Сопоставление номенклатуры в 1С: где оно хранится и как его менять

Сопоставление номенклатуры в 1С означает связь между позицией, как её назвал поставщик или покупатель, и карточкой вашего справочника. Она хранится в отдельном справочнике, который в типовых конфигурациях чаще всего называется «Номенклатура контрагентов». Посмотреть, изменить или отменить привязку можно там, а проведённые документы при этом сами не перепишутся. Названия разделов и кнопок зависят от конфигурации и версии, в вашей базе они могут отличаться, поэтому ниже описан порядок действий, а не конкретные пункты меню.

Что такое сопоставление: позиция поставщика и ваша позиция

Поставщик продаёт «Подшипник 6205-2RS». Вы у себя ведёте тот же подшипник как «Подш. 6205-2RS закр.». Для человека это одна вещь. Для 1С это две строки, пока кто-то не скажет программе, что они связаны. Эта связь и есть сопоставление.

Привязку делают один раз, обычно при первой загрузке документа или прайса поставщика. Следующая поставка той же строки сопоставляется сама. Потому качество всего процесса определяется первым выбором. Если он был неверным, ошибка тиражируется.

Не путайте два уровня. Первый уровень: сопоставление строк поставщика с вашими карточками. Второй уровень: порядок в самих ваших карточках, где одна вещь может быть заведена несколько раз. Эта статья про первый уровень. Устройство самого справочника описано в статье про номенклатуру контрагента.

Где оно хранится

Привязки лежат в справочнике номенклатуры контрагентов (в разных конфигурациях он может называться иначе, например «Номенклатура поставщиков»). Он подчинён контрагенту: у каждого поставщика свой список строк. В записи обычно есть наименование и артикул у контрагента и ссылка на вашу карточку.

Где открывается этот справочник, зависит от конфигурации и версии. Обычно он доступен из разделов, связанных с закупками, продажами или нормативно-справочной информацией, а иногда прямо из карточки контрагента. В некоторых конфигурациях позиции поставщика сопоставляют только при загрузке документа, отдельного списка может не быть. Точный путь уточните в меню своей базы или у обслуживающего программиста. Универсального маршрута нет, и называть конкретные пункты без проверки на вашей базе мы не будем.

Привязка хранится не в документах и не в карточке номенклатуры. Поэтому, если вы нашли странную привязку, ответ на вопрос «кто и когда её поставил» искать надо в истории изменений справочника, если ваша конфигурация её ведёт, или в журнале регистрации.

Сама ваша карточка о привязках ничего не знает. Всё хранится на стороне контрагента, поэтому смотреть и править нужно там.

Как посмотреть, что с чем сопоставлено

Если справочник небольшой, достаточно открыть список по нужному контрагенту и отсортировать по вашей карточке. Для объёма удобнее выгрузить список в Excel. Нужны колонки: контрагент, наименование и артикул у контрагента, ваша карточка с кодом.

В выгрузке проверьте три вещи.

• Строки поставщика, которые ведут на карточку с совершенно другим названием.
• Разные строки одного поставщика, которые ведут на одну карточку, хотя товары различаются размером, исполнением или маркой.
• Привязки на карточки, помеченные на удаление.

Первые две проверки требуют знания предметной области. Бухгалтер скажет, что в первой строке всё верно по названию, а механик увидит, что 6205-2Z подменили на 6205-2RS.

Как изменить привязку

Привязка меняется в записи справочника номенклатуры контрагента: нужно найти строку поставщика и заменить ссылку на вашу карточку. В вашей версии это может быть выбор из списка или подбор, интерфейс здесь различается.

Прежде чем править, ответьте себе на вопрос: ошибочна привязка или неверна сама карточка? Иногда строка поставщика привязана правильно, но карточка в вашем каталоге заведена с ошибкой или дублируется. Тогда меняя привязку, вы переносите проблему на другую карточку. Сначала разберитесь с каталогом, потом с привязкой.

Порядок разумный такой.

1. Сохраните копию базы или хотя бы выгрузку справочника в Excel, чтобы было видно, как было.
2. Убедитесь, что верная карточка существует. Если её нет, сначала проверьте, не заведена ли она под другим названием, и только потом создавайте новую.
3. Замените ссылку в записи.
4. Проверьте, нет ли у этого же поставщика похожих строк, привязанных так же неверно. Ошибка чаще всего системная.
5. Запишите в таблицу, что и когда исправили.

Новая привязка действует для следующих документов. Уже загруженное она не меняет.

Как отменить

Отмена привязки означает удаление записи в справочнике номенклатуры контрагента или очистку ссылки на вашу карточку. После этого при следующей загрузке строка поставщика снова не найдёт пары, и 1С предложит выбрать карточку заново.

Отмена нужна в трёх случаях: привязка поставлена по ошибке и верной карточки пока нет, поставщик сменил артикул и старая строка больше не используется, или вы хотите, чтобы следующий документ прошёл ручную проверку. Если запись используется в документах, программа может не дать её удалить, тогда запись помечают на удаление или правят ссылку. Что именно допускает ваша конфигурация, проверьте на копии.

Что происходит с уже проведёнными документами

Проведённый документ хранит ссылку на ту карточку, которая была выбрана на момент ввода. Смена привязки в справочнике эту ссылку не трогает. Если в прошлом месяце поступление записали на неверную карточку, оно там и останется, и остатки по двум карточкам останутся неверными.

Чтобы исправить, придётся менять сам документ: заменить карточку в строке и провести заново, если период не закрыт. Для закрытого периода порядок определяет ваш учёт: бухгалтер решит, оформлять ли корректировку. Массово документы так не правят, поэтому ошибочную привязку важно ловить раньше, чем по ней пойдёт много поставок.

Когда привязку проще пересобрать целиком

Править привязки по одной разумно, пока их десятки. Если у поставщика сотни или тысячи строк, а старые привязки ставили разные люди много лет, исправлять по одной дольше, чем начать заново. Признаки такой ситуации: в выгрузке много расхождений уже на первой проверке, у поставщика сменилась система кодов, или вы одновременно чистите свой каталог от дублей.

Пересборка идёт так. Берётся текущая выгрузка каталога поставщика и ваша актуальная выгрузка номенклатуры. Каждая строка поставщика сравнивается с вашими карточками по смыслу и характеристикам, артикул служит лишь одним из признаков. Готовые пары загружаются обратно, спорные уходят на ручное решение. Подходы сравниваются в статье о способах сопоставления номенклатуры. Как мы делаем это для прайса целиком, описано на странице о сопоставлении номенклатуры поставщика.

Как не плодить дубли при сопоставлении

Сопоставление и дубли связаны напрямую. Если строка поставщика не нашла пары, пользователь чаще всего выбирает «создать новую карточку». Если в вашем каталоге нужная карточка уже есть, но названа иначе, появляется дубль. Чтобы этого не было, соблюдайте простые правила.

• Перед созданием карточки ищите по артикулу, а не только по названию. О том, как вести артикул, написано в статье про артикул в 1С.
• Ищите по нескольким словам и по числам в названии: размер, марка, исполнение.
• Не сопоставляйте «примерно подходит». Если не уверены, оставьте строку в очереди и спросите того, кто знает товар.
• Раз в месяц просматривайте привязки, созданные за период. Входящие документы по электронному обмену устроены похоже, но у них свои причины сбоев, они разобраны в статье про исправление сопоставления из ЭДО.

Если хотите увидеть, сколько в вашем каталоге строк без пары и сколько спорных, пришлите выгрузку на бесплатную пробу. Хватит 5–10 тысяч строк.

Вопросы про сопоставление в 1С

Меняется ли остаток после смены сопоставления?

Сама привязка остатки не хранит и не меняет. Остатки считаются по документам, а документы ссылаются на карточку, выбранную при вводе. Поэтому смена привязки влияет только на будущие документы. Чтобы поправить прошлые, исправляют сами документы. В вашей конфигурации порядок может отличаться.

Можно ли сопоставить две позиции поставщика с одной вашей?

Обычно можно: поставщик мог выпускать одну вещь под двумя артикулами или в двух упаковках. Следите за единицами измерения и фасовкой. Если упаковки разные, проверьте пересчёт, иначе количество в документе будет неверным. Допустимость такой схемы в вашей конфигурации проверьте на копии базы.

Зачем сопоставление, если можно искать по артикулу?

Артикул помогает, но не у всех поставщиков он заполнен и не везде совпадает с вашим. Привязка закрепляет результат один раз, чтобы следующая поставка прошла без поиска.