Номенклатура: что это в 1С и в учёте предприятия
Номенклатура означает полный перечень того, что предприятие покупает, хранит, производит и продаёт. У каждой позиции в этом перечне одно название и один код. В 1С номенклатура ведётся в одноимённом справочнике: каждая позиция заведена там карточкой, и все документы учёта ссылаются на неё. От порядка в этом справочнике зависит, сойдутся ли остатки, закупки и себестоимость.
Номенклатура простыми словами
Возьмём склад ремонтного цеха. На полке лежит сорок подшипников 6205-2RS. В номенклатуре это одна позиция с одной карточкой. Сорок штук относятся к остаткам, а карточка описывает, что именно лежит на полке.
В номенклатуру попадают сырьё, материалы, запчасти, готовая продукция, товары для перепродажи, иногда услуги. Часть номенклатуры, которую тратят на ремонт и производство, называют МТР. Подробнее о ней в статье про материально-технические ресурсы.
Когда речь идёт о чистоте справочника, различают строку и позицию. Строка означает одну карточку в справочнике. Позиция означает реальную вещь, которую можно взять в руки. В чистом справочнике их число совпадает, в засорённом строк заметно больше.
Главное правило номенклатуры: одна вещь заведена один раз. Если тот же подшипник заведён ещё как «Подш. 180205», остаток делится на две карточки. Склад видит двадцать штук там, где их сорок, и снабжение заказывает лишнее.
Справочник номенклатуры в 1С
Справочник «Номенклатура» есть почти в любой конфигурации 1С. Им пользуются все: закупка оформляет поступления, склад перемещения и списания, производство спецификации, продажи реализацию. Документ хранит ссылку на карточку, текст названия в документ не копируется.
Из этого следуют две важные вещи. Переименование карточки меняет название во всех документах сразу, в том числе в прошлых. Второе следствие касается дублей: каждая лишняя карточка тянет за собой свою историю движений. Чтобы убрать дубль, его объединяют с основной карточкой и переносят на неё ссылки из документов.
Справочник номенклатуры входит в нормативно-справочную информацию (НСИ) вместе с контрагентами, складами и единицами измерения. Из всех справочников он обычно самый большой и меняется чаще остальных: карточки добавляют каждый день, и добавляют их разные люди.
Что хранится в карточке номенклатуры
Состав карточки зависит от конфигурации и её версии. Общий набор выглядит так.
| Реквизит | Зачем нужен | Что бывает при небрежном заполнении |
|---|---|---|
| Код | Уникальный номер карточки, ставится автоматически | Код не помогает, если одна вещь заведена дважды: у дублей коды тоже разные |
| Наименование | По нему позицию ищут и выбирают в документах | Каждый пишет по-своему, появляются «Подш.», «Подшипник», латиница |
| Артикул | Обозначение производителя или поставщика | Пустой артикул лишает самого надёжного ключа для поиска |
| Единица измерения | Единица хранения остатков | Кабель в метрах и в бухтах, крепёж в штуках и в упаковках |
| Группа | Папка, в которой лежит карточка | Одна вещь оказывается в разных папках |
| Вид номенклатуры | Тип позиции и настройки учёта, в разных конфигурациях по-разному | Товар заведён как материал, ошибки в учёте и отчётах |
Группы, характеристики и классы
Справочник делится на группы, похожие на папки. Они упрощают поиск, но правил сами по себе не задают. Группы часто растут как попало: по складам, по поставщикам, по фамилиям закупщиков.
Характеристики описывают варианты одной позиции: размер спецодежды, цвет краски. Остаток ведётся по каждому варианту, а карточка остаётся одна. Где характеристики уместны, а где вариант нужно заводить отдельной позицией, разобрано в статье про характеристики номенклатуры.
Класс отвечает на вопрос «что это за вещь» и задаёт признаки, обязательные в названии. Классы собирают в классификатор. О нём отдельная статья: как устроен классификатор номенклатуры.
Почему справочник засоряется
Справочник номенклатуры засоряется у всех предприятий, где карточки заводит больше одного человека. Причины повторяются.
- Нет правил наименования. Один пишет «Болт М12х40 кл. пр. 8.8», другой «Болт 12*40 8,8». Для поиска это разные строки.
- Поиск не нашёл, значит, новая карточка. Пользователь ищет «подшипник 6205», не находит запись «Подш. 180205» и заводит позицию заново.
- Загрузка документов и прайсов поставщиков. Названия поставщика попадают в справочник как есть, рядом с вашими.
- Слияние баз. При переходе на новую систему или объединении предприятий справочники складывают без сверки.
- Нет владельца. Заявки на новые карточки никто не проверяет, ошибки копятся годами.
В нашем тестовом справочнике МТР большую часть строк составляли разные написания одних и тех же позиций. Цифры приведены на странице о нормализации справочника МТР, у реального предприятия доля будет своей.
Штатный поиск дублей 1С находит в основном точные совпадения. Что с этим делать, описано на странице о дублях номенклатуры в 1С.
Что может сделать руководитель
Засорение лечится в два шага: разобрать накопленное и закрыть вход новым дублям.
- Назначить владельца справочника. Человек или служба НСИ утверждает новые карточки и правила наименования.
- Записать правила. Шаблон названия для каждого класса, единицы измерения, когда заводить характеристику.
- Разобрать то, что накопилось. Найти группы дублей, выбрать основную карточку, объединить. Спорные пары решает технолог или снабжение.
- Перепроверять регулярно. Новые карточки сверять с существующими до того, как по ним пойдут документы.
Третий шаг самый трудоёмкий. Мы берём его черновую часть: проверяем каждую строку выгрузки по смыслу и ключевым характеристикам и возвращаем тот же Excel с группами дублей, классом и уверенностью. Спорное выносим на отдельный лист с причиной. Начать можно с пробы на 5–10 тысяч строк.
Вопросы про номенклатуру
- Чем номенклатура отличается от ассортимента?
- Ассортимент описывает то, что предприятие продаёт. Номенклатура шире: в неё входят ещё материалы, запчасти, сырьё и всё, что закупают для своих нужд.
- Можно ли просто удалить лишние карточки номенклатуры?
- Если по карточке есть документы, удалить её нельзя без потери ссылок. Лишнюю карточку объединяют с основной, документы переходят на основную, и только потом дубль удаляют.
- Номенклатура и ТМЦ это одно и то же?
- Нет. ТМЦ называют сами ценности, которые лежат на складе и числятся в учёте. Номенклатура описывает их виды: одна карточка на вид, сколько бы единиц ни лежало. Кроме того, в номенклатуру часто заводят услуги, которые к ТМЦ не относятся.
- Кто должен вести справочник номенклатуры?
- Один владелец: служба НСИ, а на небольшом предприятии ответственный в снабжении или ИТ. Важно, чтобы новые карточки проходили через одного человека с записанными правилами.
Покажем, сколько дублей в вашей номенклатуре
Пришлите 5–10 тыс строк справочника номенклатуры в Excel или CSV, можно обезличенных. В течение дня вернём файл с группами дублей, единым наименованием, классом, уверенностью и статусом. Бесплатно.
Прислать строки на пробу