Как выгрузить номенклатуру из 1С в Excel
Чтобы выгрузить номенклатуру из 1С в Excel, откройте справочник «Номенклатура», выведите список в табличный документ и сохраните его в формате xlsx. Это работает в типовых конфигурациях на платформе 8.3: Бухгалтерии, Управлении торговлей, УНФ. Ниже разберём, какие колонки взять, как выгрузить большой справочник целиком и что проверить в файле, прежде чем отдавать его подрядчику.
Какие колонки нужны в выгрузке
Для разбора справочника хватает пяти колонок. Остальные поля карточки можно не выводить, файл от этого станет только легче.
| Колонка | Зачем нужна | Если пусто |
|---|---|---|
| Код | Связывает строку файла с карточкой в базе. По нему вы найдёте позицию, когда будете объединять дубли. | Без кода строку в базе придётся искать по названию. Код выводите всегда. |
| Наименование | Главное поле. По нему видно, что это за товар и как его записали. | Пустую строку разобрать нельзя. Её стоит проверить в базе отдельно. |
| Артикул | Помогает отличить исполнения: 6205-2RS и 6205-2Z, ВВГнг(А)-LS и ВВГнг(А). | Разбор идёт по наименованию. Это нормально, у многих справочников артикул заполнен через раз. |
| Единица | Показывает, где один товар заведён в штуках, а другой в упаковках или метрах. | Сложнее понять, одна ли это позиция при разной фасовке. |
| Группа | Подсказывает, к какому классу относится строка, и помогает делить справочник на части. | Класс определяется по наименованию, просто с меньшей подсказкой. |
Цены, остатки и контрагенты для поиска дублей не нужны. Если они попадут в выгрузку, их лучше убрать до отправки. Подробнее об этом ниже, в разделе про обезличивание.
Пошагово в 1С 8.3
Общий путь одинаков для конфигураций на управляемом интерфейсе. Названия пунктов меню в вашей версии могут немного отличаться.
- Откройте справочник «Номенклатура». Где он лежит в разделах, зависит от конфигурации, отличия описаны ниже.
- Переключите вид на плоский список. В иерархическом виде 1С показывает только содержимое открытой группы, и в выгрузку попадёт часть справочника. Режим просмотра обычно меняется в меню «Ещё».
- Проверьте отборы. Если в списке стоит отбор, например по виду номенклатуры или по пометке удаления, выгрузится только то, что видно на экране.
- Выведите список. В меню «Ещё» есть команда «Вывести список». В открывшемся окне отметьте колонки, которые нужны, и выберите вывод в табличный документ.
- Сохраните файл. Табличный документ сохраняется через меню «Файл» или главное меню программы, команда «Сохранить как». В типе файла выберите лист Excel в формате xlsx.
Если нужной колонки, например артикула, нет в окне вывода, сначала добавьте её в саму форму списка. Это делается через настройку формы в том же меню «Ещё». После этого колонка появится и в выгрузке.
1С:Бухгалтерия 3.0
Справочник обычно находится в разделе «Справочники», группа «Товары и услуги». Дальше шаги те же.
1С:Управление торговлей 11
Номенклатура лежит в разделе с нормативно-справочной информацией, в зависимости от версии он называется «НСИ и администрирование» или «НСИ». Единица в карточке часто называется «единица хранения», её и выводите.
1С:УНФ
Разделы в УНФ устроены по-своему. Проще всего найти справочник через поиск по интерфейсу или через список «Все функции», если он включён в настройках. Дальше шаги те же.
Если справочник большой
Справочник на десятки тысяч строк обычно выводится в табличный документ целиком, но это может занять заметное время. Если 1С долго думает или выдаёт ошибку нехватки памяти, выгрузите справочник частями.
- По группам. Поставьте отбор по группе верхнего уровня и выгрузите каждую в отдельный файл. Потом файлы можно сложить в один лист Excel или отправить как есть.
- По диапазону кодов. Если группы ведутся неаккуратно, удобнее делить по коду.
- Через отчёт. Специалист 1С может собрать ту же таблицу отчётом на системе компоновки данных. Он справляется с объёмом лучше, чем вывод списка.
Ограничение самого Excel касается числа строк на листе. В формате xlsx лист вмещает 1 048 576 строк, в старом xls только 65 536. Поэтому сохраняйте в xlsx: в старом формате большой справочник обрежется молча.
Что проверить в файле перед отправкой
Откройте файл и пройдите по нему глазами пять минут. Так вы поймаете ошибки, из-за которых разбор придётся повторять.
- Шапка в одной строке. Первая строка содержит названия колонок, данные начинаются со второй. Строки с заголовком отчёта и датой над шапкой удалите.
- Нет объединённых ячеек. Табличный документ 1С иногда объединяет ячейки в шапке или в группах. Снимите объединение, иначе сортировка и фильтр будут работать неверно.
- Нет строк групп и итогов. Если выгрузка шла в иерархии, в файле окажутся строки с названиями групп. Их легко принять за товары.
- Нет пустых наименований. Отфильтруйте колонку по пустым значениям. Такие строки лучше проверить в базе.
- Группа выгружена текстом. В плоском списке поле группы может называться «Родитель». Проверьте, что колонка заполнена названиями групп.
- Число строк сходится. Сравните его с количеством элементов справочника в 1С. Если разница большая, где-то сработал отбор.
Выгружать ли помеченные на удаление
Решите это заранее. Для поиска дублей помеченные карточки полезно оставить: часто это старые записи того же товара, на которые ещё ссылаются документы. Если в выводе доступна колонка пометки удаления, добавьте её. Тогда при разборе будет видно, какая карточка в группе живая.
Папки справочника выгружать не нужно, достаточно названия группы в колонке у каждого товара.
Как обезличить выгрузку
Обезличенная выгрузка нужна, когда файл уходит за пределы компании, а служба безопасности против. Для поиска дублей важно, как записан товар. Кто его поставляет и по какой цене, роли не играет.
| Убрать | Оставить |
|---|---|
| Контрагентов: поставщиков, производителей из договоров, покупателей | Наименование товара как есть, со всеми опечатками |
| Цены, суммы, остатки | Артикул |
| Внутренние коды: заменить на порядковые номера и сохранить таблицу соответствия у себя | Единицу измерения |
| Комментарии с фамилиями сотрудников, названиями объектов и цехов | Группу или папку справочника |
Наименование не правьте даже ради порядка. Опечатки, латиница и сокращения как раз показывают, где прячутся дубли. Если вы исправите их руками до отправки, часть проблемы исчезнет из файла и останется в базе.
Если коды заменены, держите у себя таблицу «старый код и новый номер». По ней вы вернёте результат разбора к карточкам в 1С.
Как передать файл
Если в справочнике есть то, что нельзя показывать, подпишите с подрядчиком соглашение о неразглашении до передачи файла. Мы подписываем NDA до того, как вы что-то пришлёте. Файл можно отправить архивом с паролем, а пароль передать другим каналом.
Предполагаю, что у вас справочник на несколько тысяч строк, и в нём точно есть одна и та же позиция под разными названиями. Так ли? Тогда выгрузка из этой статьи подходит для проверки как есть.
Что дальше с выгрузкой
Для пробы хватит 5–10 тысяч строк. Лучше взять самую запутанную часть справочника: подшипники, крепёж, кабель, арматуру. Там больше всего разных написаний одного товара. Мы вернём тот же Excel со всеми вашими колонками и новыми: группа дублей, представитель группы, нормализованное наименование, класс, уверенность и статус. Спорные позиции окажутся на отдельном листе «Вопросы к вам» с причиной. Как проходит работа по шагам, описано на странице о том, как устроен разбор.
Объединить найденные дубли в базе можно штатной обработкой «Поиск и удаление дублей». Почему в справочниках их так много и откуда они берутся, разобрано на странице про дубли номенклатуры в 1С. Если речь о справочнике МТР целиком, начните со страницы о нормализации справочника материалов.
Готовый файл можно прислать на бесплатную пробу. Результат придёт в течение дня. Обратный путь, то есть загрузку файла в базу, разбирает статья как загрузить номенклатуру, не заведя дублей. Что хранится в карточке, описано в статье про номенклатуру в 1С. Если выгрузка нужна для переноса в новую базу, сначала почистите справочник.
Вопросы про выгрузку номенклатуры
- Можно ли выгрузить сразу весь справочник?
- Да, если 1С справляется с выводом списка. На больших справочниках вывод может зависнуть, тогда выгружайте частями по группам или по диапазону кодов. Для пробы весь справочник не нужен, хватит 5–10 тысяч строк.
- Нужны ли цены и остатки?
- Для поиска дублей нет. Достаточно кода, наименования, артикула, единицы и группы. Цены и остатки лучше убрать, особенно если файл уходит подрядчику.
- Как передать файл безопасно?
- Обезличьте выгрузку: уберите контрагентов и цены, коды замените на номера. Соглашение о неразглашении подпишите до передачи. Сам файл отправьте архивом с паролем, пароль передайте отдельно.
- Подойдёт ли CSV вместо Excel?
- Подойдёт. Сохраните его с разделителем «;» в кодировке UTF-8, иначе кириллица может превратиться в нечитаемые символы. Если сомневаетесь, отправьте xlsx: в нём кодировка не теряется.
Пришлите выгрузку на бесплатную пробу
Пришлите 5–10 тыс строк справочника номенклатуры в Excel или CSV, можно обезличенных. В течение дня вернём файл с группами дублей, единым наименованием, классом, уверенностью и статусом. Бесплатно.
Прислать строки на пробу