MDM-система: что это и когда без неё можно обойтись

MDM-система (Master Data Management, управление мастер-данными) это отдельная программа, которая хранит эталонные записи о товарах, контрагентах и другом, а остальные системы предприятия получают их оттуда. Она нужна, когда справочники ведутся в нескольких базах и данные между ними расходятся. Если база одна, а команда небольшая, часто достаточно регламента и чистого справочника. Система не очищает старые данные сама: грязный справочник она только переносит в новое место.

Что делает MDM-система

Идея простая. Вместо того чтобы каждая учётная система хранила и правила свою копию справочника, появляется одно место, где заводят и проверяют карточки. Остальные системы забирают готовые записи. Подробнее о том, что такое сами мастер-данные, написано в отдельной статье.

Обычно такая система умеет следующее.

• Принимать заявки на новые карточки и проводить их через согласование.
• Проверять запись при заведении: обязательные поля, шаблон наименования, похожие карточки.
• Хранить связи между записью в эталонном справочнике и её копиями в других системах.
• Рассылать утверждённые карточки в подключённые базы.
• Вести историю: кто, когда и что менял.

Состав возможностей зависит от конкретной системы и настройки. Сравнивать продукты здесь мы не будем: выбор зависит от ваших баз, и без знания состава информационных систем он будет произвольным.

Из чего состоит задача

Управление мастер-данными часто сводят к покупке программы. На практике программа это одна из четырёх частей.

1. Правила. Что считается одной позицией, как называть, какие поля обязательны. Без них система превращается в склад произвольных записей.
2. Люди и роли. Кто заявляет, кто проверяет, кто утверждает. Про это регламент ведения НСИ.
3. Чистые данные. Справочник, который можно взять за эталон.
4. Инструмент. Сама система или обычная учётная база с настроенными правами и проверками.

Если первых трёх частей нет, четвёртая не поможет. Если они есть, иногда четвёртая нужна в самом простом виде.

Когда хватает 1С и регламента

Отдельная система часто избыточна. Достаточно порядка в самой учётной базе, если выполняются условия.

• Справочник ведётся в одной базе или в нескольких, но обмен между ними работает без расхождений.
• Карточки заводит небольшой круг людей, права на создание ограничены.
• Есть шаблон наименования и обязательные поля, и им следуют.
• Перед сохранением новой карточки проверяют, нет ли такой же.
• Раз в период справочник перепроверяют, и исправления не накапливаются годами.

В этом случае вся работа укладывается в обычные средства учётной системы и регламент. Затраты уходят на дисциплину и разовую чистку, а не на новое программное обеспечение.

Когда нужна отдельная система

Признаки, при которых одной базы и регламента становится мало, встречаются на более крупных предприятиях.

• Справочники одновременно ведутся в нескольких разных системах, и ни одна из них не главная.
• Одна и та же деталь заведена в каждой системе со своим кодом, и сопоставить их можно только вручную.
• Заводят карточки много подразделений или предприятий группы, согласование идёт по почте и таблицам.
• Нужны сложные цепочки утверждения: технолог, снабжение, финансы.
• Данные нужно регулярно раздавать в несколько систем, и ошибка в обмене обходится дорого.

Таблица помогает быстро увидеть, где вы находитесь.

Последняя строка таблицы важна. Когда состояние справочника неизвестно, решать про систему рано: сначала нужно узнать, с какими данными придётся работать.

Что нужно сделать до внедрения

Система требует предварительной подготовки, и она одинакова для любого продукта.

1. Описать правила. Определение позиции, шаблон наименования, обязательные признаки по классам.
2. Назначить владельца данных. Без него правила остаются на бумаге.
3. Оценить справочник. Сколько в нём строк, какая доля дублей, насколько единообразны наименования. Метод оценки описан в статье про объём нормализации.
4. Привести справочник в порядок. Объединить дубли, выровнять наименования, присвоить классы.
5. Только затем загружать в новую систему и подключать остальные базы.

Шаги 3 и 4 чаще всего недооценивают. Они занимают больше времени, чем настройка самой системы, и от них зависит результат.

Почему система не чистит старый справочник

Это самое частое заблуждение. MDM-система хранит записи и применяет правила к новым карточкам. Она не знает, что «Подшипник 6205-2RS» и «Подш. 6205 2rs» это одна вещь, если эти строки уже лежат в справочнике. Часть систем умеет искать похожие записи по заданным условиям, но разбор десятков тысяч позиций с решением по каждой остаётся работой людей или отдельного инструмента.

Если загрузить в систему справочник как есть, дубли переедут вместе с ним. Только теперь они будут в «эталонном» справочнике, и доверие к нему пропадёт. Это же относится к любому переходу: при смене учётной системы действует та же логика, она разобрана в статье про проверку справочника перед переходом на новую 1С.

Как оценить готовность справочника

Оценку можно сделать до всякого выбора системы, по обычной выгрузке в Excel.

• Сколько записей и сколько из них, по ощущению, повторов. Прикиньте по случайным сотням строк.
• Единообразие записи. Размеры, стандарты и исполнения записаны по одной схеме или по-разному.
• Заполненность. Единицы измерения, группы, артикулы, классы. Сколько пустых.
• Различимые позиции. Не склеены ли разные исполнения (например, подшипники с разными уплотнениями), не разведены ли записи одной вещи.

Полную картину даёт построчная проверка всего справочника. Мы проверяем каждую строку, а не выборку: находим повторы среди разных написаний, присваиваем класс, приводим наименование к единому виду и указываем уверенность по каждой строке. Спорное выносим на лист «Вопросы к вам» с причиной. На тестовом справочнике МТР это дало 2 889 строк на входе и 458 позиций на выходе, подробности в материале о нормализации справочника.

Вопросы, которые стоит задать до решения

Прежде чем обсуждать систему с ИТ-службой или подрядчиком, ответьте себе на несколько вопросов. Они быстро показывают, что именно болит.

• Где сейчас возникают расхождения: внутри одной базы или между разными?
• Кто сегодня решает, что две записи описывают одну вещь, и по каким правилам?
• Сколько времени уходит на заведение новой карточки и на какие согласования?
• Что произойдёт, если завтра система появится, а справочник останется прежним?
• Кто будет владельцем данных через год после запуска?

Если большая часть ответов сводится к «внутри одной базы» и «никто не отвечает», проблема в дисциплине и чистоте данных, программа тут вторична. Если расхождения возникают между системами и согласование идёт вручную, разговор о системе оправдан. Но и тогда он начинается с оценки справочника, а не с выбора продукта.

С чего начать с MDM-проектом

1. Выясните, сколько баз ведут один и тот же справочник и какая из них главная.
2. Выгрузите номенклатуру и оцените состояние по списку выше.
3. Если справочник загрязнён, чистите его независимо от решения про систему. Это нужно в любом случае.
4. Запишите правила и роли. Они пригодятся и в регламенте, и в любой системе.
5. Вернитесь к вопросу о системе, когда будет понятно, что регламента и одной базы недостаточно.

Если справочник уже есть и вы хотите понять, в каком он состоянии, пришлите 5–10 тысяч строк на бесплатную пробу. Результат придёт в вашем же Excel, с новыми колонками и отдельным листом спорных строк. Он поможет принять решение о системе на основе фактов, а не предположений. Для сложных тендеров пригодится также документ о задании и приёмке нормализации, а общий взгляд на задачу дан в статье «Нормализация НСИ».

Вопросы про MDM-систему

Сколько длится внедрение MDM-системы?

Зависит от объёма данных, числа справочников и подключаемых систем. Универсального срока назвать нельзя. Заметную часть времени обычно занимают подготовка данных и согласование правил, настройка идёт заметно быстрее.

Можно ли загрузить грязный справочник и почистить потом?

Можно технически, но невыгодно. Дубли переедут в новую систему и начнут размножаться в связанных базах. Чистить после загрузки сложнее: появляются ссылки из других систем, и объединение каждой пары затрагивает больше данных. Проще сначала привести справочник в порядок.

Нужна ли MDM-система, если у нас одна база 1С?

Чаще всего нет. Если база одна, права на создание карточек ограничены, есть шаблон наименования и регулярная перепроверка, этого хватает. Вопрос о системе стоит, когда справочники расходятся между несколькими базами.

Что такое управление мастер-данными?

Это набор правил, ролей и инструментов, которые поддерживают единую эталонную запись каждого объекта. Программа входит в него как часть. Без правил и ответственных программа сама ничего не наведёт.