Сопоставление номенклатуры при загрузке из ЭДО: как исправить

При загрузке входящего документа из электронного документооборота 1С сопоставляет каждую строку поставщика с карточкой вашего справочника. Если пара найдена неверно, документ встаёт на чужую позицию, а остатки и закупки уходят не туда. Исправлять нужно в два места: привязку, чтобы следующие документы шли правильно, и уже загруженный документ, если он на неверной карточке. Названия разделов и кнопок зависят от конфигурации и версии, в вашей базе они могут отличаться, поэтому ниже порядок действий, а не пункты меню.

Как документ из ЭДО находит вашу позицию

Электронный документ приходит со строками в том виде, как их записал поставщик: наименование, артикул или код, единица измерения, количество, цена. 1С не знает, какой вашей карточке соответствует «Подшипник 6205-2RS закр.». Она ищет пару в справочнике привязок, который чаще всего называется «Номенклатура контрагентов».

Дальше возможны три исхода.

1. Пара найдена. Строка встаёт на привязанную карточку без вопросов.
2. Пары нет. Пользователь выбирает карточку сам или создаёт новую. Выбор записывается как новая привязка.
3. Предложен вариант. Программа может подсказать похожую карточку по артикулу или названию. Как далеко простирается подсказка и насколько она точна, зависит от версии конфигурации.

Что именно сравнивается при поиске пары, зависит от конфигурации. Чаще всего это код или артикул поставщика, реже наименование. Поэтому пустой артикул в документе или одинаковый артикул у разных вещей напрямую повышает риск ошибки. Проверьте на нескольких загруженных документах, какое поле у вас решает.

Главное правило: привязка запоминается, и следующий документ с той же строкой пройдёт сам. Об устройстве этого справочника подробнее в статье про номенклатуру контрагента.

Почему сопоставление бывает неверным

Причины повторяются от предприятия к предприятию.

• Первый выбор сделали наспех. Человек принимал поставку, выбрал первую подходящую карточку, а похожая, но другая, осталась незамеченной.
• Совпало название, не совпала суть. «Болт М12х40» с классом прочности 5.8 и 8.8 это разные позиции, а в названии поставщика класс может отсутствовать.
• Единицы и фасовка разные. Поставщик отгружает коробками по 50 штук, у вас учёт в штуках. Строка привязалась верно, а количество получилось неверным.
• В вашем каталоге дубли. Привязки разных поставщиков разошлись по нескольким карточкам одной вещи.
• Поставщик сменил данные. Новый артикул, новое название, другая упаковка. Для 1С это новая строка без пары.

Отдельный случай составляют наборы и комплекты. Поставщик может продавать «Комплект уплотнений» одной строкой, а у вас те же детали учитываются поштучно. Программа свяжет такую строку с одной карточкой, и разбивать её придётся вручную или другим документом. Такие позиции лучше заранее отметить и не оставлять на автоматическое сопоставление.

Как найти ошибочные привязки

Ошибочное сопоставление не сообщает о себе. Заметить его можно по косвенным признакам: склад жалуется на несходящийся остаток, цена в документе заметно отличается от цены той карточки, которая стоит в строке, количество не совпадает с физической приёмкой.

Системный поиск проще. Выгрузите справочник привязок нужного поставщика в Excel: наименование и артикул поставщика, ваша карточка, единица измерения. Затем проверьте по списку.

1. Одна строка поставщика ведёт на несколько ваших карточек.
2. Строки, которые различаются размером или исполнением, ведут на одну карточку.
3. Название у поставщика и название вашей карточки не совпадают по смыслу.
4. Привязка ведёт на карточку с пометкой удаления.

Начинайте с позиций, по которым чаще всего идут поставки. Ошибка в такой строке повторяется в каждом документе.

Исправление для следующих документов

Чтобы следующая поставка легла правильно, исправляют запись привязки: меняют ссылку на нужную карточку или удаляют неверную запись, чтобы 1С спросила заново. Как это делается в справочнике, описано в статье про изменение сопоставления в 1С.

Если вы хотите сначала посмотреть на результат, сделайте так. Удалите или исправьте привязку на копии базы, загрузите тестовый документ и проверьте, что строка легла на нужную карточку. Затем повторите на рабочей базе.

Прежде чем менять, проверьте у этого же поставщика похожие строки. Ошибка обычно системная: если неверно привязан один размер, соседние размеры скорее всего тоже.

Исправление в уже загруженном

Привязка в справочнике не меняет то, что уже записано в проведённом документе. Документ хранит ссылку на карточку, выбранную при загрузке. Если поступление ушло на неверную позицию, в этом документе нужно заменить карточку в строке и провести документ заново. Если период закрыт или по документу уже есть движения, порядок определяет ваш учёт, обычно его согласуют с бухгалтером.

Удобно вести небольшую таблицу исправлений: документ, поставщик, было, стало, кто исправил и когда. Она пригодится бухгалтеру и снабжению, если по старым поставкам придут вопросы, и покажет, какие поставщики ошибаются чаще остальных.

Проверьте, что уже сделано на основании ошибочного поступления: списания, перемещения, реализации. Остаток по неверной карточке мог уйти в расход. Если он ушёл, правка одного документа потянет за собой цепочку. Поэтому такие ошибки полезно ловить в день загрузки.

Сам по себе перенос строки между карточками не создаёт дублей, но может оставить пустую карточку с нулевым остатком, которую позже придётся убирать.

Новая позиция или существующая: как не завести дубль

Когда строка поставщика не нашла пары, возникает соблазн нажать «создать». Это самый частый источник новых дублей. Перед созданием проверьте, нет ли уже такой вещи в справочнике, пусть и под другим названием.

1. Найдите по артикулу производителя и по артикулу поставщика. Как вести это поле, написано в статье про артикул в 1С.
2. Найдите по числам в названии: размер, марка, номинал.
3. Сравните единицу измерения и фасовку.
4. Если не уверены, не создавайте карточку. Отложите строку и спросите того, кто знает товар.

Если дубли уже накопились, привязки разных поставщиков будут разбегаться по ним снова и снова. Тогда сначала разберите справочник, как описано на странице о дублях номенклатуры, и лишь затем проверьте привязки.

Что проверять раз в месяц

Чтобы ошибки не копились, достаточно короткой регулярной проверки.

• Просмотреть привязки, созданные за месяц, и выделить те, где название у поставщика и у вас заметно различаются.
• Посмотреть карточки, созданные из ЭДО за месяц, на предмет дублей.
• Сверить единицы измерения в новых привязках.
• Проверить позиции с самым большим оборотом.

Если привязок накопились тысячи и глазами их не проверить, пришлите выгрузку каталога и справочника привязок на бесплатную пробу. Мы проверим каждую строку по смыслу и характеристикам и вернём список спорных пар с причиной.

Вопросы про сопоставление из ЭДО

Можно ли отключить автоматическое сопоставление?

В некоторых конфигурациях есть настройки, которые влияют на то, как программа подбирает пары, но набор настроек зависит от версии. Универсального способа мы не знаем. Спросите обслуживающего программиста или посмотрите настройки обмена в вашей базе. Для контроля достаточно требовать ручной проверки строк, которые не нашли пары, и просматривать новые привязки раз в месяц.

Что делать, если поставщик сменил артикул?

Для 1С это новая строка, она не найдёт пары. Найдите вашу существующую карточку и привяжите к ней новую строку. Новую карточку заводить не нужно. Старую привязку можно оставить, если поставщик иногда пользуется и прежним артикулом, или отменить, когда он перестал.

Исправление сопоставления влияет на цены?

Привязка сама цен не хранит. Но цена закупки в новых документах будет записываться на ту карточку, на которую встала строка, поэтому ошибочная привязка искажает цены и себестоимость именно по ней.