Остатки по дублям номенклатуры: как оценить и не потерять при объединении

Когда одна деталь заведена в справочнике несколькими карточками, её остаток делится между ними. Отчёт по любой из карточек показывает только часть того, что лежит на складе. Масштаб проблемы можно оценить по выгрузке остатков: сопоставить её с группами дублей и посчитать, сколько групп держат остаток на двух и более карточках. Перед объединением карточек проверяют единицы измерения, счета учёта и открытые документы. После объединения сверяют остаток основной карточки с суммой остатков по группе.

Как дубли размазывают остаток

Возьмём подшипник 6205-2RS. Год назад его завели как «Подшипник 6205-2RS». Потом кладовщик принял партию по счёту поставщика и создал карточку «Подш. 6205 2RS». Ещё позже снабженец завёл «Подшипник 180205», старое обозначение того же изделия. На полке лежит одна коробка подшипников. В учёте три карточки, и у каждой свой остаток.

Каждый, кто смотрит в учёт, видит одну карточку. Снабженец ищет по артикулу и находит остаток 4 штуки. Механик ищет по старому обозначению и находит 0. Заявка на закупку уходит, хотя на складе подшипников хватает. Почему штатный поиск дублей не соберёт эти три карточки в одну группу, разобрано в статье про дубли номенклатуры в 1С.

Остаток в таком справочнике остаётся верным в сумме. Неверен он на каждой отдельной карточке, а люди работают именно с карточками.

Три сценария: закупили лишнее, не нашли на складе, списали не то

Закупили лишнее

Потребность считают по одной карточке, остаток на её дублях в расчёт не попадает. Позицию заказывают повторно. На складе копится запас, который числится разными карточками и не виден как общий.

Не нашли на складе

Кладовщик ищет в учёте по наименованию из заявки. Карточка из заявки пустая, остаток лежит на дубле. Кладовщик отвечает «нет в наличии», хотя товар на полке. Работа ждёт закупки.

Списали не то

Обратная ситуация возникает после неудачной чистки. Две разные позиции, например 6205-2RS и 6205-2Z, однажды объединили в одну карточку. Остатки сложились. Склад выдаёт по этой карточке подшипник с металлическими шайбами туда, где нужны резиновые уплотнения. При инвентаризации по карточке всё сходится, ошибка проявляется только в работе.

Как прикинуть масштаб по выгрузке остатков

Для оценки нужны два файла. Первый: справочник с группами дублей, где у каждой карточки стоит номер группы. Второй: ведомость остатков на дату в Excel с кодом карточки, единицей, количеством и суммой по учётной цене. В вашей версии 1С отчёт с остатками может называться по-разному, важно, чтобы в нём был код карточки.

1. Подтяните номер группы дублей к ведомости остатков по коду карточки.
2. Сделайте сводную таблицу по группам: сколько карточек в группе имеют ненулевой остаток.
3. Отберите группы, где остаток лежит на двух и более карточках. Это и есть размазанный остаток.
4. Для этих групп посчитайте сумму остатка на карточках, которые не станут основными. Столько запаса сейчас не видно тому, кто смотрит основную карточку.
5. Если есть выгрузка закупок за год, отметьте позиции, которые закупали при ненулевом остатке на дубле.

Ведомость берите по всем складам и организациям сразу. Дубли часто возникают именно так: на одном складе позицию завели одной карточкой, на другом другой. Если смотреть склады по отдельности, такая группа покажет остаток только на одной карточке и в отбор не попадёт. Карточки группы с нулевым остатком тоже оставьте в таблице. По ним могут идти заявки и заказы, и это второй след дублей.

Получится список групп, отсортированный по сумме «невидимого» остатка. С него удобно начинать чистку: сначала разбирают группы, где запаса больше всего.

Самое трудное в этой схеме первый файл. Группы дублей среди разных написаний штатный поиск 1С не соберёт, и вручную их ищут неделями. Предполагаю, что у вас нет готового списка групп дублей с кодами карточек. Так ли это? Его можно получить на бесплатной пробе: пришлите 5–10 тысяч строк справочника, и мы вернём тот же файл с колонками «Группа дублей» и «Представитель группы». Дальше сводную по остаткам вы строите сами за час.

Что проверить до объединения

Объединение карточек в 1С переносит ссылки дублей на основную карточку. Вернуть всё как было без копии базы не получится. Поэтому проверки делают заранее, по каждой группе с остатками.

• Копия базы. Сделайте её непосредственно перед объединением.
• Ведомость остатков на дату. Сохраните её в Excel. После объединения по ней сверяют результат.
• Единица измерения. Если одну карточку вели в штуках, а другую в упаковках, количество не пересчитается само. Сначала приведите единицы, порядок описан в статье о единицах и упаковках в карточке.
• Ошибочные пары. Просмотрите группы глазами на разные позиции с похожим обозначением. Если 6205-2Z попал в группу 6205-2RS, его остаток переедет на чужую карточку.
• Счета учёта и виды номенклатуры. Если у дублей они разные, суммы после объединения могут уйти на другой счёт. Выясните это с бухгалтерией заранее.
• Серии и характеристики. Если по одной карточке ведётся учёт по сериям, а по другой нет, проверьте на копии, что станет с остатком дубля.
• Открытые документы. Заказы, заявки, незакрытые перемещения по дублям. После объединения в них окажется основная карточка.
• Закрытый период. Если по дублю есть движения в закрытом периоде, замена ссылок может не пройти. Договоритесь с бухгалтерией, как поступить.

Что происходит с остатками при объединении

Штатная обработка «Поиск и удаление дублей» заменяет ссылки на дубли во всех документах и регистрах на основную карточку. Движения дублей начинают числиться за ней, поэтому остатки группы складываются. Количество при этом не пересчитывается между единицами. Шаги обработки и выбор основной карточки разобраны в статье о штатном объединении карточек.

Дальше начинаются особенности конкретной базы: партионный учёт, серии, характеристики, разные счета учёта, закрытые периоды, доработки конфигурации. Как они поведут себя у вас, заранее сказать нельзя. Проверьте на копии базы на одной-двух группах с остатками и посмотрите отчёты до и после. Только после этого запускайте объединение на всём списке.

Инвентаризация как повод почистить

Инвентаризация сводит учёт с полкой, поэтому дубли в ней видны лучше всего. Типичный след дублей выглядит так: излишек на одной карточке и недостача на другой карточке той же позиции, примерно на одно количество. Это пересортица, которая возникла из-за того, что приход и расход оформляли на разные карточки.

Порядок работ зависит от ваших правил проведения инвентаризации. Два рабочих варианта:

• Объединить до. Опись короче, каждую позицию считают один раз по одной карточке. Подходит, если группы дублей проверены и единицы приведены.
• Объединить после. Пары «излишек и недостача» внутри группы дублей подтверждают, что карточки описывают одну вещь. Это полезная проверка спорных групп.

Объединять посреди инвентаризации не стоит: опись сформирована по старым карточкам, и часть строк в ней потеряет смысл.

Проверка после

Сверку делают в тот же день, пока копия базы свежая.

Если объединение входит в переход на новую версию 1С, группы дублей лучше собрать до переноса данных. Тогда остатки переезжают уже на одну карточку. Порядок работ описан в статье о чистке справочника перед переходом.

Вопросы про остатки и дубли

Как найти остаток, лежащий на дубле?

Нужен список групп дублей с кодами карточек. Подтяните к нему ведомость остатков по коду и отберите группы, где остаток есть у двух и более карточек. Штатный поиск 1С соберёт только дубли с одинаковым написанием, разные написания придётся искать отдельно.

Можно ли объединять карточки с остатками?

Можно, обработка переносит движения на основную карточку. Перед этим проверьте единицы измерения, счета учёта и учёт по сериям у карточек группы. Делайте объединение на свежей копии базы и сверяйте остатки сразу после.

Объединять до или после инвентаризации?

Работают оба варианта. До инвентаризации опись получается короче. После неё пары «излишек и недостача» помогают подтвердить спорные группы. Посреди инвентаризации объединять не стоит.

Что делать с разными единицами?

Сначала привести карточки группы к одной единице или пересчитать остаток дубля в единицы основной карточки. Объединение само количество не пересчитывает, и остаток после него окажется неверным.