Классификатор номенклатуры: что это, какие бывают и как его вести

Классификатор номенклатуры представляет собой дерево классов, по которому раскладывают все позиции справочника. У каждой позиции ровно один класс. У класса есть код, название и свой набор признаков, которые обязательно указывают в наименовании. Классификатор отвечает на вопрос «что это за вещь», поэтому по нему строят отчёты закупок, ищут дубли и проверяют, полно ли описана позиция.

Зачем справочнику классификатор

Пока справочник небольшой, хватает групп и поиска по названию. Когда позиций десятки тысяч и заводят их разные люди, без классов начинаются проблемы.

• Отчёты по категориям. Снабжение хочет видеть, сколько потрачено на подшипники или кабель. Если подшипники лежат в пяти группах вперемешку с другими товарами, такой отчёт собирают руками.
• Поиск дублей. Сравнивать позицию имеет смысл с соседями по классу. Болт и задвижка дублями не бывают. Два болта М12х40 надо проверить.
• Полнота описания. Класс задаёт, что обязано быть в наименовании. Для задвижки это диаметр, давление и материал корпуса. Позиция без давления сразу видна как неполная.
• Обмен с другими системами. Закупочные площадки, системы холдинга и отчётность часто требуют код по своему классификатору.

Какие бывают классификаторы

На предприятии обычно встречаются сразу несколько классификаторов. Они решают разные задачи и друг друга не заменяют.

Когда говорят «единый классификатор номенклатуры», чаще всего имеют в виду корпоративный: одно дерево классов на все предприятия группы. Код ОКПД2 и код ТН ВЭД удобно хранить в карточке как дополнительные признаки позиции. Строить по ним складской учёт неудобно, они для этого слишком общие.

Классификатор и группы справочника в 1С

В 1С справочник «Номенклатура» делится на группы, похожие на папки. Часто группы и считают классификатором. Разница в том, что группы обычно растут стихийно. Появляется папка «Разное», папка «Склад №2», папка с фамилией закупщика. Одна и та же вещь оказывается в трёх группах.

Классификатор строят по смыслу: класс описывает вид продукции. Склад и автор карточки на класс не влияют. Его можно держать прямо в группах, если навести в них порядок. Можно хранить отдельно, например в дополнительном реквизите или в отдельном справочнике, и оставить группы под удобство пользователей. Какие поля для этого есть в вашей конфигурации, проверьте в ней самой: в разных версиях 1С набор отличается.

Из чего состоит класс

Хороший класс задаёт больше, чем название ветки дерева. В нём записаны признаки, без которых позицию нельзя отличить от соседней, и шаблон наименования.

Те же признаки решают, что считать вариантом одной позиции. Об этом подробнее в статье про характеристики и отдельные карточки.

Как вести классификатор

1. Назначьте владельца. Один человек или служба НСИ отвечает за дерево. Остальные присылают заявки на новые классы.
2. Одна позиция, один класс. Если позиция подходит к двум классам, значит, границы классов описаны нечётко. Уточните описание класса.
3. Ограничьте класс «Прочее». Он нужен на время. Раз в месяц разбирайте его и переносите позиции в нормальные классы.
4. Класс выбирают до наименования. Новую позицию сначала относят к классу, потом пишут название по его шаблону. Так признаки не забываются.
5. Меняйте дерево версиями. Записывайте, какой класс разделили или объединили и когда. Иначе отчёты за прошлый год перестанут сходиться с текущими.

Признаки, что классификатор не работает

Классификатор может формально существовать и при этом никому не помогать. Проверьте справочник по нескольким признакам.

• Большой класс «Прочее». Если туда попадает заметная часть новых позиций, дерево не покрывает то, что реально закупают.
• Классы по поставщикам или складам. Такая ветка описывает происхождение позиции. Один и тот же подшипник окажется в двух классах.
• Наименования без признаков класса. Задвижки без давления, болты без класса прочности. Шаблон есть на бумаге, при заведении карточки его не применяют.
• Дубли внутри одного класса. Класс поставлен, но позиции в нём никто не сравнивает между собой.

Как присвоить класс уже заполненному справочнику

Чаще всего классификатор появляется позже справочника. Тогда класс нужно поставить каждой из уже заведённых позиций. Группы помогают только отчасти: в группе «Электрика» лежат и кабель, и выключатели, и лампы. Решение принимают по наименованию и признакам позиции. Подрядчики по НСИ закладывают на ручной разбор позиции МТР 5–9 минут, и выбор класса входит в это время.

Удобно совмещать классификацию с поиском дублей. Позиции одного класса сравнивают между собой по обязательным признакам, и дубли видно сразу. Так устроена нормализация НСИ: класс, единое наименование и одна карточка на одну вещь.

В нашем результате у каждой строки есть колонка «Класс» и колонка «Уверенность». Если строку нельзя уверенно отнести к классу, например в «Гайка М12» нет стандарта, она уходит на лист «Вопросы к вам» с причиной. Какой классификатор брать за основу, свой, корпоративный или ОКПД2, договариваемся до начала работы. Проверить, как это выглядит на ваших данных, можно на пробе из 5–10 тысяч строк. Как устроена работа со справочником МТР целиком, описано на странице о нормализации справочника МТР.

Вопросы про классификатор

Чем классификатор отличается от групп номенклатуры в 1С?

Группы делят справочник для удобства пользователей и часто растут без правил. Классификатор описывает виды продукции и признаки каждого вида. Если группы построены по классификатору, это одно и то же. Обычно это не так.

Обязательно ли указывать ОКПД2 у каждой позиции?

Код ОКПД2 нужен там, где его требуют закупки и отчётность. Для складского учёта и поиска дублей он слишком общий. Его удобно хранить в карточке как дополнительный признак, а работать по своему классификатору.

Можно ли сменить классификатор, когда справочник уже заполнен?

Можно. Составьте таблицу соответствия старых классов новым. Классы, которые делятся на несколько новых, придётся разбирать по позициям. Сохраните старый код класса в отдельном поле, чтобы сравнивать отчёты за прошлые периоды.

Нужен ли классификатор, если справочник небольшой?

Для нескольких сотен позиций часто хватает аккуратных групп. Классификатор окупается там, где позиций тысячи, их заводят разные люди и по справочнику работают закупки нескольких подразделений.