Дубли номенклатуры в 1С: как найти, объединить и не склеить лишнее

Дубли номенклатуры в 1С — это несколько карточек справочника «Номенклатура» для одного и того же товара, заведённых под разными названиями. Из-за них остаток делится между карточками, закупка видит только одну из них, а аналитика по расходу не сходится. Найти такие карточки можно штатной обработкой «Поиск и удаление дублей», но она сравнивает буквы, а не смысл.

Кладовщик ищет подшипник 6205-2RS и находит три карточки. В одной есть остаток, в другой ноль, в третьей минус. Закупка заказывает новую партию, потому что «на складе нет». Через месяц на складе лежит запас на год вперёд.

Так выглядят дубли номенклатуры. Один и тот же товар заведён в справочник несколько раз под разными названиями. Предполагаю, что у вас они тоже есть, и вы уже пробовали их чистить. Так ли это?

Откуда берутся дубли

Справочник номенклатуры заполняют годами разные люди. Каждый пишет по-своему. Новые карточки появляются и при загрузке прайсов из Excel: как загружать их, не создавая повторов.

• Один пишет «Подшипник 180205», другой «Подш. шар. 6205-2RS». Это один подшипник в старом отечественном и в международном обозначении.
• Один набирает «Задвижка 30с41нж Ду100 Ру16», другой «Задв. 30С41НЖ DN100 PN16».
• Кто-то копирует наименование из счёта поставщика с латинскими буквами: «VVGng(A)» вместо «ВВГнг(А)». Для 1С это другие символы.
• Добавляются опечатки: «Задижка», «Подшипниик», «КАЕЛЬ».
• После слияния баз или перехода с УТ 10 на УТ 11 часть карточек переезжает дважды.

В итоге реальных товаров в справочнике бывает в несколько раз меньше, чем строк. На нашем тестовом справочнике МТР из 2 889 строк получилось 458 позиций.

Чем мешают дубли

• Остатки размазаны по карточкам. По каждой отдельно товара мало или нет вовсе.
• Закупают лишнее. Заявка видит одну карточку и не видит остальные.
• Не сходится аналитика. Расход по позиции считается по одной карточке из трёх.
• Переход на новую 1С или внедрение MDM переносит мусор в новую систему. Чистить его там дороже.

Что умеет штатная обработка 1С

В типовых конфигурациях на БСП есть обработка «Поиск и удаление дублей». Обычно она находится в разделе администрирования, в обслуживании и корректировке данных. Точный путь зависит от конфигурации и версии.

На запрос «каким документом схлопнуть дубли номенклатуры» ответ такой: документа для этого нет, объединение делает эта обработка.

Работает она так:

1. Вы выбираете справочник «Номенклатура» и поля для сравнения: наименование, артикул.
2. Для каждого поля задаёте правило: «совпадает» или «похоже».
3. Обработка показывает группы похожих карточек.
4. В каждой группе вы отмечаете основную карточку.
5. Обработка заменяет ссылки на дубли во всех документах и регистрах на основную карточку, а дубли помечает на удаление или удаляет.

Пункт 5 полезен, его стоит использовать. Ссылки в документах заменяются корректно, история движений сохраняется. Перед запуском сделайте копию базы.

Где штатный поиск не справляется

Обработка сравнивает буквы. Смысл строки ей недоступен. Отсюда две проблемы.

Не находит то, что совпадает по смыслу. «Подш. 180205» и «Подшипник шариковый радиальный 6205-2RS» почти не совпадают по буквам. Для обработки это разные товары. «Задвижка Ду100 Ру-1,6МПа» и «DN100 PN16» тоже. Латинская «A» в «ВВГнг(A)» ломает даже точное совпадение.

Склеивает то, что похоже по буквам. «6205-2RS» и «6205-2Z» различаются двумя символами. Правило «похоже» сведёт их в одну группу. При этом 2RS закрыт резиновыми уплотнениями, 2Z металлическими шайбами, и на складе это разные подшипники. То же с «Болт М12х40 кл.пр. 8.8» и «10.9», с «Ру16» и «Ру25», с кабелем «ВВГнг(А)-LS» и «ВВГнг(А)».

Получается выбор между двумя плохими вариантами. Строгое правило пропускает дубли. Мягкое склеивает разные товары, и после замены ссылок их движения смешаются. Поэтому на справочнике в десятки тысяч строк группы приходится проверять глазами. Каждую.

Три способа найти дубли и когда какой подходит

Обработки сторонних разработчиков мы здесь не сравниваем: их много, и работают они по-разному. Если вы уже пользуетесь такой, пришлите кусок справочника. Сравним по строкам на одном материале. Если справочник разбирают в таблице, о том, что ловит Excel и что пропускает, написано отдельно.

Как это делаем мы

Мы проверяем каждую строку справочника по смыслу и по ключевым характеристикам.

1. Приводим запись к одному виду. Латиницу внутри русских слов меняем на кириллицу, «х», «*» и «x» в размерах считаем одним знаком, запятую и точку в числах тоже. Старые обозначения подшипников сопоставляем с международными.
2. Для каждой строки находим кандидатов в дубли. Это строки, похожие на неё хотя бы частично.
3. По каждой паре задаём два вопроса. Это тот же товар? Отличается ли он ключевой характеристикой: типом уплотнения, давлением, классом прочности, сечением, покрытием?
4. Собираем группы и ставим уверенность. Строка получает номер группы, класс, единое наименование и процент уверенности.
5. Спорное выносим отдельно. Если в группе оказались строки с разными характеристиками или уверенность низкая, строка получает статус «на проверку» и причину.

Например, «Подшипник 180205 (6205-2RS)», «пoдш. 180205» и «ПОДШИПНИК ШАРИКОВЫЙ РАДИАЛЬНЫЙ 6205 2RS» попадают в одну группу. «6205 2Z подшипник» и «подш. 80205» уходят в другую. Открытый «Подш. шар. 6205» остаётся третьей позицией.

Есть вопросы, на которые справочник ответить не может. Гайка по ГОСТ 5915-70 и по DIN 934 у вас одна позиция или две? Подшипник FAG и подшипник того же типоразмера без производителя? Такие позиции мы не решаем наугад. Они попадают на лист «Вопросы к вам». Вы отвечаете один раз, и правило применяется ко всему справочнику.

Цифры на тестовом справочнике

Как объединять дубли без потерь

Объединение дублей меняет ссылки во всех документах. Ошибку потом исправлять долго, поэтому порядок такой.

1. Сделайте копию базы. Объединение затрагивает движения по складу и взаиморасчёты.
2. Начните с уверенных групп. Строки со статусом «авто» объединяйте первыми, спорные оставьте на потом.
3. Ответьте на вопросы по методике. Пока не решено, одна ли позиция гайка по ГОСТ и по DIN, такие группы не трогайте.
4. Выберите основную карточку осознанно. Лучше ту, по которой больше движений и у которой полнее реквизиты.
5. Проверьте остатки после объединения. Остаток основной карточки должен стать суммой остатков всех дублей.
6. Закройте источник дублей. Договоритесь о шаблоне наименования для новых карточек. Иначе через год всё повторится.

Частые вопросы

Можно ли удалить дубль без объединения?

Можно, если по нему нет движений. Если движения есть, удаление сломает документы. Используйте объединение с заменой ссылок.

Помогут ли артикулы?

Помогут, если они заполнены везде одинаково. В справочниках МТР артикул часто пустой или записан по-разному, и сравнивать приходится наименования.

Как результат попадает обратно в 1С

Мы возвращаем ваш файл с колонками «Группа дублей» и «Представитель группы». Дальше ваш 1С-специалист объединяет группы штатной обработкой «Поиск и удаление дублей»: ссылки в документах заменяются на основную карточку. Разница в том, что группы уже собраны и проверены по смыслу. Глазами нужно посмотреть только позиции со статусом «на проверку».

Справочник постоянно пополняется, и дубли появляются снова. Повторно мы проверяем только новые и изменённые строки. Как проходит проверка