Единицы измерения и упаковки в карточке номенклатуры

У позиции в карточке номенклатуры 1С одна базовая единица измерения, и в ней хранится остаток. Упаковка описывает, в чём позицию покупают или отпускают: коробка на 50 штук, бухта на 100 метров. Коэффициент пересчитывает упаковку в базовую единицу. Дубли по единицам появляются, когда штуку и коробку одной вещи заводят двумя карточками. Правильно держать одну карточку и добавить к ней упаковку.

Что такое базовая единица и упаковка

Базовая единица отвечает на вопрос «в чём считать остаток». Для болта это штука, для кабеля метр, для краски килограмм. В разных конфигурациях поле называется по-разному: единица измерения, единица хранения. В вашей версии 1С название и место поля могут отличаться.

Упаковка нужна, когда товар приходит или уходит не в базовой единице. Поставщик продаёт болты коробками по 50 штук, склад выдаёт их поштучно. Тогда у карточки «Болт М12х40» базовая единица штука, а упаковка «коробка» с коэффициентом 50. Приход на 4 коробки ляжет в остаток как 200 штук.

Как выбрать базовую единицу

Базовую единицу выбирают по тому, как позицию расходуют. Кабель режут на отрезки, поэтому его считают в метрах. Болты выдают поштучно. Краску списывают по весу или тарой, и здесь предприятия расходятся. Если сомневаетесь, задайте три вопроса:

• в чём кладовщик считает остаток при инвентаризации;
• в чём цех просит выдать позицию;
• в чём позицию указывают в спецификациях и нормах расхода.

Если на все три вопроса ответ один, это и есть базовая единица. Единица поставщика в этом выборе не главная: её описывает упаковка.

Не во всех конфигурациях есть упаковки. Где их нет, пересчёт делают в документе или в наименовании пишут фасовку. Второй путь и рождает большую часть дублей, о нём ниже.

Единица живёт в карточке рядом с наименованием, артикулом и группой. Остальные поля разобраны в статье о справочнике номенклатуры в 1С.

Где в карточке единицы разъезжаются: «шт», «штука», «компл»

Справочник единиц в 1С общий для всей базы. Если в нём заведены и «шт», и «штука», и «шт.», карточки начинают ссылаться на разные записи. Для человека это одна единица, для отчёта три. Остаток по группе собирается в три строки, а загрузка из Excel не узнаёт «шт.» там, где в базе «шт».

Частые расхождения такие:

• Одна единица в нескольких написаниях. «шт», «шт.», «штука», «ШТ». Сюда же «м» и «метр», «кг» и «килограмм».
• Комплект и штука. «Комплект прокладок» в штуках и та же позиция в комплектах. Если в комплекте одна вещь, разница только в записи. Если вещей несколько, это разные единицы с коэффициентом.
• Пара и штука. Перчатки, ботинки, рукавицы. Одни заводят в парах, другие в штуках, и остаток расходится вдвое.
• Тара вместо единицы. «банка», «ведро», «бухта», «рулон» стоят базовой единицей. Сколько в банке килограммов, из карточки уже не понять.

Фасовка: одна позиция или две

Фасовка вызывает больше всего споров. Одна и та же эмаль бывает в банке 0,9 кг и в ведре 2,7 кг. Вести её можно одной позицией в килограммах с двумя упаковками, одной позицией с характеристикой «фасовка» или двумя позициями. Какой путь выбрать, решает правило предприятия. Подробно варианты разобраны в статье про характеристики и отдельные позиции.

Ниже записи, которые встречаются в справочниках МТР, и как их обычно разбирают.

Первые две строки решаются почти всегда одинаково. Третья и пятая требуют решения человека, и угадывать его не стоит.

Что ломается при неверном коэффициенте

Коэффициент упаковки участвует во всех пересчётах. Ошибка в нём не видна в карточке, но видна в остатках.

• Коэффициент 1 у коробки на 50 штук. Приход на 4 коробки ляжет как 4 штуки. Склад увидит недостачу, снабжение закажет ещё.
• Коэффициент у бухты, длина которой меняется. Поставщик возит бухты по 100 и по 200 метров. Одна упаковка с коэффициентом 100 даст ошибку на каждой второй поставке. Такие бухты лучше принимать в метрах.
• Перепутаны базовая единица и упаковка. Базовой поставили коробку, а упаковкой штуку с коэффициентом 0,02. Остатки становятся дробными, и списание одной штуки выглядит как «0,02 коробки».

Цены страдают так же. Цена за коробку, принятая за цену за штуку, завышает себестоимость в пятьдесят раз.

Как проверить единицы по всему справочнику

Проверку удобно делать в Excel по выгрузке справочника. Нужны колонки Код, Наименование, Единица, Группа, а если есть упаковки, то их список с коэффициентами. Как собрать такой файл, описано в статье о выгрузке номенклатуры в Excel.

Последняя проверка в Excel работает плохо. «Болт М12х40 (уп. 50 шт)» и «Болт М12*40 оц.» после сортировки окажутся далеко друг от друга. Для сотни строк это решается глазами, для десятков тысяч уже нет.

Предполагаю, что у вас в справочнике есть позиции, заведённые и в штуках, и в упаковках. Так ли это?

Что делать с уже заведёнными вариантами

1. Запишите правило. Что считается упаковкой, а что отдельной позицией. Для фасовки ЛКМ, кабеля в бухтах и крепежа в коробках правило лучше принять один раз для всего справочника.
2. Почистите справочник единиц. Оставьте по одной записи на единицу. Карточки, ссылающиеся на лишние записи, переведите на основную. Право заводить новые единицы оставьте одному-двум людям, иначе «шт.» вернётся через месяц.
3. Выберите основную карточку в каждой паре. Обычно ту, где базовая единица соответствует учёту на складе.
4. Добавьте упаковку. У основной карточки заведите упаковку второй карточки с правильным коэффициентом.
5. Сверьте количества перед объединением. При объединении карточек документы переходят на основную, а числа в них, насколько известно по типовым обработкам, не пересчитываются. Две бухты из старой карточки станут двумя метрами. Проверьте это на копии базы и перенесите остатки документом с пересчётом, если нужно.

Чтобы при следующей загрузке прайса не появились новые варианты, приведите единицы в файле к написанию справочника. Об этом подробнее в статье как загрузить номенклатуру без новых дублей.

Как единица помогает при проверке справочника

Колонка «Единица» входит в выгрузку, которую мы принимаем на проверку. Единицу мы читаем вместе с наименованием. Если в названии стоит «уп. 50 шт», а единица штука, строка получает пометку. Если две строки описывают одну вещь в разных единицах, они попадают в одну группу кандидатов, и решение по фасовке остаётся за вами: такие пары уходят на лист «Вопросы к вам» с причиной. Пришлите 5–10 тысяч строк на бесплатную пробу, и мы покажем, где единицы расходятся с названиями.

Вопросы про единицы и упаковки

Можно ли менять единицу в заполненной карточке?

Зависит от конфигурации. Если по позиции уже есть документы, смена базовой единицы часто запрещена или меняет смысл старых количеств. Безопаснее добавить упаковку с коэффициентом. Если единицу всё же нужно сменить, проверьте порядок на копии базы.

Банка 0,9 кг и ведро 2,7 кг одной эмали: это одна позиция?

Решает правило предприятия. Можно вести одну позицию в килограммах с двумя упаковками или две позиции. Главное, чтобы правило было одно для всех ЛКМ.

Чем упаковка отличается от единицы измерения?

В базовой единице хранится остаток, она у позиции одна. Упаковок может быть несколько, каждая пересчитывается в базовую единицу через коэффициент.

Зачем единица в выгрузке для проверки?

По ней видно расхождения с наименованием и пары «одна вещь в двух единицах». Без единицы такие пары выглядят обычными дублями, и их легко объединить без пересчёта количеств.