Номенклатура контрагента в 1С: что это и чем она не заменяет нормализацию

Номенклатура контрагента в 1С хранит товары так, как их называет поставщик или покупатель, и связывает каждую такую строку с карточкой вашего справочника. Когда приходит документ от поставщика, 1С находит в этом справочнике его наименование или артикул и подставляет вашу карточку. Справочник работает как таблица привязок. Он не следит, чтобы в вашем каталоге не было дублей, и сам ничего не сопоставляет: каждую привязку однажды поставил человек или обработка. Если в каталоге одна позиция заведена тремя карточками, привязки поставщиков разойдутся по всем трём.

Что это за справочник

Справочник номенклатуры контрагентов подчинён контрагенту. У каждого поставщика свой список: как он называет товар, какой у товара код или артикул в его системе, в какой единице он отгружает. В типовых конфигурациях 1С такой справочник встречается под разными названиями, например «Номенклатура контрагентов» или «Номенклатура поставщиков». Набор полей, место в меню и связь с электронным документооборотом зависят от конфигурации и версии, в вашей базе могут отличаться.

Обычно в одной записи есть такие данные:

• владелец записи, то есть контрагент;
• наименование товара у контрагента;
• артикул или код товара у контрагента;
• единица измерения у контрагента;
• ссылка на вашу карточку номенклатуры, иногда вместе с характеристикой или упаковкой.

Записи бывают и у покупателей. Крупный покупатель присылает заказ со своими наименованиями и кодами, и их тоже можно связать с вашими карточками. Для справочника МТР важнее сторона поставщиков: именно через неё в каталог приходят новые написания.

Код поставщика хранится здесь, и в этом смысл справочника. В карточке вашей позиции ему места нет: у второго поставщика свой код, и в одно поле они не поместятся. Подробнее о том, чей артикул держать в карточке, а чей выносить, написано в статье про поле «Артикул» в 1С.

Как позиция поставщика привязывается к вашей

Привязка появляется один раз. Обычно это происходит при первой загрузке документа поставщика: электронной накладной, файла счёта, строки прайса. Строка поставщика не находит пары, и 1С просит пользователя выбрать свою карточку. Пользователь выбирает, 1С записывает пару в справочник. Следующий документ с той же строкой сопоставится сам.

Привязки можно ставить и заранее, без документа: загрузить готовые пары из файла или заполнить записи вручную. Так делают перед первой поставкой от нового поставщика, когда его каталог уже сопоставлен с вашим.

Отсюда два следствия.

• Качество привязки равно качеству первого выбора. Если в первый раз выбрали не ту карточку, все следующие поставки пойдут на неё без вопросов.
• Привязка держится на совпадении строки поставщика. Если поставщик поменял в своей системе название, код или единицу, 1С увидит новую строку и снова спросит.

Как сопоставлять номенклатуру поставщика на объёме, когда строк тысячи и каждую выбирать глазами долго, разобрано на странице о сопоставлении номенклатуры поставщика. Здесь речь о самом справочнике, где хранится результат.

Что делать, если привязку завели вручную и по-разному

За несколько лет привязки ставят разные люди: бухгалтер при вводе накладной, снабженец при загрузке прайса, кладовщик при приёмке. Каждый выбирает ту карточку, которую нашёл первой. Чтобы увидеть, что накопилось, выгрузите справочник в Excel с четырьмя колонками: контрагент, артикул у контрагента, наименование у контрагента, ваша карточка с кодом.

Отсортируйте по вашей карточке, затем по артикулу контрагента, и проверьте четыре случая.

1. Одна строка поставщика ведёт на несколько ваших карточек. Такое бывает, если поставщик заведён двумя контрагентами или если запись дублировали вручную. Одна из привязок лишняя или ошибочная.
2. Похожие строки поставщика ведут на разные ваши карточки. «Подшипник 6205-2RS» у одного поставщика привязан к одной карточке, «Подшипник 6205 2RS» у другого к другой. Скорее всего, в вашем каталоге эти карточки дубли.
3. Привязка ведёт на карточку, помеченную на удаление. Новые документы будут подставлять удалённую позицию.
4. Похожие строки ведут на одну карточку, хотя товары разные. 6205-2RS и 6205-2Z от двух поставщиков привязаны к одной вашей позиции. Это ошибка первого выбора, и её стоит исправить раньше остальных.

Найденное исправляйте в таком порядке. Сначала ошибочные привязки, где разные товары ведут на одну карточку: по ним уже идут неверные приходы. Затем привязки на помеченные карточки. Случаи из второго пункта оставьте до чистки каталога: если карточки окажутся дублями, после их объединения привязки сойдутся сами. Каждое исправление записывайте в таблицу с датой и причиной. Она понадобится, если по старым документам возникнут вопросы.

Договоритесь, кто правит привязки дальше. Если исправлять может любой пользователь, через год картина повторится. Удобно, когда новую привязку ставит тот, кто принимает документ, а раз в месяц ответственный за справочник просматривает новые записи по списку выше.

Где привязки ломаются: смена артикула, новая фасовка

Справочник привязок хорошо работает, пока поставщик не меняется. В жизни поставщики меняют коды, тару и состав линейки.

Третья строка таблицы связана с дублями контрагентов. Как найти и объединить их по ИНН, разобрано в статье о дублях контрагентов и номенклатуры. После объединения контрагентов их списки привязок окажутся у одного владельца, и дубли привязок станут видны в одной выгрузке.

Чем это отличается от дублей внутри каталога

Номенклатура контрагента связывает два справочника: чужой и ваш. Дубли номенклатуры живут внутри вашего справочника, когда одна позиция заведена несколькими карточками. Это две разные задачи, и одна не решает другую.

Справочник привязок не объединяет ваши карточки. Он аккуратно хранит то, что ему сказали. Если в каталоге три карточки одного подшипника, справочник привязок честно запомнит, что первый поставщик возит его на первую, второй на вторую, а третий на третью. Чем больше поставщиков, тем глубже такие дубли закрепляются в учёте.

Порядок поэтому такой: сначала чистят каталог, потом сверяют привязки. Предполагаю, что у вас привязки накопились за годы и часть из них ведёт на дубли. Так ли это? Тогда проверку каталога лучше сделать до разбора привязок, иначе исправлять их придётся дважды. Пришлите 5–10 тысяч строк справочника на бесплатную пробу, и мы вернём тот же Excel с колонками «Группа дублей» и «Представитель группы» по каждой строке.

Что проверить в привязках перед сопоставлением прайса

Перед тем как загружать большой прайс нового или старого поставщика, пройдите короткий список. Он экономит часы ручного выбора и предотвращает ошибки, которые потом закрепятся.

• Каталог без явных дублей. Иначе новые строки прайса разойдутся по карточкам одной позиции.
• Один контрагент на поставщика. Проверьте по ИНН, что поставщик не заведён дважды.
• Привязки на помеченные карточки. Перенесите их на действующие карточки.
• Контрольные пары. Найдите в привязках позиции с похожими обозначениями, например 6205-2RS и 6205-2Z или задвижки Ру16 и Ру25, и убедитесь, что они ведут на разные карточки.
• Единицы. Сравните единицу поставщика с единицей вашей карточки. Где они различаются, проверьте коэффициент.

Если прайс большой и 1С при загрузке спрашивает про каждую вторую строку, сопоставление удобнее сделать заранее в Excel и загрузить готовые пары. Как сверить прайс с каталогом вне учётной системы, описано в статье о сверке прайса в Excel.

Вопросы про номенклатуру контрагента

Нужна ли привязка, если есть артикул?

Если поставщик пишет в документах то же обозначение производителя, что лежит в поле «Артикул» вашей карточки, сопоставление по артикулу сработает и без отдельной записи. У большинства поставщиков МТР свои коды, и тогда без справочника привязок не обойтись.

Может ли у одной позиции быть несколько привязок?

Да, и это нормально: каждый поставщик называет позицию по-своему, и у каждого своя запись. Тревожный признак обратный: одна строка одного поставщика ведёт на несколько ваших карточек.

Что с привязками при объединении дублей?

Штатная обработка поиска и удаления дублей заменяет ссылки на дубль во всех объектах, где они встречаются. Привязки, которые вели на дубль, начинают вести на основную карточку. Как это сработает в вашей конфигурации, проверьте на копии базы на одной группе.

Чем отличается от справочника контрагентов?

Справочник контрагентов хранит самих поставщиков и покупателей: наименование, ИНН, договоры. Номенклатура контрагентов хранит их товары и связь этих товаров с вашими карточками. Каждая её запись принадлежит какому-то контрагенту.