Артикул в 1С: чей он, что хранить и зачем он нужен

Артикул в карточке номенклатуры 1С хранит обозначение изделия, по которому его узнают за пределами вашей базы: в каталоге производителя, в прайсе поставщика, на этикетке. Код карточки ставит сама 1С. Артикул вписывает человек. В поле «Артикул» лучше держать одну систему, обычно обозначение производителя. Одинаковый артикул у двух строк ещё не значит, что это одна позиция: у разных исполнений бывает общий артикул, а у одной вещи разные.

Что такое артикул в карточке

В карточке номенклатуры есть два похожих поля. Код 1С присваивает при создании карточки, он уникален внутри базы и ничего не говорит о самой вещи. Артикул заполняют вручную или при загрузке из файла. В нём пишут обозначение, которое стоит на изделии или в документах: 6205-2RS для подшипника, номер по каталогу для запчасти.

1С не проверяет, что артикул заполнен, и не следит за его форматом. Поэтому в одном справочнике встречаются артикулы производителя, коды поставщика, внутренние номера и пустые поля. Названия полей и их место в карточке зависят от конфигурации, в вашей версии могут отличаться.

Три разных артикула: свой, поставщика, производителя

У одной позиции может быть несколько обозначений. Путаница начинается, когда все они попадают в одно поле.

Обозначение производителя полезнее всего: оно одно для всех поставщиков, которые возят это изделие. Код поставщика меняется вместе с поставщиком. Внутренний артикул имеет смысл, когда предприятие само присваивает номера, например запчастям собственного изготовления.

Когда изделие задано стандартом

У многих МТР артикула производителя нет. Болт, гайка, шайба описаны стандартом, и одинаковый болт делают разные заводы. Обозначение такой позиции складывается из размера, класса прочности, покрытия и номера стандарта. Его пишут в наименовании, а поле «Артикул» оставляют пустым или кладут туда внутренний номер. Если в справочнике один и тот же болт записан по ГОСТ и по DIN, вопрос, одна ли это позиция, решает методика. Этот спор разобран в статье про ГОСТ и DIN в справочнике.

У подшипников обозначение играет роль артикула, хотя тоже не принадлежит одному производителю. 6205-2RS одинаково понимают все, кто их выпускает, поэтому его удобно держать в поле «Артикул».

Куда класть артикул поставщика

У каждого поставщика своя система кодов. Если вписать код первого поставщика в поле «Артикул», второй поставщик с другим кодом в эту схему уже не поместится. Тогда для него заводят новую карточку, и так появляется дубль.

В части конфигураций есть отдельный справочник номенклатуры поставщиков. В нём каждому коду поставщика ставят в соответствие вашу карточку. Если такого справочника нет, соответствия держат в дополнительном реквизите или в таблице Excel рядом с базой. Как собрать такую таблицу по прайсу, разобрано в статье про сверку прайса поставщика с каталогом.

Главное правило: код поставщика описывает связь «поставщик и ваша позиция». Это свойство пары, и в карточке позиции ему тесно.

Почему по артикулу нельзя склеивать

Совпадение артикула удобно проверять формулой. Поэтому его часто берут единственным ключом. На справочниках МТР это даёт ошибки в обе стороны.

• Один артикул на два исполнения. В поле записан только типоразмер, например 6205. Под ним окажутся и открытый подшипник, и 6205-2RS, и 6205-2Z. Склейка по артикулу смешает их остатки.
• Пустой артикул. Позицию завели по наименованию из счёта, поле осталось пустым. Две пустые строки формально совпадают, поэтому пустые значения из сравнения убирают, и пара теряется.
• Пробелы, дефисы, регистр. «6205-2RS», «6205 2RS», «6205-2rs» для формулы три разных значения.
• Латиница и кириллица. Буквы R, S, C, A, B, E, H, K, M, O, P, T, X есть в обоих алфавитах. «6205-2RS» с кириллической «С» выглядит так же, но формула её не найдёт.
• Короткие артикулы. Номер «100» у двух производителей означает разные вещи. Совпадение случайное.
• Разные системы обозначений. Подшипник 180205 по старому ГОСТ и 6205-2RS по международной системе это один подшипник, но по артикулу они не совпадут.

Подробнее о том, где ломается сопоставление по артикулу и чем его дополнять, в статье о трёх способах сопоставления номенклатуры.

Где артикул помогает

У артикула есть сильные стороны, и отказываться от него не стоит.

• Каталог одного производителя. Если все позиции из одного каталога и артикул заполнен аккуратно, ошибочных связей почти не бывает.
• Повторные прайсы одного поставщика. Когда соответствие кодов уже собрано, новый прайс сверяется по коду за минуты.
• Проверка после сопоставления по наименованию. Совпадение по смыслу и по артикулу сразу усиливает уверенность. Расхождение артикулов при похожих названиях подсказывает, что пару стоит проверить.
• Склад. Кладовщик находит позицию по обозначению на коробке быстрее, чем по названию.

Связку артикула с наименованием и характеристиками называют матчингом. Как он устроен, описано в статье о матчинге товаров.

Предполагаю, что в вашем справочнике в поле «Артикул» лежат вперемешку обозначения производителей и коды поставщиков. Так ли это?

Как навести порядок в поле

1. Решите, чей артикул в поле. Обычно обозначение производителя. Запишите это правило для всех, кто заводит карточки.
2. Задайте формат записи. Верхний регистр, латиница в обозначениях, дефис вместо пробела, без лишних символов в начале и конце.
3. Вынесите коды поставщиков. Перенесите их в справочник соответствий и очистите поле карточки.
4. Заполните пустые поля. Там, где обозначение есть в наименовании, его можно перенести в артикул. Где его нет, оставьте поле пустым. Выдуманный артикул вредит сильнее пустого.
5. Разберите совпадения. Строки с одинаковым артикулом посмотрите вместе с наименованием. Часть окажется дублями, часть разными исполнениями под общим типоразмером.

Что проверить в выгрузке

Перед сверкой с прайсом или перед чисткой справочника выгрузите Код, Наименование, Артикул, Единицу и Группу. Колонку артикула задайте текстовой до вставки данных, иначе Excel уберёт нули и превратит часть обозначений в даты.

• Доля пустых артикулов по группам.
• Артикулы, которые встречаются больше одного раза.
• Артикулы с пробелами в начале или в конце.
• Артикулы, где латиница и кириллица перемешаны.
• Строки, где обозначение есть в наименовании, а поле пустое.

Мы читаем артикул вместе с наименованием и характеристиками. Одного совпадения артикула для склейки мало. Если смысл одинаковый, а артикулы расходятся, пара уходит на лист «Вопросы к вам» с причиной. Проверить своё поле можно на бесплатной пробе: пришлите выгрузку на 5–10 тысяч строк.

Вопросы про артикул в 1С

Должен ли артикул быть уникальным?

1С этого не требует. Для обозначения производителя уникальность желательна, но совпадения бывают законными: разные производители могут использовать один номер. Повторы стоит проверить глазами.

Как быть с карточками, где артикул пустой?

Если обозначение есть в наименовании, перенесите его в поле. Если нет, ищите пары по наименованию и характеристикам. Придумывать артикул ради заполненности не стоит.

Хватит ли одного артикула, чтобы найти позицию из прайса в своём справочнике?

Для части строк хватит. Пустые и записанные иначе артикулы выпадут, а общий артикул на разные исполнения даст ложную пару. Надёжнее сверять артикул вместе с наименованием и ключевыми характеристиками.

Одинаковый артикул у двух поставщиков: это одна позиция?

Если это обозначение производителя и наименования описывают одно изделие, скорее всего да. Если это собственные коды поставщиков, совпадение случайное и ничего не значит.