Шаблон наименования номенклатуры: как записывать позиции

Шаблон наименования номенклатуры задаёт, из каких частей и в каком порядке записывается название позиции: вид изделия, марка или обозначение, размер, исполнение, стандарт. Шаблон утверждают для каждого класса отдельно и дополняют общими правилами написания: регистр, латиница, десятичная запятая, сокращения. С шаблоном одна вещь получает одно название, и дубль виден сразу. Без шаблона «Подш. 180205» и «Подшипник 6205-2RS» живут в справочнике как два разных товара.

Зачем нужно единое наименование

По наименованию позицию ищут, выбирают в заявке и узнают в документе. Если каждый пишет по-своему, поиск находит одну карточку из трёх, и сотрудник заводит четвёртую. Остаток делится между карточками, закупка видит только часть запаса.

Единое наименование даёт три вещи, которые трудно получить иначе:

• Похожие позиции стоят рядом. В списке, отсортированном по названию, все болты М12 оказываются вместе, и вторая карточка на тот же болт бросается в глаза.
• Неполная позиция видна сразу. Если шаблон требует давление, задвижка без Ру выделяется на фоне соседей.
• Поиск работает по одному слову. Сотрудник вводит «6205-2RS» и находит все карточки с этим обозначением, как бы их ни заводили раньше.

Шаблон наименования является частью методики нормализации. Он описывает, как записать позицию. Что считать одной позицией, решают отдельно, и это решение шаблон не заменяет. Как оба решения складываются в работу со справочником, описано в статье о нормализации НСИ.

Из чего собрать шаблон: вид, марка, размер, исполнение

Удобный шаблон идёт от общего к частному. Человек читает строку слева направо и на каждом слове сужает круг.

1. Вид изделия. Существительное в именительном падеже, полностью: «Подшипник», «Болт», «Кабель», «Задвижка». Уточнение вида пишут сразу после: «Подшипник шариковый радиальный».
2. Марка или обозначение. То, по чему изделие узнают в каталоге: 6205-2RS, ВВГнг(А)-LS, 30с41нж.
3. Размер. Для болта резьба и длина, для кабеля число жил и сечение, для задвижки Ду.
4. Исполнение и ключевые параметры. Давление, класс прочности, покрытие, зазор подшипника.
5. Стандарт. Если предприятие различает позиции по стандарту: ГОСТ 7798-70, DIN 933.

Порядок важнее, чем кажется. Если в одной карточке размер стоит перед маркой, а в другой после, при сортировке они разойдутся по разным концам списка. Порядок фиксируют один раз и не меняют от карточки к карточке.

Какие признаки обязательны для класса, задаёт классификатор. Для подшипника это обозначение и исполнение, для задвижки диаметр и давление. Подробнее о том, как класс связан с набором признаков, в статье про классификатор номенклатуры.

Что идёт в название, что в характеристики

Правило одно: в наименование попадает всё, без чего позицию можно перепутать с соседней. Остальное уходит в дополнительные реквизиты карточки.

Длинное наименование со всеми подробностями неудобно в документах и в печатных формах. Короткое без ключевого параметра опасно: склад выдаст не то. Признак, который меняет применение изделия, всегда остаётся в названии.

Кто пишет и утверждает шаблон

Черновик шаблона удобно писать ведущему справочника: он видит, как позиции записаны сейчас и где путаются. Утверждает шаблон тот, кто отвечает за класс по существу. Для подшипников это механики, для кабеля энергетики, для арматуры служба главного механика или технологи. Они знают, какой параметр меняет применение, а какой нет.

Утверждённый шаблон записывают вместе с примерами. Одной формулы вида «{марка} {размер}» мало: через полгода никто не вспомнит, где ставить пробел и как писать мелкий шаг резьбы. Три-четыре примера «было и стало» прямо в тексте правила снимают большую часть вопросов. Туда же записывают спорные случаи, которые уже решили, чтобы их не решали заново.

Правила написания: регистр, латиница, запятая, «х»

Шаблон задаёт порядок частей. Правила написания задают, как выглядит каждая часть. Без них «3х2,5» и «3*2.5» остаются разными строками даже при общем шаблоне.

• Регистр. Первое слово с заглавной буквы, дальше строчные. Марки и обозначения пишут так, как их пишет стандарт: ВВГнг(А)-LS, 30с41нж, 6205-2RS. Строки целиком заглавными не заводят.
• Латиница. Латинские буквы только там, где они есть в обозначении: 2RS, LS, DIN. В остальных местах русские буквы. Особенно опасны буквы, которые выглядят одинаково: А, С, Е, О, Р, Х. «ВВГнг(A)» с латинской A для учётной системы не совпадает с «ВВГнг(А)».
• Десятичная запятая. В числах запятая: 2,5 мм², 1,6 МПа, 0,9 кг. В обозначениях классов прочности точка, как в стандарте: 8.8, 10.9.
• Знак размера. Один знак между размерами, обычно русская «х» без пробелов: М12х40, 3х2,5, 25х52х15. Звёздочку и латинскую x заменяют на него.
• Сокращения. Список разрешённых сокращений короткий и записан: «кл. пр.», «оц.». Вид изделия не сокращают: «Подш.» и «Задв.» запрещены.
• Единицы. После числа через пробел, в одной форме: «0,9 кг», не «0.9кг» и не «900 г» в соседней карточке.
• Мусор. Без двойных пробелов, точки в конце, кавычек вокруг марки, слов «новый», «для ремонта», «срочно».

Шаблоны по классам

Ниже шаблоны для четырёх частых классов МТР и примеры, как старая строка выглядит после приведения к шаблону.

В примере с подшипником основной выбрана международная запись. Старое обозначение 180205 при этом не теряется, его хранят в отдельном реквизите. Как соотносятся старые и международные обозначения, разобрано в статье про обозначения подшипников.

Шаблон пишут только для тех классов, где обозначения понятны и проверены. Если для класса правила ещё нет, позиции лучше заводить по общему порядку «вид, марка, размер, исполнение» и вернуться к ним, когда шаблон утвердят.

Частые нарушения шаблона выглядят так:

Наименование поставщика и своё

Поставщик называет товар по-своему, и это нормально. Проблема начинается, когда его название копируют в справочник как есть. Тогда рядом с «Подшипник шариковый радиальный 6205-2RS» появляется «Подшипник 6205 2RS C3 (имп.)», и через год никто не помнит, чем они отличаются.

Название поставщика лучше хранить отдельно от своего. Варианты зависят от конфигурации: отдельный справочник номенклатуры поставщиков, дополнительный реквизит или таблица соответствий вне учётной системы. Какие из них есть в вашей версии 1С, проверьте в ней самой, набор отличается. Своё наименование при этом всегда пишут по шаблону, даже если позиция пришла из счёта.

Пример. Поставщик пишет «Кабель силовой ВВГнг(A)-LS 3x2,5 ок (N) 0,66 кВ». В справочнике позиция уже есть как «Кабель ВВГнг(А)-LS 3х2,5». Название поставщика сохраняют как есть в соответствии, а в документы прихода попадает своя карточка. Если завтра другой поставщик напишет ту же марку иначе, появится вторая строка соответствия, и справочник не изменится.

Связь «название поставщика к своей карточке» ведут один раз. Следующий счёт с тем же названием сразу находит карточку, и новая не появляется.

Как ввести шаблон в уже заполненный справочник

Чаще всего шаблон появляется, когда в справочнике уже тысячи карточек. Переписать их все за выходные не получится, и не нужно.

1. Начните с одного класса. Возьмите тот, где больше всего разных написаний: подшипники, крепёж или кабель. На нём шаблон проверяют и уточняют.
2. Сначала дубли, потом названия. Соберите все написания одной позиции в группу и выберите основную карточку. Переименовывать имеет смысл только её: остальные уйдут при объединении.
3. Сохраните старое наименование. Перепишите его в отдельный реквизит до того, как менять. По нему потом ищут и объясняют, откуда взялась карточка.
4. Предупредите пользователей. Переименование карточки меняет название во всех документах, в том числе прошлых. Тот, кто привык искать «Подш. 180205», должен знать новую запись.
5. Закройте вход. Новые карточки с этого дня заводят только по шаблону. Иначе старые написания вернутся через полгода. Кто проверяет новые карточки и как, разобрано в статье про регламент ведения НСИ.

В 1С у карточки обычно есть краткое и полное наименование, и в печатные формы часто идёт полное. Какое из них менять первым и что увидят контрагенты в документах, проверьте в своей конфигурации: в разных версиях поведение отличается.

В нашем результате у каждой строки есть колонка «Нормализованное наименование», а исходное наименование остаётся рядом. Решение, переименовывать ли карточку, принимаете вы. Посмотреть, как это выглядит на ваших строках, можно на бесплатной пробе.

Вопросы про правила наименования номенклатуры

Ограничена ли длина наименования?

В 1С длину поля задаёт конфигурация, её стоит посмотреть в своей базе. Практическое ограничение жёстче: наименование должно помещаться в колонку документа и в печатную форму. Поэтому в название идут только признаки, которые отличают позицию, остальное в реквизиты.

Писать ли производителя в наименовании?

Только если предприятие закупает конкретный бренд и не принимает замену. Тогда производитель делит позицию и нужен в названии. В остальных случаях его хранят в реквизите карточки.

Нужно ли переименовывать старые карточки?

Те, по которым идут закупки и выдача, да. Иначе поиск по новому шаблону их не найдёт, и появятся дубли. Карточки без движения много лет можно не трогать и пометить отдельно.

Можно ли менять название у позиции, по которой есть остатки?

Можно. Остатки и движения привязаны к карточке, название на них не влияет. Учтите, что новое название появится и в прошлых документах. Если важно, как выглядели старые печатные формы, сохраните старое наименование в реквизите.