хранит их вместе, а заявку пишут на товар и указывают вариант.
• Различие касается размера под человека, цвета или похожего параметра.
• Отчёт по товару в целом нужен чаще, чем по каждому варианту.

Типичные примеры: спецодежда и обувь по размерам и росту, перчатки по размеру, краска одной марки по цвету, если цвет не задан проектом.

Когда заводить отдельную позицию

Отдельная позиция нужна, когда вариант нельзя молча выдать вместо другого. Проверьте строки четырьмя вопросами.

1. Разный артикул или обозначение у производителя? Если обозначения описывают разные изделия, это скорее две позиции. Разная запись одного изделия, как 180205 и 6205-2RS, позицию не делит.
2. Разная цена закупки или разные поставщики? Закупка ведёт их отдельно, и учёт удобнее вести так же.
3. Нужны отдельные остатки и нормы запаса? Если склад следит за минимальным остатком каждого варианта, это две позиции.
4. Разный ГОСТ, давление, класс прочности, исполнение? Такой параметр определяет, где деталь можно применить. Его не прячут в характеристику.

«Да» на четвёртый вопрос означает отдельную позицию. Одно «да» по первым трём вопросам ещё ничего не решает. Два-три «да» почти всегда означают отдельную позицию.

МТР: где характеристика не подходит

В справочниках материально-технических ресурсов многие пары похожи на варианты одного товара, хотя описывают разные изделия. Ключевое различие в них занимает два-три символа.

Пара 180205 и 6205-2RS попала в таблицу намеренно. Она описывает один подшипник под двумя обозначениями, то есть дубль. Такие строки объединяют в одну карточку.

Фасовка: три способа

Фасовка чаще других вызывает споры. Краску по 0,9 кг и по 2,7 кг можно вести тремя способами:

• одна позиция в килограммах, банки и вёдра как упаковки, если ваша конфигурация поддерживает единицы упаковки;
• одна позиция с характеристикой «фасовка»;
• две отдельные позиции.

Выбор зависит от того, как вы закупаете и списываете материал. Если краску списывают в килограммах на ремонт, удобнее первый способ. Если банку выдают целиком и считают в штуках, удобнее отдельные позиции. Решение записывают в правило и применяют ко всему справочнику.

Характеристика, серия или реквизит

Иногда параметр вообще не нужно выносить в характеристику. В УТ 11, КА 2 и ERP рядом с характеристиками есть ещё два механизма. В вашей конфигурации их набор и названия могут отличаться.

• Дополнительный реквизит хранит сведения о карточке: массу, производителя, код классификатора. Остатки по нему не делятся. Подходит, когда параметр нужен для поиска и отчётов, а склад его не различает.
• Серия отличает партии одного товара: номер партии, срок годности, сертификат. Её используют, когда товар одинаковый, а партии надо прослеживать отдельно.
• Характеристика отличает варианты товара, которые склад хранит и выдаёт раздельно. Остатки ведутся по каждому варианту.

Проверочный вопрос простой. Если кладовщику при выдаче важно, какой именно вариант он берёт с полки, нужна характеристика или отдельная позиция. Если не важно, хватит реквизита. Если важна партия, а сам товар тот же, нужна серия.

Пример с подшипником. Производитель 6207 можно держать реквизитом, если предприятию всё равно, чей подшипник стоит в узле. Если закупка привязана к бренду, производитель становится признаком отдельной позиции. Это решение тоже записывают в правило.

Что бывает при ошибке

Разное склеили в одну карточку

Если 6205-2RS и 6205-2Z записаны характеристиками одной карточки или одной карточкой без характеристик, остаток по ним сливается. Склад видит десять подшипников, а нужного исполнения может не быть ни одного. Заявка уходит на «6205» без исполнения, и закупка привозит не то.

Один товар раздробили

Обратная ошибка даёт дубли. Костюм 52 размера заведён отдельной карточкой, а у соседней карточки «Костюм рабочий летний» есть характеристика «52-54». Остаток делится на две части, и закупка заказывает то, что уже лежит на складе. Поиск дублей по справочнику номенклатуры такую пару не покажет: одна запись лежит в номенклатуре, другая в характеристиках другой карточки.

Чаще всего обе ошибки живут в одном справочнике. Разные люди в разные годы заводили позиции по-своему. Подробнее о том, откуда берутся двойники и как их искать, в разборе дублей в справочнике номенклатуры 1С.

Как включить характеристики

В УТ 11, КА 2 и ERP характеристики сначала включают общей настройкой в разделе НСИ и администрирования. Затем в виде номенклатуры выбирают, как их использовать: общие для всего вида или свои у каждой карточки. В УНФ есть своя настройка с похожим смыслом. В Бухгалтерии 3.0 характеристик номенклатуры в таком виде нет, и варианты обычно ведут отдельными карточками. В вашей конфигурации и версии названия настроек могут отличаться. Точный путь смотрите в документации к вашей версии.

Отключить характеристики, когда по ним уже есть остатки и документы, сложнее. Поэтому решение стоит принять до массового заведения карточек.

Как решить на своём справочнике

Решение принимают по видам товаров. Общего правила на весь справочник не бывает.

Строки «возможно» и «решает правило» выносят на согласование с технической службой и закупками. Про ГОСТ и DIN есть отдельный разбор: какие пары считать одной позицией. Ответ на одну пару становится правилом для всего вида товаров.

Предполагаю, что у вас справочник МТР, где часть вариантов уже заведена характеристиками, часть отдельными карточками, а правила никто не записал. Так ли? Тогда начните с проверки пар. Мы проверяем каждую строку по смыслу и ключевым характеристикам. Пары с разным исполнением, давлением или классом прочности держим раздельно. Пары, где ответ зависит от вашей методики, мы не решаем: они попадают на лист «Вопросы к вам» с причиной. Как устроен этот лист, описано на странице о том, как проходит проверка, а весь процесс чистки справочника на странице о нормализации справочника МТР.

Доля спорных пар у каждого справочника своя. Проверить её можно на бесплатной пробе.

Вопросы про характеристики

Можно ли потом перевести отдельные позиции в характеристики?

Можно, но это перенос данных. Остатки и ссылки в документах придётся перевести со старых карточек на новую карточку с характеристикой. Решить заранее дешевле, чем переделывать справочник с историей.

Как характеристики связаны с дублями?

Дубль появляется, когда один товар заведён дважды. С характеристиками это чаще всего отдельная карточка «Костюм 52» рядом с карточкой «Костюм» с характеристикой «52-54». Обычный поиск дублей сравнивает карточки между собой и такие пары не видит.

Нужно ли включать характеристики для МТР?

Для спецодежды, обуви и похожих позиций часто да. Для подшипников, арматуры, крепежа и кабеля обычно нет. Там различие в исполнении, давлении или классе прочности определяет применение, и такие варианты ведут отдельными позициями.

Можно ли включить характеристики только для части товаров?

В УТ 11, КА 2 и ERP да. Использование характеристик задают для вида номенклатуры, поэтому у спецодежды они могут быть, а у подшипников и крепежа нет. В других конфигурациях проверьте настройку в своей версии.

Кто решает, что считать одной позицией?

Заказчик справочника: техническая служба вместе с закупками и складом. Если нормализацию ведёт интегратор, правило пишут вместе с ним. Мы предлагаем решение по однозначным парам, а спорные выносим на согласование.