Хозтовары и канцелярия в справочнике МТР: что с ними делать
Хозтовары и канцелярия занимают в справочнике МТР много строк и мало внимания. Их заводят без артикулов, с торговыми названиями и в разной фасовке, поэтому дубли среди них появляются легко. Полная нормализация по характеристикам им обычно не нужна. Достаточно отдельной группы, короткого шаблона наименования и одной единицы учёта на каждый вид товара. Чистить их стоит после основных позиций, но отделить от основных позиций нужно в самом начале.
Чем мелочёвка отличается от запчастей
Подшипник, фланец или кабель описывает обозначение. Ошибка в одной цифре даёт другую деталь, которая не встанет на место. Поэтому такие позиции разбирают по каждому признаку.
У хозтоваров и канцелярии обозначения обычно нет. Бумагу, перчатки, мешки для мусора и моющее средство описывают словами, и каждый закупщик пишет их по-своему. Ошибка в записи стоит дешевле: вместо одной пачки бумаги на складе лежат две карточки на одну и ту же бумагу. Но таких строк много, и они засоряют поиск, отчёты и классификатор.
Вторая разница в том, кто заводит карточки. Запчасти заводит снабжение по заявке механика. Мелочёвку заводит любой, кто оформил поставку: офис, хозяйственная служба, склад. Единого правила у них нет.
Три признака плохих записей
Слабые записи хозтоваров узнаются по трём признакам. Обычно в одной строке встречается хотя бы один из них.
- Без артикула и без параметров. «Перчатки», «Губка», «Пакеты». По такой строке нельзя понять, о каком товаре речь, и нельзя сравнить её с другой.
- Без фасовки. «Бумага А4» без числа листов в пачке и количества пачек в коробке. По такой строке нельзя сравнить цены двух поставок.
- С торговым названием вместо вида товара. Строка начинается с бренда, а вид товара стоит в конце или не стоит совсем. Такая карточка не попадает в отбор по слову «моющее» или «бумага».
Эти признаки легко найти в выгрузке. Отсортируйте строки класса по первому слову. Строки, где первое слово не вид товара, сразу видны. Строки без чисел почти всегда без фасовки.
Нужна ли им полная нормализация
Полная нормализация означает разбор каждого признака по отдельным полям. Для запчастей это оправдано. Для мелочёвки обычно хватает трёх вещей: вида товара, главного параметра и фасовки.
| Класс | Риск дублей | Что делать |
|---|---|---|
| Бумага, блоки, тетради | Высокий: формат и фасовка пишутся по-разному | Вид, формат, плотность, листов в пачке |
| Ручки, карандаши, маркеры | Высокий: цвет и количество в упаковке | Вид, цвет, штука как базовая единица |
| Моющие и чистящие средства | Средний: торговые названия, объём | Вид средства, объём или масса фасовки |
| Мешки, пакеты | Высокий: объём, толщина, штук в рулоне | Объём, штук в рулоне, базовая единица |
| Перчатки хозяйственные | Средний: пара или штука, размер | Пересечение с СИЗ: решить, в каком классе вести |
| Батарейки, лампы для офиса | Средний: типоразмер записан по-разному | Типоразмер одним видом записи |
Таблица показывает принцип. Какой параметр главный для каждого вида, решает тот, кто закупает. Если предприятию важна плотность бумаги, её добавляют в шаблон. Если нет, не добавляют.
Перчатки и часть хозяйственной одежды пересекаются со спецодеждой. Их нужно один раз отнести к одному классу. Как вести размеры спецодежды и СИЗ, разобрано в статье о спецодежде и СИЗ.
Отдельная группа и общий шаблон
Первый шаг: вынести хозтовары и канцелярию в отдельную группу или класс справочника. Это не требует разбора каждой строки. Достаточно отобрать строки по ключевым словам и проверить отбор глазами. Как устроен класс в справочнике и чем он отличается от группы, объяснено в статье о классификаторе номенклатуры.
Второй шаг: общий шаблон наименования. Для мелочёвки удобен короткий порядок: вид товара, главный параметр, фасовка. Торговое название, если оно нужно, идёт в конец или в реквизит.
| Было | Стало |
|---|---|
| Бумага офисная А4 500л | Бумага офисная А4, пачка 500 листов |
| Бумага А4 (5 пачек) | Та же позиция, упаковка «коробка 5 пачек» |
| Мешки д/мусора 120л | Вопрос: штук в рулоне не указано |
| Ручка шариковая синяя 50 шт | Ручка шариковая синяя, упаковка 50 шт |
| Средство моющее 5л | Вопрос: вид средства не указан |
Примеры условные. Видно, что половину строк приводят к шаблону без вопросов. Вторая половина требует одного уточнения, и его проще задать сразу всем строкам класса.
Фасовка: штука, пачка, упаковка
Главный источник дублей среди мелочёвки это фасовка. Одна ручка приходит поштучно, пачкой и коробкой. Если на каждую фасовку заведена карточка, остаток одного товара лежит на трёх позициях.
Правило простое. Базовая единица одна, обычно самая мелкая, которую выдают со склада. Пачка и коробка заводятся упаковками с коэффициентом. Та же логика работает у красок, где банка и ведро одной эмали тоже одна позиция с разной фасовкой. Этот случай разобран в статье о ЛКМ, фасовке и цвете.
Исключение составляют наборы. Набор маркеров из шести цветов закупают и выдают целиком, это отдельная позиция.
Что чистить в первую очередь
Предполагаю, что у вас мелочёвка занимает заметную часть строк, но почти не участвует в производственных отчётах. Так ли? Если так, порядок работ такой:
- Отделить. Вынести хозтовары и канцелярию в свой класс в самом начале. Иначе они попадают в группы дублей рядом с запчастями и мешают проверке.
- Почистить основные позиции. Запчасти, крепёж, арматуру, кабель. Там ошибка в склейке стоит дороже.
- Вернуться к мелочёвке. Привести её к короткому шаблону и одной единице. Это быстрая работа, если правила уже приняты для основных классов.
Как проверить, что мелочёвка не вытесняет основные позиции
После отделения посчитайте две доли: какую часть строк справочника занимает мелочёвка и какую часть групп дублей. Если групп дублей среди мелочёвки заметно больше, чем строк, она отнимает время проверяющих. Тогда её стоит обрабатывать отдельным проходом по упрощённому правилу.
Вторая проверка: попадают ли строки мелочёвки в отборы по основным классам. Например, «перчатки» в отборе СИЗ или «лампа» в отборе электротехники. Каждое такое пересечение решают один раз и записывают в правило.
Мы проверяем каждую строку справочника и сразу относим её к классу. Хозтовары и канцелярию отделяем от основных позиций, фасовку приводим к единице и упаковке. Строки без вида товара или без фасовки попадают на лист «Вопросы к вам» с причиной. Проверить свой справочник можно на бесплатной пробе: пришлите 5–10 тысяч строк вместе с мелочёвкой.
Вопросы про хозтовары и канцелярию в справочнике
- Мелочёвку чистить в первую очередь или в последнюю?
- Отделить в первую очередь, чистить в последнюю. Отдельный класс убирает её из групп дублей рядом с запчастями. Саму чистку проще делать после основных классов, когда правила наименования и единиц уже приняты.
- Нужны ли артикулы на канцелярию?
- Обычно нет. Для мелочёвки хватает вида товара, главного параметра и фасовки. Артикул поставщика полезен в реквизите, если закупка идёт у одного поставщика и по его каталогу.
- Бумага в пачке и в коробке это одна позиция?
- Да, если бумага одна и та же. Базовая единица пачка, коробка заводится упаковкой с коэффициентом. Отдельные карточки на пачку и коробку разносят остаток по двум позициям.
Отделим мелочёвку от основных позиций на ваших строках
Пришлите 5–10 тыс строк справочника номенклатуры в Excel или CSV, можно обезличенных. В течение дня вернём файл с группами дублей, единым наименованием, классом, уверенностью и статусом. Бесплатно.
Прислать строки на пробу