Дубли контрагентов в 1С: как найти и чем это отличается от номенклатуры

Дубли контрагентов в 1С ищут по ИНН: у одной организации он один, поэтому две карточки с одинаковым ИНН и КПП почти всегда описывают одного контрагента. Объединяют их штатной обработкой «Поиск и удаление дублей», которая переносит документы на основную карточку. У номенклатуры такого ключа нет. Один подшипник записан тремя способами, и ни одно поле не совпадает до символа. Поэтому приём, который выручает со справочником контрагентов, на справочнике номенклатуры почти не работает.

Откуда берутся дубли контрагентов

Справочник контрагентов наполняют много людей и много источников. Каждый источник умеет создать карточку, если не нашёл подходящую.

• Ручной ввод. Менеджер не нашёл «ООО Ромашка» в списке, потому что карточка называется «Ромашка ООО», и завёл новую.
• Загрузка документов. Банковская выписка или входящий документ от поставщика создаёт контрагента, если программа не сопоставила его с существующим.
• Обмен между базами. Если в двух базах контрагента завели независимо, после настройки обмена в одной базе окажутся обе карточки.
• Перенос из старой программы. При переходе на новую конфигурацию справочник часто переносят целиком, вместе с накопленными повторами.

Отдельный случай составляют обособленные подразделения. У головной организации и филиала один ИНН и разные КПП. Две такие карточки дублем не считаются, если учёт ведут по подразделениям раздельно. Это решает бухгалтерия, правило лучше записать заранее.

Ещё два источника повторов встречаются реже, но путают сильнее. У индивидуального предпринимателя ИНН из двенадцати цифр и нет КПП, поэтому отбор «ИНН и КПП совпадают» его не всегда ловит. Опечатка в ИНН даёт карточку, которая не совпадёт с правильной ни по одному полю. Такие записи находятся только по наименованию.

Как найти: по ИНН и по наименованию

Начинать стоит с ИНН. Это короткий числовой ключ, у него нет вариантов написания.

1. Список с колонкой ИНН. Откройте справочник «Контрагенты», выведите колонки ИНН и КПП, отсортируйте по ИНН. Одинаковые значения окажутся рядом. Как добавить колонку в список, зависит от версии: обычно через настройку формы списка.
2. Штатная обработка. В «Поиске и удалении дублей» выберите область поиска «Контрагенты» и правило «совпадает» для ИНН. Для КПП то же правило, если филиалы у вас ведутся отдельно. В вашей версии названия полей и путь в меню могут отличаться.
3. Выгрузка в Excel. Если в базе тысячи контрагентов, удобнее выгрузить список с ИНН, КПП и наименованием и посчитать повторы формулой СЧЁТЕСЛИ по колонке ИНН.

Карточки без ИНН так не найти. Это иностранные компании, физические лица, старые записи, где поле не заполнили. Для них остаётся наименование. Правило «похоже» в обработке находит «Ромашка ООО» и «ООО Ромашка», но вместе с ними может собрать в группу «Ромашка-Сервис». Такие группы проверяют глазами.

Как объединить, не потеряв документы

Объединение заменяет ссылку на дубль ссылкой на основную карточку во всех документах и регистрах. Порядок такой же, как при объединении карточек номенклатуры.

1. Сделайте копию базы. Кнопки «отменить» у объединения нет.
2. Выберите основную карточку. Обычно оставляют ту, где заполнены реквизиты и у которой больше документов.
3. Посмотрите места использования дубля. Договоры, банковские счета, контактные лица привязаны к карточке. В разных конфигурациях они переносятся по-разному, проверьте до удаления.
4. Учтите закрытые периоды. Если дубль встречается в документах закрытого периода, обработка может не заменить ссылку и покажет причину.
5. Сверьте взаиморасчёты после замены. Сальдо по объединённому контрагенту должно равняться сумме сальдо двух карточек до объединения.

Как не допустить новых дублей контрагентов

После чистки справочник снова зарастает, если не поменять порядок ввода. Помогают простые договорённости.

• Сначала поиск по ИНН. Перед созданием карточки сотрудник ищет контрагента по ИНН. Поиск по названию пропускает «Ромашка ООО».
• ИНН обязателен. Карточку российской организации без ИНН не заводят. Исключения записывают отдельно: иностранные компании, физические лица.
• Один ответственный. Новые карточки заводит или проверяет один человек. Остальные присылают заявку.
• Проверка раз в месяц. Сортировка по ИНН занимает несколько минут и показывает повторы, пока к ним не привязаны сотни документов.

Почему у номенклатуры так не выйдет

У позиции номенклатуры нет номера, который присвоило государство и который у неё один. Ближе всего к ключу артикул, но он подводит в трёх местах.

• Артикул часто пуст. Позиции МТР годами заводят по названию из счёта поставщика.
• Артикул не уникален. У разных производителей одинаковые артикулы встречаются, у одного производителя артикул иногда меняется вместе с упаковкой.
• Один товар живёт под разными обозначениями. «Подш. 180205» и «Подшипник 6205-2RS» описывают одну вещь. Ни название, ни обозначение у этих строк не совпадают.

Вторая сложность обратная. В справочнике номенклатуры полно строк, которые почти совпадают и при этом описывают разные вещи. 6205-2RS и 6205-2Z отличаются одной буквой и двумя знаками. Задвижки Ру16 и Ру25 отличаются одной цифрой. Правило «похоже» склеивает такие пары, а правило «совпадает» пропускает настоящие дубли. Подробно этот промах разобран в статье о том, почему штатный поиск дублей находит не всё.

Контрагент и позиция номенклатуры в одной таблице

Из таблицы видно, где проходит граница. Контрагентов можно почистить своими силами за вечер, если ИНН заполнен. С номенклатурой одной сортировкой не обойтись: сначала нужно понять, какие строки описывают одну вещь, и только потом объединять карточки.

Разница видна и в цене ошибки. Ошибочно объединённые контрагенты обычно всплывают при сверке взаиморасчётов, их видно по сальдо. Ошибочно объединённые позиции номенклатуры всплывают позже, когда на склад приходит не та задвижка или не тот подшипник, а в учёте всё сходится. Поэтому на номенклатуре проверка каждой пары стоит дороже, и спорные пары лучше отдавать людям, которые знают изделие.

Что делать, если дубли в номенклатуре

Предполагаю, что после контрагентов вы открыли справочник номенклатуры и увидели те же повторы, только без ИНН. Так ли? Тогда работа делится на две части.

• Собрать группы. Решить, какие строки описывают одну позицию, а какие только похожи. Это самая трудоёмкая часть, на ручной разбор подрядчики закладывают 5–9 минут на позицию.
• Объединить в 1С. Когда группы собраны и основная карточка в каждой выбрана, штатная обработка переносит документы так же, как с контрагентами.

Мы берём на себя первую часть, и только для номенклатуры. Справочник контрагентов мы не обрабатываем. По выгрузке номенклатуры мы проверяем каждую строку и возвращаем тот же Excel с колонками «Группа дублей» и «Представитель группы». Пары, где нужно решение человека, уходят на лист «Вопросы к вам» с причиной. Подробнее о том, как устроен такой разбор, на странице про дубли номенклатуры в 1С. Проверить на своих данных можно на бесплатной пробе: пришлите 5–10 тыс строк.

Вопросы про дубли контрагентов

Что будет с документами при объединении контрагентов?

Документы останутся на месте. Обработка заменит в них ссылку на дубль ссылкой на основную карточку. Документы закрытого периода могут не замениться, обработка покажет их списком. Перед запуском сделайте копию базы.

Можно ли удалить дубль контрагента без объединения?

Только если на него нет ни одной ссылки. Удаление помеченных объектов в 1С проверяет ссылки и не даст удалить карточку, которая встречается в документах. Если документы есть, дубль сначала объединяют с основной карточкой.

Как найти дубли контрагентов без ИНН?

По наименованию с правилом «похоже» и по дополнительным признакам: адресу, банковскому счёту, договору. Такие группы проверяют вручную, потому что похожее название бывает у разных организаций.

Подойдёт ли тот же способ для номенклатуры?

Частично. Штатная обработка объединит карточки номенклатуры, когда группы уже собраны. Найти группы по одному полю не получится: у позиции нет ключа, похожего на ИНН.