Загрузка номенклатуры в 1С из Excel: как не завести дубли

Номенклатуру из Excel загружают в 1С встроенной командой загрузки из файла или отдельной обработкой. Сама загрузка занимает минуты. Дубли при этом появляются из-за содержимого файла. Загрузчик ищет в базе карточку с точно таким же кодом, артикулом или наименованием. Если в базе записан «Подшипник 6205-2RS», а в файле «Подш. 6205 2RS», загрузчик заведёт вторую карточку. Поэтому основная работа идёт до загрузки: подготовить файл и сверить его с текущим справочником.

Чем загружают номенклатуру из Excel

В типовых конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем, например Бухгалтерии 3.0, УТ 11, КА 2 и ERP, в списке номенклатуры обычно есть команда загрузки из файла. В УНФ есть своя похожая команда. Вы вставляете таблицу из Excel или открываете файл, указываете, какая колонка чему соответствует, и до записи видите, какие строки загрузчик нашёл в базе, а какие создаст заново. В вашей конфигурации и версии названия команд могут отличаться.

Для старых баз 1С-специалисты берут универсальную обработку загрузки из табличного документа с диска ИТС. Есть и обработки сторонних разработчиков. Принцип у всех одинаковый: найти карточку по ключу, а если не нашлась, создать новую.

Как 1С решает, что позиция новая

Перед загрузкой вы выбираете колонку-ключ. По ней загрузчик ищет существующую карточку. Дальше обычно три исхода:

• нашлась одна карточка: загрузчик обновит её реквизиты, если вы это разрешили;
• не нашлось ни одной: загрузчик создаст новую карточку;
• нашлось несколько: загрузчик попросит выбрать вручную или пропустит строку.

Сравнение идёт по точному значению. Лишний пробел, латинская «C» вместо русской «С», сокращение «Подш.» вместо «Подшипник» дают новую карточку. Как именно ведёт себя ваш загрузчик при нескольких совпадениях, проверьте на пробной порции из 10–20 строк.

Какой ключ выбрать

• Код. Внутренний номер карточки в 1С. Он надёжен, если файл выгружен из этой же базы. Коды из другой системы или от поставщика могут совпасть с кодами чужих карточек, и загрузчик перезапишет не ту позицию.
• Артикул. Хороший ключ, если в базе он заполнен у всех карточек и записан одинаково. Пустой артикул в базе значит, что совпадения не будет.
• Наименование. Самый частый выбор и самый ненадёжный. Одна и та же позиция почти всегда где-то записана по-другому.

Что подготовить в файле

Удобная раскладка: Код, Наименование, Артикул, Единица, Группа. Код заполняйте только у строк, для которых уже нашли карточку в базе.

• Одна строка на одну позицию. Уберите итоги, пустые строки, объединённые ячейки и заголовки разделов внутри таблицы.
• Единица в написании справочника. Если в 1С единица называется «шт», строка со «шт.» или «штука» может не сопоставиться с ней.
• Группа из существующих. Новое название группы с опечаткой заведёт новую папку в справочнике.
• Артикулы и коды текстом. Excel убирает ведущие нули и превращает некоторые обозначения вида «1-2» в даты. Задайте колонкам текстовый формат до вставки данных.
• Значения без формул. Скопируйте таблицу и вставьте как значения.
• Дубли внутри самого файла. Две строки одной позиции в файле дадут две новые карточки.

Где рождаются дубли при загрузке

Большинство дублей появляется в нескольких типовых местах.

• Другое написание. Латиница вместо кириллицы, сокращения, другой порядок слов: «Болт М12х40 кл. пр. 8.8» и «Болт 8.8 М12х40».
• Другое обозначение того же товара. Подшипник 180205 по ГОСТ и 6205-2RS по международной системе описывают один подшипник. По артикулу и по наименованию они не совпадут.
• Фасовка. Одна краска в банке и в ведре. Будет это одна позиция или две, решает правило вашего предприятия, и его стоит решить до загрузки.
• Прайс поставщика. Строки поставщика записаны его словами. Если загрузить прайс прямо в номенклатуру, каждая строка без точного совпадения станет новой карточкой.
• Повторный запуск. Файл загрузили, потом поправили наименования и загрузили снова по наименованию. Исправленные строки уже не совпадут с карточками первой загрузки.

Сверка с текущим справочником до загрузки

Выгрузите текущий справочник номенклатуры в Excel. Как это сделать и что оставить в выгрузке, описано в статье о выгрузке справочника из 1С. Затем пройдите файл построчно и разложите строки на три группы.

1. Есть в базе. Строке соответствует существующая карточка. Впишите её код в файл. При загрузке по коду строка обновит карточку и не заведёт новую.
2. Нет в базе. Новая позиция. Она загрузится новой карточкой, это и нужно.
3. Спорное. Строка похожа на карточку из базы, но расходится в характеристике. В файле 6205-2RS, в базе 6205-2Z. В файле задвижка Ру16, в базе такая же Ру25. Такие строки решает человек, который знает склад и закупки.

ВПР и поиск по точному совпадению закроют первую группу частично: они найдут только строки, записанные буква в букву. Остальное придётся сверять глазами. На файле из нескольких тысяч строк это та же работа, что и сопоставление номенклатуры поставщика со своей. Если файл пришёл от поставщика и в 1С его пока загружать не нужно, подойдёт сверка прайса с каталогом в Excel.

Предполагаю, что у вас файл на несколько тысяч строк, а в справочнике одна и та же позиция уже записана двумя-тремя способами. Так ли? Тогда сверку можно отдать нам. Вы присылаете файл и выгрузку справочника. Мы проверяем каждую строку по смыслу и ключевым характеристикам и возвращаем тот же Excel с колонками «Группа дублей», «Представитель группы», «Уверенность» и «Статус». Спорные строки попадают на лист «Вопросы к вам» с причиной. Загружаете в 1С вы сами или ваш 1С-специалист: мы готовим файл и в базу не заходим.

Цифры на тестовом справочнике МТР приведены на странице о нормализации справочника, на ваших данных доли будут другими.

Загрузка частями и проверка после

Перед загрузкой сделайте копию базы. Отменить загрузку одной кнопкой обычно нельзя, а созданные карточки потом приходится объединять.

1. Загрузите пробную порцию на 10–20 строк из разных групп. Включите в неё строки «есть в базе» и строки «нет в базе».
2. Откройте каждую карточку из порции. Проверьте наименование, единицу, группу и то, что строки «есть в базе» обновили старые карточки.
3. Загружайте остальное по группам товаров: сначала подшипники, потом крепёж и так далее. Ошибку в одной группе проще найти и поправить.
4. После каждой порции сверяйте числа.

Если дубли уже попали в базу

Карточки-двойники объединяют штатной обработкой «Поиск и удаление дублей». Она переносит ссылки в документах на основную карточку. Порядок действий и выбор основной карточки разобраны в статье о том, как объединить карточки, записанные по-разному. Если обработка нашла не всё, причины описаны в разборе почему штатный поиск пропускает дубли. Когда двойников сотни, начните с обзорной страницы о дублях в справочнике 1С.

Проверить, сколько двойников между вашим файлом и справочником, можно на бесплатной пробе на 5–10 тыс строк. Если загрузка нужна при смене системы, чистите справочник до переноса.

Вопросы про загрузку из Excel

Можно ли загружать номенклатуру без артикула?

Можно. Тогда ключом станет код или наименование. Код подходит, если вы заранее нашли карточки и вписали их коды в файл. Ключ по наименованию без сверки чаще всего и даёт дубли.

Что делать, если файл загрузился дважды?

Если есть копия базы до загрузки и после неё никто не работал, проще восстановить копию. Если документы уже проведены, найдите повторные карточки поиском дублей по правилу «совпадает» и объедините их с первыми.

Как загрузить прайс поставщика и не завести дубли?

Сначала сопоставьте строки прайса со своей номенклатурой. В УТ 11, КА и ERP есть справочник номенклатуры поставщиков, где строку поставщика связывают со своей карточкой. Новыми карточками заводите только то, чего у вас действительно нет.

Нужна ли отдельная обработка для загрузки?

Для большинства современных конфигураций хватает встроенной загрузки из файла. Отдельная обработка нужна для старых баз или нестандартных реквизитов. Дубли от выбора обработки почти не зависят: их даёт файл без сверки.