Краски и ЛКМ в справочнике: фасовка и цвет
Лакокрасочный материал в справочнике отличают три признака: марка, цвет и фасовка. Марка и цвет описывают сам материал, фасовка описывает тару. Поэтому эмаль одной марки и одного цвета в банке 0,9 кг и в ведре 20 кг можно вести одной позицией, если списываете её в килограммах. Эмаль другого цвета или другой марки остаётся отдельной позицией или вариантом с характеристикой. Правило выбирают один раз и применяют ко всем ЛКМ.
Что отличает позиции ЛКМ
В строке с краской обычно есть пять частей. Важны они по-разному.
- Вид материала. Эмаль, краска, грунтовка, лак, растворитель. Грунтовка и эмаль одного цвета остаются разными материалами.
- Марка. Буквенно-цифровое обозначение материала и, если указан, стандарт. Марка определяет состав и назначение.
- Цвет. Словом или номером по каталогу цветов, который принят у вас.
- Фасовка. Масса или объём в одной таре: 0,9 кг, 2,7 кг, 20 кг.
- Изготовитель. Часто стоит в конце строки, иногда отсутствует.
Слова «краска» и «эмаль» поставщики нередко используют для одного и того же материала одной марки. Если марка, цвет и фасовка совпали, строки «Краска ... белая 2,7 кг» и «Эмаль ... белая 2,7 кг» описывают одну позицию.
Фасовка: характеристика или отдельная позиция
Фасовка вызывает больше всего споров, потому что правильный ответ зависит от учёта. Задайте два вопроса. В каких единицах материал списывают? Выдают ли тару целиком?
| Правило | Когда подходит | Что происходит с дублями |
|---|---|---|
| Одна позиция в килограммах, тара как упаковка | Материал списывают по массе на ремонт или окраску | Банки 0,9 и 2,7 кг становятся одной позицией, дублей по таре нет |
| Одна позиция с характеристикой «фасовка» | Нужен остаток по каждой таре, а закупка общая | Позиция одна, варианты тары видны в остатках |
| Отдельная позиция на каждую тару | Тару выдают целиком и считают в штуках | Каждая фасовка отдельная позиция, дублями считаются только строки с одинаковой тарой |
Подробно о том, как каждый вариант выглядит в 1С и какие ограничения у характеристик, рассказано в статье о характеристиках номенклатуры. Главное условие: правило одно на весь справочник. Если для белой эмали выбрали первый вариант, а для чёрной третий, отчёты по расходу краски перестанут сходиться.
Цвет и оттенок
Цвет меняет материал, поэтому разные цвета дублями не бывают никогда. Вопрос только в том, хранить цвет в характеристике или заводить карточку на каждый цвет.
- Цвет как характеристика. Подходит, когда цвет выбирают по месту и материал закупают одной строкой заказа.
- Цвет как отдельная позиция. Подходит, когда цвет задан проектом, документом или требованием заказчика. Тогда выдача другого цвета будет ошибкой, и учёт должен её видеть.
Отдельная проблема с оттенками. «Серая», «светло-серая» и «серая по каталогу» могут оказаться одним цветом, а могут разными. По названию это не решить. Такие пары лучше отметить спорными и уточнить у того, кто закупает материал. Если на предприятии принят каталог цветов, запишите номер цвета в отдельное поле. Название цвета словом оставьте для удобства.
Единицы: литры, килограммы, банки
ЛКМ продают в килограммах, в литрах и в штуках тары. Одна и та же эмаль может прийти от одного поставщика как «20 кг», от другого как «ведро». Перевести литры в килограммы без плотности конкретного материала нельзя. Поэтому строки «20 кг» и «20 л» одной марки не считают дублем, пока не проверена тара по документу.
Порядок простой. Выберите основную единицу для позиции: обычно ту, в которой материал списывают. Тару запишите как упаковку с коэффициентом, если ваша конфигурация это поддерживает. Как называется такой механизм в вашей версии 1С, проверьте в ней самой. Если тара записана только в наименовании, её легко потерять при сокращении названия.
Изготовитель: часть позиции или нет
Эмаль одной марки и одного цвета выпускают разные заводы. Если марка стандартная, многие предприятия ведут её одной позицией и не различают изготовителя. Если технолог требует конкретного изготовителя, изготовитель становится обязательным признаком и строки разных заводов остаются раздельными. Это ещё один пункт правила, который решают один раз. Строки, где изготовитель указан только у части поставок, при первом подходе не объединяют автоматически: сначала проверяют, важен ли он для этого класса.
Новые дубли ЛКМ чаще всего приходят с прайсами и счетами поставщиков. Если номенклатуру заводят загрузкой из файла, сверьте строки с текущим справочником до загрузки. Как это сделать, описано в статье о загрузке номенклатуры из Excel.
Как краску пишут в прайсах
В нашем тестовом справочнике МТР эмаль одной марки была записана десятками способов: прописными буквами, с латинскими буквами внутри русских слов, с опечатками в цвете, с изготовителем и без, с «банкой» в скобках и без. Ниже разбор типичных пар.
| Пара записей | Что отличается | Решение |
|---|---|---|
| «Эмаль алкидная белая (банка 2,7 кг)» и «ЭМАЛЬ БЕЛАЯ 2,7КГ» | Регистр, пробелы, слово «банка» | Дубль |
| «Эмаль ... зелёная 2,7 кг» и «Краска ... зелёная 2,7 кг», марка одна | Слово в начале строки | Дубль |
| «Эмаль ... белая 0,9 кг» и «Эмаль ... белая 2,7 кг» | Фасовка | По вашему правилу: одна позиция или две |
| «Эмаль ... белая» и «Эмаль ... чёрная» | Цвет | Разные позиции или характеристики, дублем не бывает |
| «Грунтовка серая 2,7 кг» и «Эмаль серая 2,7 кг» | Вид материала | Разные позиции |
| «Эмаль ... 20 кг» и «Эмаль ... 20 л» | Единица фасовки | Спорная пара, нужен документ поставки |
| «Эмаль ... синяя» и «Эмаль ... сииняя» | Опечатка в цвете | Дубль |
Латинские буквы внутри русских слов отдельно опасны. «Эмaль» с латинской «a» выглядит как обычное слово, но поиск по справочнику её не находит. Такие строки и порождают повторные карточки при каждой новой закупке.
Правило для вашего справочника
Запишите правило для класса ЛКМ коротко, в несколько строк, и приложите к шаблону наименования.
- Шаблон наименования. Вид материала, марка, цвет, фасовка в одном порядке. Например: «Эмаль [марка] белая, 2,7 кг».
- Фасовка. Один из трёх вариантов из таблицы выше для всех ЛКМ сразу.
- Цвет. Характеристика или отдельная позиция, и кто решает про оттенки.
- Единица. Основная единица и как записывать тару.
- Слова-синонимы. «Краска» и «эмаль» одной марки приводятся к одному слову.
Предполагаю, что в вашем справочнике краски заведены по нескольким правилам сразу, в зависимости от того, кто заводил карточку. Так ли? Тогда правило полезно применить и к уже заведённым позициям. ЛКМ обычно лежат рядом с крепежом и кабелем, и общая логика этих классов описана в статье что такое МТР и как их записывать. Мы проверяем каждую строку по виду материала, марке, цвету и фасовке, а спорные пары вроде «кг или л» выносим на лист «Вопросы к вам». Посмотреть на своих данных можно на бесплатной пробе.
Вопросы про ЛКМ в номенклатуре
- Фасовку считать упаковкой или отдельной позицией?
- Зависит от учёта. Если материал списывают в килограммах, удобнее одна позиция и тара как упаковка. Если тару выдают целиком и считают в штуках, удобнее отдельная позиция на каждую фасовку.
- Как записать цвет по каталогу цветов?
- Номер цвета держите в отдельном поле или характеристике, название цвета словом оставьте в наименовании. Так поиск работает и по номеру, и по слову, а номер не теряется при сокращении названия.
- Что делать, если поставщик сменил тару?
- Если фасовка у вас хранится как упаковка, добавьте новую упаковку к той же позиции. Если на каждую тару своя карточка, заведите новую по шаблону, а старую выведите из закупок после того, как закончится остаток.
- Эмаль и краска одной марки это одна позиция?
- Если марка, цвет и фасовка совпадают, да. Поставщики пишут оба слова про один материал. Приведите наименование к одному слову, чтобы карточки не множились.
Разберём краски и эмали из вашего справочника
Пришлите 5–10 тыс строк справочника номенклатуры в Excel или CSV, можно обезличенных. В течение дня вернём файл с группами дублей, единым наименованием, классом, уверенностью и статусом. Бесплатно.
Прислать строки на пробу