Чистка справочника номенклатуры перед переходом на новую 1С
Справочник номенклатуры чистят до переноса в новую 1С, ERP или MDM. Нужно убрать дубли, привести наименования к одному виду, присвоить классы и решить спорные позиции. После переноса каждый дубль начинает жить своей жизнью: со своими остатками, заявками и ссылками в документах, и чистить его становится дороже.
Почему справочник не стоит переносить как есть
В старой базе дубль часто безвреден. Его знают в лицо, на нём нет движений, кладовщик выбирает «правильную» карточку по привычке. В новой системе этой памяти нет. Карточки переносят все, и обе копии получают остатки, цены, нормы и связи со спецификациями.
Дальше дубль размножается. Закупщик видит на одной карточке ноль и заказывает позицию, которая лежит на складе под другим названием. Остатки одного подшипника расходятся по двум строкам. Отчёт по потреблению показывает половину реального расхода. Объединять такие карточки после запуска можно, но каждое объединение затрагивает документы, и его приходится согласовывать.
Вторая беда это ложные склейки, сделанные в спешке. Если перед переносом объединить 6205-2RS с 6205-2Z или задвижку Ру16 с Ру25, новая система получит одну позицию вместо двух. Ошибка всплывёт на складе, когда придёт не то исполнение.
Что переносить, что чистить до, что решает человек
| Строки | Что с ними делать | Кто решает |
|---|---|---|
| Уникальные позиции с понятным наименованием | Переносить, приведя наименование к единому шаблону | Правило именования |
| Явные дубли: тот же товар в другой записи | Свести в группу, перенести одну карточку | Проверка по смыслу и характеристикам |
| Похожие строки с разными характеристиками | Оставить отдельными позициями | Проверка характеристик |
| Строки без ключевой характеристики | Вынести в вопросы, не объединять наугад | Технолог или ответственный за НСИ |
| Вопросы методики: ГОСТ и DIN, производитель, фасовка | Записать правило до начала чистки | Заказчик или владелец справочника |
| Помеченные на удаление и без движений за годы | Решить отдельным списком, переносить ли вообще | Владелец справочника |
Порядок работ
- Копия базы. Перед любой чисткой сделайте копию рабочей базы. Объединение карточек в 1С меняет ссылки в документах, и без копии откатить его трудно.
- Выгрузка. Выгрузите справочник в Excel или CSV с колонками Код, Наименование, Артикул, Единица, Группа. Как это сделать в разных конфигурациях и как обезличить файл, описано в статье о выгрузке номенклатуры в Excel.
- Правила методики. До поиска дублей запишите, что считать одной позицией. Объединять ли ГОСТ и DIN, разные фасовки, разных производителей. Без этого каждый спорный случай будут решать заново.
- Дубли. Найдите группы строк, которые означают одну позицию, и выберите представителя группы. Проверяйте по характеристикам: типоразмер, исполнение, давление, класс прочности, марка кабеля.
- Классы. Присвойте каждой позиции класс по классификатору, который будет в новой системе. От класса зависят обязательные характеристики и шаблон наименования.
- Правила именования. Приведите наименования к шаблону своего класса. Например: тип, типоразмер, исполнение, стандарт. Единое наименование помогает и людям, и следующему поиску дублей.
- Спорные позиции. Соберите их на отдельный лист с причиной: «не указано исполнение», «два стандарта в одной группе». Решает их ответственный за НСИ.
- Тестовая загрузка. Загрузите очищенный справочник в тестовую базу новой системы и проверьте контрольные точки ниже.
- Повторная проверка новых строк. Пока идёт проект, в старой базе заводят новые карточки. Перед финальным переносом проверьте только строки, которые появились или изменились после выгрузки.
Чистку ставят в график миграции до тестовой загрузки. Если её сдвинуть на «после запуска», в новую базу уедут те же дубли, только с новыми кодами.
Контрольные точки перед переносом
| Что проверяем | Как проверить |
|---|---|
| Дубли | Повторный поиск по очищенному файлу не находит новых групп |
| Ложные склейки | Выборочно открыть группы и сравнить ключевые характеристики |
| Наименования | У каждой позиции наименование по шаблону своего класса |
| Единицы измерения | У одной позиции одна единица, без «шт» и «штука» вперемешку |
| Классы | Нет позиций без класса или в группе «Прочее» |
| Спорные | Каждая решена или явно отложена с ответственным |
| Соответствие старых кодов | Для каждой старой карточки известно, в какую новую она перешла |
Последняя точка нужна для документов и остатков. Когда несколько старых карточек сводятся в одну новую, таблица соответствия кодов нужна, чтобы перенести движения без потерь.
Где проект миграции обычно теряет время
- Чистка без записанных правил. Исполнители по-разному решают одинаковые случаи, и группы дублей приходится пересобирать.
- Поиск дублей только штатной обработкой. Она сравнивает написание. Пары вроде 180205 и 6205-2RS остаются невидимыми для неё. Зато 6205-2RS с 6205-2Z она может свести в одну группу. Чем это опасно и как искать иначе, описано на странице о дублях номенклатуры в 1С.
- Спорные позиции без владельца. Лист вопросов лежит без ответа, и перед загрузкой их решают наугад.
Кто делает чистку
Методику и спорные решения оставляют за собой владелец справочника или интегратор, который ведёт проект. Черновую часть можно отдать на сторону: поиск групп, единое наименование, классы. Если вы интегратор и чистка входит в проект перехода для вашего заказчика, посмотрите, как мы работаем на субподряде.
Мы проверяем каждую строку по смыслу и ключевым характеристикам. Обратно приходит тот же файл с колонками «Группа дублей», «Представитель группы», «Нормализованное наименование», «Класс», «Уверенность», «Статус» и лист «Вопросы к вам». Справочник на 100 тысяч позиций проверяем за день. Подробнее о составе работ на странице про нормализацию справочника МТР. Начать можно с 5–10 тысяч строк на бесплатной пробе, до того как чистка попадёт в график проекта.
Чек-лист
- Копия рабочей базы сделана.
- Справочник выгружен: Код, Наименование, Артикул, Единица, Группа.
- Правила «что считать одной позицией» записаны и согласованы.
- Дубли сведены в группы, у каждой группы есть представитель.
- Каждой позиции присвоен класс целевого классификатора.
- Наименования приведены к шаблону класса.
- Спорные позиции решены или отложены с ответственным.
- Таблица соответствия старых и новых кодов готова.
- Тестовая загрузка прошла, контрольные точки проверены.
- Строки, заведённые после выгрузки, проверены перед финальным переносом.
Вопросы про чистку перед переходом
- Когда чистить: до или после переноса?
- До тестовой загрузки. После запуска у каждого дубля появляются движения в новой базе, и объединение затрагивает документы. До переноса это правка строк в файле.
- Нужно ли обезличивать выгрузку для подрядчика?
- Для чистки достаточно колонок Код, Наименование, Артикул, Единица, Группа. Цены, остатки и контрагенты не нужны. Если политика компании требует, коды можно заменить на условные, сохранив у себя таблицу соответствия.
- Сколько занимает чистка справочника на 100 тыс позиций?
- Автоматическую проверку справочника на 100 тысяч позиций мы делаем за день. Ещё нужно время на спорные позиции: их решает ваш специалист по листу вопросов, и срок зависит от их числа.
- Что делать с карточками, которые завели во время проекта?
- Перед финальным переносом выгрузить заново и проверить только новые и изменённые строки. Весь справочник второй раз проходить не нужно.
Почистим справочник до переноса
Пришлите 5–10 тыс строк справочника номенклатуры в Excel или CSV, можно обезличенных. В течение дня вернём файл с группами дублей, единым наименованием, классом, уверенностью и статусом. Бесплатно.
Прислать строки на пробу