Вид номенклатуры в 1С: чем отличается от группы и класса

Вид номенклатуры в 1С задаёт, как учитывать позицию: товар это или услуга, ведутся ли характеристики и серии, какие реквизиты заполнять. Группа отвечает за место карточки в дереве справочника. Класс по классификатору отвечает на вопрос «что это за вещь». У каждой позиции есть все три, и путать их опасно: из-за смешения осей одна вещь получает две карточки, а отчёты по категориям собирают руками.

Короткий ответ: вид, группа, класс

Дальше разберём каждую ось и типичные ошибки. Набор полей и их названия зависят от конфигурации, в вашей версии 1С могут отличаться.

Что задаёт вид номенклатуры

В конфигурациях для торговли и производства вид номенклатуры обычно обязателен. Его выбирают при создании карточки, и от него зависят настройки, общие для всех позиций этого вида:

• тип позиции: товар, услуга, работа, тара и другие варианты, которые есть в вашей конфигурации;
• использование характеристик и то, общие они для вида или свои у каждой карточки;
• учёт по сериям, если он включён;
• набор дополнительных реквизитов, которые появятся в карточке;
• шаблон наименования, если в конфигурации он есть и настроен.

В бухгалтерских конфигурациях вид номенклатуры тоже есть, но устроен проще. Его используют, чтобы разделить товары, материалы, продукцию и услуги и подставлять по ним настройки учёта. Какие именно настройки, лучше уточнить у бухгалтера или у того, кто сопровождает вашу базу.

Общий смысл один: вид собирает позиции, которые учитываются одинаково. Подшипник и болт могут быть одного вида, если учёт у них одинаковый.

Когда нужен новый вид

Новый вид оправдан, когда у группы позиций меняется сама схема учёта:

• появились характеристики, например размеры спецодежды;
• нужен учёт по сериям или партиям с номерами;
• позиция стала услугой или работой;
• для позиций нужен свой набор обязательных реквизитов.

Если ни одно из этого не меняется, новая категория товаров обходится новой группой или классом. Список видов при таком подходе остаётся коротким, и его можно держать в голове.

Что задаёт группа

Группа работает как папка в дереве справочника. Она помогает найти карточку, ограничить отбор в отчёте или раздать права. Правил учёта группа обычно не задаёт. У карточки в иерархическом справочнике одна группа-родитель, поэтому одна позиция не может лежать сразу в двух папках.

Удобное дерево групп строят по назначению вещей: «Подшипники», «Кабель и провод», «Крепёж», «ЛКМ». Два или три уровня обычно хватает. Склад, поставщик и год закупки в дерево не попадают: эти признаки есть в документах, и по ним строят отборы.

Группы растут исторически. Их заводят по складам, по поставщикам, по проектам, по фамилиям закупщиков. Чем шире круг людей, которые создают папки, тем больше в дереве синонимов. Об устройстве справочника в целом написано в статье что такое номенклатура в 1С.

Класс по классификатору: третья ось

Класс отвечает на вопрос «что это за вещь»: подшипник шариковый радиальный, кабель силовой, задвижка. Класс задаёт признаки, которые обязательно указывать в наименовании. Для подшипника это типоразмер и исполнение, для задвижки диаметр и давление. Классы собирают в классификатор, о нём подробно в статье как устроен классификатор номенклатуры.

В типовой карточке отдельного поля для класса часто нет. Его держат в дополнительном реквизите, в отдельном справочнике или во внешней системе НСИ. Многие предприятия классификатора не ведут и используют вместо него группы. Пока справочник небольшой, это терпимо.

Одна позиция по трём осям

Возьмём подшипник «Подшипник 6205-2RS 25х52х15» на складе ремонтного цеха.

Если тот же подшипник завести в группу «Закупки 2019 / Разное» и вид «Материалы», для справочника это будет другая карточка. По классу обе строки попадут к соседям, и пару можно будет найти.

Какой вопрос чем решается

Характеристики стоят особняком. Включает их вид, а решать, вариант это одной позиции или отдельная позиция, приходится по каждому классу. Этот выбор разобран в статье когда вариант держать характеристикой.

Ошибки в видах и группах

• Одна вещь в разных видах. Краску завели как «Материалы» для цеха и как «Товары» для перепродажи. Получились две карточки с разными настройками. Объединить их потом сложнее обычного: у видов могут не совпасть характеристики и серии.
• Видов столько же, сколько групп. «Подшипники», «Кабель», «Крепёж» заведены видами. Настройки у них одинаковые, а каждый новый класс требует нового вида. Через несколько лет видов сотни, и половина отличается только названием.
• Группы-синонимы. «Подшипники», «Подшипники качения», «ПОДШИПНИКИ (старое)». Одна категория разбросана по трём папкам, отчёт по группе показывает треть расхода.
• Группы по поставщику или году. Папка «Поставщик 1» хранит и кабель, и болты. Когда поставщик сменится, тот же кабель заведут в новую папку.
• Класс подменён группой. Пока дерево групп совпадает с классами, это работает. Первая папка «Разное» ломает отчёты и поиск дублей.

Предполагаю, что в вашем справочнике есть группа «Разное» или «Прочее» с тысячами карточек. Так ли это?

Как проверить, что оси не смешаны

Проверку удобно делать по выгрузке в Excel с колонками Код, Наименование, Вид, Группа и, если есть, Класс.

1. Сводная «вид × группа». Если в одной группе лежат позиции пяти видов, проверьте, нет ли среди них одной вещи под разными видами.
2. Число видов. Если видов почти столько же, сколько групп верхнего уровня, вид, скорее всего, используют как классификатор.
3. Похожие названия групп. Отсортируйте список групп и посмотрите соседей: «Кабель» и «Кабели», «Подшипники» и «Подшипники качения».
4. Размер «Разного». Доля позиций в группах «Разное», «Прочее», «Без группы» показывает, сколько строк выпадет из отчётов по категориям.
5. Одинаковые наименования в разных видах. Это первые кандидаты в дубли.

Если классификатора нет, класс приходится присваивать каждой строке заново. На справочнике в десятки тысяч позиций это главный объём ручной работы при нормализации. Как мы проводим её целиком, рассказано на странице о нормализации справочника МТР. Класс по каждой строке мы ставим и на бесплатной пробе на 5–10 тысяч строк. Спорные строки уходят на лист «Вопросы к вам» с причиной.

Вопросы про вид номенклатуры

Можно ли сменить вид у существующей позиции?

Обычно можно, но с ограничениями. Если по позиции есть документы, конфигурация может запретить смену на вид с другими настройками характеристик или серий. Проверьте порядок на копии базы и в документации своей версии.

Нужно ли столько видов, сколько групп?

Нет. Новый вид нужен, когда меняется способ учёта: появились характеристики, серии или другой тип позиции. Для деления по категориям есть группы и классификатор.

Может ли одна позиция лежать в двух группах?

В иерархическом справочнике у карточки одна группа. Если нужен второй разрез, его делают дополнительным реквизитом или классом по классификатору.

Что выбрать для справочника МТР?

Все три оси, у каждой своя работа. Видов немного, по различиям в учёте. Группы для удобства поиска. Класс для отчётов, обязательных признаков и поиска дублей.