Анализ закупок по категориям: с чего начинается spend-анализ

Анализ закупок по категориям (в англоязычной практике spend-анализ) показывает, на что компания тратит деньги и у кого покупает. Он состоит из четырёх шагов: собрать данные о закупках, почистить их, отнести каждую строку к категории и только потом смотреть на суммы и поставщиков. Самый трудоёмкий шаг третий. Пока строки не разложены по категориям, любая сводная таблица врёт.

Короткий ответ: из чего состоит spend-анализ

1. Сбор. Выгрузка заказов, счетов и договоров за период из учётных систем и из Excel.
2. Чистка. Единые названия поставщиков, единые единицы измерения, убранные технические строки.
3. Классификация. Каждая строка получает категорию из дерева. Это основа всего остального.
4. Разбор. Суммы по категориям, поставщикам и подразделениям, поиск разрывов и отклонений.

Это не то же самое, что анализ рынка закупок или разбор чужих торгов. Здесь речь о собственных расходах компании: что она уже купила и как это можно увидеть целиком.

Откуда брать данные

Хватает трёх источников. Для старта достаточно одного.

• Заказы поставщикам. Самый полный источник по товарам: есть строка, количество, цена, поставщик.
• Счета и акты. Здесь видно, за что реально заплатили. Для услуг это часто единственный источник.
• Договоры. Нужны, чтобы понять, какие закупки идут по договору, а какие мимо него.

Минимальный набор колонок: текст строки закупки, сумма, поставщик, дата. Если есть подразделение и номер договора, разбор получится глубже. Названия колонок и состав выгрузки зависят от вашей системы и версии, поэтому сначала посмотрите, что она отдаёт.

Дерево категорий

Категория нужна, чтобы сложить вместе разные строки об одном и том же. Дерево обычно строят в три уровня.

• Прямые и непрямые закупки. Прямые идут в продукт или производство. Непрямые обслуживают компанию: ремонт, канцелярия, услуги.
• Направления. Например, механика, электрика, ИТ, транспорт, офис.
• Группы. Подшипники, кабель, крепёж, расходники для печати.

Если у вас уже есть классификатор номенклатуры, берите его: категории закупок и классы справочника тогда совпадут, и отчёты сходятся. Если дерева нет, можно опереться на открытый международный классификатор, например UNSPSC. Он даёт каркас, но под ваши закупки его всё равно придётся сокращать и дополнять. Главное правило: у строки одна категория, и дерево утверждает один владелец.

Почему разметка вручную ломается

На сотне строк человек справляется. На десятках тысяч начинаются три типовые проблемы.

Обратите внимание на вторую строку. Если предмета закупки нет, угадывать категорию нельзя. Спорные строки лучше сразу отложить в отдельный список с причиной и разобрать вместе с теми, кто знает договор. Такая же логика работает и при поиске дублей номенклатуры: проблемы одного происхождения. Закупки ломаются там же, где ломается справочник, потому что в основе у них те же строки.

Что видно после разметки

Когда у каждой строки есть категория, сводная таблица начинает отвечать на вопросы, которые раньше требовали ручной работы.

• Раздробленные закупки. Одна категория покупается у многих поставщиков небольшими партиями. Это повод проверить условия и подумать о консолидации.
• Закупки мимо договоров. Категории, по которым есть договор с поставщиком, а покупают у других.
• Доли категорий. Куда уходит основная часть расходов и какие категории нигде не контролируются.
• Один товар под разными названиями. Позиции, которые закупщики заводят заново. Это видно, если рядом с категорией есть единый справочник МТР.

Сколько удастся сэкономить на таких находках, зависит от вашего рынка и ваших договоров. Универсальных цифр здесь нет, и честнее их не обещать. Разметка даёт возможность увидеть картину, а решения принимают закупщики.

Как держать разметку свежей

Разовая разметка устаревает вместе с новыми заказами. Рабочая схема такая: каждый день или неделю в разметку попадают только новые и изменённые строки, остальное остаётся как есть. Так не приходится перепроверять весь архив заново, а решения по спорным строкам сохраняются. Если вы меняете дерево, например делите большую группу на две, перепроверяют только затронутые категории.

Сводные и отчёты после этого вы строите в привычных инструментах: данные в них приходят уже чистыми и размеченными. Для этого отдельное программное обеспечение не требуется. Хватает Excel или того, чем вы пользуетесь сейчас.

С чего начать на одной выгрузке

Возьмите выгрузку за квартал или за год: 5–10 тысяч строк достаточно, чтобы увидеть, как ведёт себя ваше дерево. Отправьте её на пробу. В ответ вы получите тот же файл с категорией, уверенностью и отдельным листом спорных строк с причинами. Срок от одного дня. Подробнее о том, как мы это делаем, на странице про разметку строк по вашим категориям. Если у вас есть и прайсы поставщиков, пригодится заметка о том, как сравнить два прайса в Excel. А прислать строки можно на бесплатную пробу.

Вопросы про анализ закупок

Чем spend-анализ отличается от анализа рынка закупок?

Анализ рынка смотрит на внешние данные: торги, цены, конкурентов. Spend-анализ смотрит на ваши собственные расходы: что вы купили, у кого и на какую сумму. Для него нужна выгрузка из ваших систем, а не данные площадок.

Нужен ли для этого отдельный софт?

Для первого разбора нет. Нужна чистая разметка строк по категориям. Дальше сводные таблицы строятся в Excel или в тех системах отчётности, которые у вас уже работают. Отдельная система имеет смысл, когда разбор становится регулярным и в нём участвуют много людей.

Какой классификатор категорий взять?

Лучше свой, если он есть и им уже пользуются снабжение и склад. Если нет, начните с простого дерева из трёх уровней (прямые и непрямые, направления, группы) и согласуйте его с закупщиками. Открытые международные классификаторы годятся как каркас, но их приходится сокращать под ваши закупки.

Что делать со строками без предмета закупки?

Не угадывать. Такие строки, например «услуги по договору», помечают как спорные и разбирают отдельно, подняв договор или акт. Их доля обычно невелика, но именно они искажают итоговые доли категорий, если их спрятать.