Единый справочник МТР: как свести несколько баз в один

Единый справочник МТР это одна согласованная база материально-технических ресурсов, на которую опираются закупки, склад, ремонт и учёт всех подразделений предприятия. Каждая вещь описана в нём один раз, одинаково, с классом и ключевыми характеристиками. Собрать такой справочник значит свести разрозненные списки из нескольких баз и файлов так, чтобы в результате не появились новые дубли.

Что такое единый справочник

Справочник одной базы 1С отвечает на вопрос «что заведено в этой базе». Единый справочник отвечает на вопрос «что вообще используется на предприятии». Разница в охвате. Один и тот же подшипник может числиться в базе завода, в базе ремонтной службы и в файле снабжения. В едином справочнике ему соответствует одна запись, а в каждой базе есть ссылка на неё или сопоставление.

Что входит в МТР, описано в материале про МТР в закупках и справочнике. Здесь речь о том, как свести описание в одно место.

Зачем он нужен

• Закупки видят общую потребность. Пока подшипник записан по-разному, три подразделения заказывают его у трёх поставщиков, не зная друг о друге.
• Склады видят общие остатки. Дефицит в одном месте закрывается запасом в другом, если обе стороны понимают, что вещь одна.
• Ремонт знает, чем заменить. Единое описание с характеристиками показывает, какая позиция подходит вместо отсутствующей.
• Отчёты сходятся. Расходы по классам считаются без ручного сведения таблиц.

Если базы совсем независимы и между собой не обмениваются, единый справочник может быть избыточным. Вопрос решает цена ошибок: сколько вы теряете на неверных заказах и неиспользуемых запасах.

Откуда берутся разрозненные списки

Причины обычно исторические. Предприятия вырастают из нескольких площадок, каждая вела свой учёт. Часть подразделений работает в разных конфигурациях 1С, часть в Excel, часть в отраслевых системах. После присоединения компаний справочники так и остаются отдельными. Параллельно действуют разные правила записи: в одной базе «Подшипник 6205-2RS», в другой «6205 2RS подш.», в третьей «Bearing 6205 2rs».

Что сводят: наименование, класс, единицы, характеристики

Свод это не склейка таблиц. Для каждой вещи нужно решить четыре вопроса.

Обратите внимание на классы и признаки. Они позволяют отличить 6205-2RS от 6205-2Z и ВВГнг(А)-LS от ВВГнг(А): названия похожи, а это разные позиции. Подробнее про классификатор написано в материале про классификацию номенклатуры.

Как сводят без новых дублей

1. Выберите основу. Возьмите самый полный и дисциплинированный справочник как эталон структуры. Остальные сопоставляйте с ним.
2. Приведите к общему шаблону. Договоритесь о порядке признаков в наименовании и об обозначениях. Без шаблона любой свод производит новые варианты написания.
3. Найдите повторы между источниками. Сравнивайте вещи по смыслу и ключевым характеристикам, а не по коду. Коды разных баз ничего не сообщают друг о друге.
4. Отметьте спорные позиции. Если по описанию нельзя понять, одна это вещь или две, не решайте наугад. Спорное возвращают тому, кто знает вещь.
5. Сохраните связь со старыми записями. В едином справочнике храните прежние коды из каждой базы отдельными полями.

Технически перенос между базами 1С имеет свои тонкости, они разобраны в материале про перенос номенклатуры. На тестовом справочнике МТР на 2 889 строк получилось 458 позиций, подробности на странице нормализации справочника МТР.

Чего не делать при своде

• Не склеивайте по артикулу или коду. Одинаковый артикул встречается у разных исполнений, а разные коды у одной вещи есть всегда. Подробно про артикул в статье про поле «Артикул».
• Не сводите по первым словам названия. «Задвижка 30с41нж» без диаметра и давления может оказаться тремя разными позициями.
• Не откладывайте шаблон на потом. Договорённости о записи, принятые после свода, потребуют второй чистки.

Кто потом ведёт

Без владельца единый справочник за год снова превращается в набор разрозненных списков. Нужно закрепить, кто заводит новые позиции, кто проверяет их на повтор до сохранения и кто решает спорные случаи. Эти роли и порядок удобно записать в регламент. Готовый разбор есть в материале про ведение НСИ. Для заведения нужна понятная заявка: вещь, класс, обязательные признаки. Тогда проверка на повтор занимает минуты, а не часы.

Как проверить на малом куске

Не нужно сразу сводить всё. Возьмите один класс, например подшипники или кабель, и по каждому источнику выгрузите позиции этого класса. Сведите их и посмотрите, сколько вещей получилось после свода и сколько вопросов осталось. Результат даст оценку объёма для всего справочника и покажет, какие правила надо согласовать заранее.

Такую пробу мы делаем бесплатно. Пришлите 5–10 тысяч строк из любых источников, можно обезличенных, на странице пробы. В файле с результатом будут группы одинаковых позиций, единое наименование, класс и отдельный лист со спорными случаями.

Вопросы про единый справочник МТР

Нужен ли единый справочник, если базы независимы?

Если подразделения не закупают общее, не обмениваются запасами и отчитываются отдельно, необходимости может не быть. Но стоит проверить, нет ли общих поставщиков и общих потребностей. Часто выясняется, что одни и те же вещи заказывают параллельно.

Как не потерять историю движения?

Документы остаются в своих базах и продолжают ссылаться на прежние карточки. Единый справочник добавляет слой над ними: у каждой записи хранятся ссылки на карточки в базах-источниках. Историю оставляют как есть и связывают записи ссылками.

Что сводить первым: наименования или классы?

Сначала договариваются о классах и шаблоне, потом приводят наименования. Если делать наоборот, наименования придётся переписывать второй раз.