Сопоставление номенклатуры: по артикулу, по названию или по смыслу

Номенклатуру сопоставляют тремя способами: по артикулу, по сходству написания названий и по смыслу с ключевыми характеристиками. Каждый ловит свои пары и по-своему ошибается. Ниже разбираем, где какой способ промахивается, на примерах из справочника МТР, и как проверить любой из них на своих строках.

Что значит «сопоставить»

Сопоставление решает один вопрос: обозначают ли две строки одну позицию. Строки могут лежать в двух таблицах, например в прайсе поставщика и в вашем справочнике. Тогда на выходе получается ссылка с чужой строки на вашу карточку. Если строки в одной таблице, на выходе получаются группы дублей. Способы для обоих случаев одни и те же.

Сопоставление по артикулу

Это самый строгий способ. Две строки связываются, если у них одинаковый артикул или код. Когда артикул заполнен аккуратно и у обеих сторон по одной системе, ошибочных связей почти не бывает.

Ломается он в трёх местах.

• Артикул не заполнен. В справочниках МТР это частая ситуация: позицию завели по наименованию из счёта, а поле артикула осталось пустым.
• У поставщика своя кодировка. Его код ничего не говорит вашей базе, и пара не находится.
• Один артикул на разные исполнения. Если в поле записан только типоразмер, например 6205, то под ним окажутся и открытый подшипник, и 6205-2RS, и 6205-2Z.

Первые две ситуации дают пропуски. Третья даёт ошибочные склейки, и её труднее заметить.

Нечёткое сравнение по буквам

Этот способ считает, насколько похоже написаны две строки, и связывает те, что похожи больше заданного порога. Он прощает опечатки, лишние пробелы, перестановку слов. Так работает правило «похоже» в 1С и большинство формул нечёткого поиска в Excel.

Похожесть по буквам и одинаковость товара часто расходятся. Разница между 6205-2RS и 6205-2Z занимает два символа. По буквам это почти одна строка, а подшипники разные: с резиновыми уплотнениями и с металлическими шайбами. «Кабель ВВГнг(А)-LS 3х2,5» и «Кабель ВВГнг(А) 3х2,5» отличаются окончанием, и окончание как раз меняет требования к дыму при горении. Задвижки Ду100 Ру16 и Ду100 Ру25 различаются двумя цифрами давления.

Обратный случай: «Подш. 180205» и «Подшипник шариковый радиальный 6205-2RS». Это один подшипник в старом и международном обозначении, но общих символов у строк мало. Нечёткий поиск такую пару не свяжет.

Порог сравнения двигает ошибку из одной корзины в другую. Строже порог, меньше ложных склеек и больше пропусков. Мягче, наоборот. Подробно о том, как это проявляется в штатной обработке, написано в разборе почему поиск дублей в 1С пропускает пары.

Проверка по смыслу и характеристикам

Третий способ читает строку так, как её прочёл бы специалист по НСИ. Сначала он выделяет тип изделия, затем характеристики, которые для этого типа определяют позицию. У подшипника это типоразмер и исполнение уплотнения, у задвижки условный проход и давление, у болта размер и класс прочности, у кабеля марка, исполнение и сечение.

Дальше сравниваются характеристики. 180205 и 6205-2RS сходятся, потому что обозначают один типоразмер с двумя уплотнениями. 6205-2RS и 6205-2Z расходятся по исполнению. Ру16 и Ру25 расходятся по давлению. Таблица соответствий старых и новых обозначений здесь применяется как правило ко всем строкам сразу. Про сами обозначения есть отдельная статья о маркировке подшипников в справочнике.

У этого способа тоже есть граница. Если характеристики в строке нет, вывести её неоткуда. «Подшипник 6205» без исполнения может означать открытый подшипник, а может быть небрежной записью закрытого. Сюда же относятся вопросы методики: считать ли болт по ГОСТ и по DIN одной позицией, решает заказчик. Такие строки помечают с причиной и отдают человеку. Ошибки бывают и здесь, поэтому результат проверяют так же, как любой другой.

Три способа в одной таблице

Пары, на которых видна разница

Как проверить любой способ на своих данных

1. Возьмите контрольный кусок. Около 200 строк из разных групп, где есть и простые, и трудные позиции.
2. Разметьте его вручную. Для каждой строки запишите правильный ответ: с какой карточкой она совпадает или что пары нет.
3. Прогоните способ и сравните. Считайте отдельно ошибочные склейки и ненайденные пары. Одна общая цифра прячет самое опасное.
4. Посмотрите на спорные. Если способ откладывает строки, проверьте, понятна ли причина и сколько таких строк досталось человеку.

Что получилось на тестовом справочнике

Мы проверяли способ по смыслу на тестовом справочнике МТР: 449 реальных товаров, записанных 2 889 строками с опечатками и латиницей. Подшипники, крепёж, кабель, арматура, электрика, ЛКМ.

• 2 889 строк сведены в 458 позиций.
• 2 631 строка (91%) решена автоматически, на них 9 ошибочных склеек, точность 99,7%.
• 258 строк по 38 позициям ушли на лист «Вопросы к вам» с причиной.
• Весь справочник обработан за 3,3 минуты.

Справочник тестовый, на ваших данных цифры будут другими. Сравнительных замеров по артикулу и нечёткому поиску на этом наборе у нас нет. Как устроена проверка по шагам, описано на странице о порядке работы. Если нужно связать прайс поставщика с базой, смотрите сопоставление номенклатуры поставщика. Самый быстрый способ сравнить всё на своих строках это прислать 5–10 тысяч строк на бесплатную проверку.

Вопросы про способы сопоставления

Можно ли сопоставлять только по артикулу?

Можно, если артикул заполнен у всех строк и в одной системе. В справочниках МТР так бывает редко. Строки без артикула выпадут, а общий артикул на разные исполнения склеит их в одну позицию.

Чем нечёткий поиск отличается от проверки по смыслу?

Нечёткий поиск сравнивает буквы и не знает, какие из них важны. Проверка по смыслу выделяет характеристики и сравнивает их. Поэтому 6205-2RS и 6205-2Z для неё разные товары, а 180205 и 6205-2RS один.

Как понять, что склейка ошибочна?

Откройте группу и сравните ключевые характеристики: исполнение, давление, класс прочности, марку кабеля. Если хоть одна расходится, строки описывают разные позиции.

Что делать с позициями без артикула?

Сопоставлять по наименованию с разбором характеристик. Если в наименовании не хватает данных, позицию лучше вынести в вопросы к тому, кто ведёт справочник.