Наименование и полное наименование номенклатуры: что в какое поле

В карточке номенклатуры в 1С обычно два текстовых поля: короткое наименование и полное. Короткое видят в списках, подборе и отчётах, поэтому оно должно быть читаемым и однозначным. Полное попадает в печатные формы и документы для контрагентов, поэтому в нём пишут то, что нужно покупателю или поставщику. Если поля ведут по разным правилам, один и тот же товар выглядит по-разному в программе и на бумаге, а поиск дублей работает хуже.

Два поля в карточке

Поле «Наименование» обязательно, по нему пользователь ищет позицию, и оно же служит названием записи в списках. Второе поле дополняет первое. В разных конфигурациях оно называется по-разному: «Полное наименование», «Наименование для печати» или похоже. Есть конфигурации, где отдельного поля нет совсем. Проверьте карточку в своей базе: набор полей зависит от версии и от того, какие возможности учёта включены.

Идея у двух полей простая.

• Наименование отвечает на вопрос «как найти и узнать позицию в списке».
• Полное наименование отвечает на вопрос «как позиция должна выглядеть в документе, который уходит наружу».

Когда в компании не решили, чем они различаются, пользователи пишут в оба поля одно и то же или, хуже, разное и случайно.

Где выводится каждое

Точный перечень мест зависит от конфигурации, но логика обычно одна. В таблице она показана на примерах из подшипников, кабеля и арматуры.

Для печатных форм программа может брать то поле, которое задано в конфигурации. Бывает, что при пустом полном наименовании в документ уходит короткое. Что делает ваша версия, проверьте, напечатав тестовый документ на копии базы.

Что писать в наименование

Наименование пишут так, чтобы по нему можно было отличить позицию от соседних, не открывая карточку. Для этого достаточно держаться нескольких правил.

• Сначала что это, потом чем отличается. Вид изделия, затем марка или типоразмер, затем исполнение.
• Различающие признаки обязательны. У подшипника это уплотнение, у кабеля индекс исполнения, у задвижки давление.
• Никаких служебных пометок. «Не использовать», «новый», «ИВАНОВ» в названии не место. Для статусов есть отдельные поля.
• Единое написание латиницы и единиц. «2RS» всегда латиницей, «мм» всегда одинаково.

Порядок слов, регистр и разделители подробно разобраны в статье о шаблоне наименования. Здесь их повторять нет смысла: правило там одно на весь справочник, а эта статья о том, какое поле для чего служит.

Что писать в полное

Полное наименование читает человек вне вашей компании: контрагент, бухгалтер, таможня, проверяющий. Ему нужна полнота и привычная запись.

• Без внутренних сокращений. «Каб.» превращается в «Кабель», «ЗД» в «Задвижка».
• С обозначением стандарта, если он есть. Добавляйте его только тогда, когда уверены в номере. Неверный стандарт хуже, чем отсутствие.
• С единицами и размерами в привычной форме. Например, «3х2,5 мм²», а не «3х2.5».
• Без дублирования всей карточки. Если характеристики вынесены в отдельные поля, не переписывайте их в полное наименование без нужды.

Если поставщик присылает позицию под своим названием, оно хранится отдельно. Об этом разбор в статье про номенклатуру контрагента, и в полное наименование его переносить не нужно.

Когда поля расходятся и чем это грозит

На практике поля расходятся по трём причинам: заводили разные люди, справочник переносили из другой системы, поле полного наименования заполняли автоматически при создании и не обновляли при правке.

• Печатные формы. В счёте покупатель видит одно название, а в программе вы ищете по другому. При сверке с контрагентом такие расхождения тратят время.
• Поиск дублей. Если сравнивать записи по короткому наименованию, а полное у части позиций устарело, часть дублей не видна. Если сравнивать по полному, дубли проявляются иначе. Любая проверка зависит от того, какое поле принято за основное.
• Загрузка и обмен. При выгрузке в другую систему или на площадку уходит то поле, которое задано в настройке. Расхождения переезжают вместе с данными.
• Работа с поставщиком. Когда нужно сопоставить прайс с каталогом, неясно, с каким из двух названий сравнивать.

Отдельно стоит случай, когда в одном справочнике одинаковые позиции записаны по-разному в обоих полях. Почему такие дубли не видит стандартный поиск, описано в разборе поиска дублей в Excel.

Как проверить поля по выгрузке

Для проверки не нужна разработка. Достаточно выгрузки в Excel: как её сделать, описано в статье про выгрузку номенклатуры. В выгрузке нужны обе колонки названия. Если полное наименование в вашей выгрузке не выводится, добавьте его в настройку выгрузки или в отбор по полям, если версия это позволяет.

1. Отсортируйте строки по длине короткого наименования. В начале списка окажутся пустые и слишком короткие названия, в конце слишком длинные.
2. Отфильтруйте строки, где полное поле пустое.
3. Отфильтруйте строки, где оба поля совпадают слово в слово. Для части позиций это нормально, для других означает, что полное просто скопировали.
4. Выберите 50–100 строк случайно и сравните поля вручную. Отметьте расхождения по смыслу: разный размер, разная марка, разное исполнение.
5. Посчитайте долю проблемных строк. Если расхождений заметно больше нескольких процентов, чистить придётся системно.

Выборка по 50–100 строкам даёт представление о масштабе, но не заменяет полной проверки. На выборке легко пропустить редкие, но дорогие ошибки.

Как привести к одному виду

1. Решите правило для каждого поля. Одним предложением: что пишем в наименование, что в полное, откуда берём стандарт и размеры.
2. Определите источник истины. Обычно полное наименование строится из короткого по правилам. Тогда достаточно держать в порядке одно поле, а второе получается автоматически или одной выгрузкой.
3. Начните с новых карточек. Правило для вновь заводимых позиций вводится быстро и прекращает рост проблемы. Как закрепить это в работе, описано в регламенте ведения НСИ.
4. Старые позиции приводите партиями. Сначала дорогие группы: которые чаще всего закупают и печатают. Остальное потом.
5. Запишите правило там, где его увидят. В регламенте, в инструкции для заводящих, в задании подрядчику.

Править вручную десятки тысяч позиций долго. Подрядчики по НСИ закладывают на разбор одной позиции МТР 5–9 минут. На справочнике в 20 тысяч строк это тысячи человеко-часов. Мы проверяем каждую строку, а не выборку, приводим наименования к вашему шаблону и отдаём результат в Excel: рядом с исходным названием появляется новое, а сомнительные строки идут отдельным листом «Вопросы к вам». Вы можете увидеть это на своих данных, прислав 5–10 тысяч строк на пробу. Что именно мы делаем с классом позиции, описано в статье о классификаторе номенклатуры, а для оценки объёма пригодится проверка справочника.

Вопросы про два поля названия в карточке

Можно ли оставить оба поля одинаковыми?

Можно, если вас устраивает, как позиция выглядит в документах. Для многих компаний это нормальное решение: правило одно, проверять нечего. Проблемы начинаются, когда в документах нужна запись для внешнего читателя, а короткое наименование написано для внутреннего. Тогда лучше развести поля.

Нужно ли менять уже напечатанные документы?

Нет. Проведённые и выданные документы остаются как есть. Изменение наименования влияет на новые печатные формы. Как именно ведёт себя ваша версия при правке названия карточки, проверьте на копии базы, прежде чем менять большую группу позиций.

Какое поле сравнивать при поиске дублей?

Лучше то, которое ведётся строже и ближе к шаблону. Если оба заполнены неаккуратно, сравнивайте по смыслу всей записи вместе с характеристиками и артикулом, а не по одному из названий.