Коды ТН ВЭД и ОКПД2 в карточке номенклатуры 1С

Коды ТН ВЭД и ОКПД2 хранятся в карточке номенклатуры как отдельные реквизиты или как значения из подключённых классификаторов. Для одной позиции их заполняют вручную из списка, для тысяч позиций используют групповое изменение или загрузку из Excel. Главная трудность в источнике правильных кодов: загрузить можно что угодно, но если в файле ошибочный код, он попадёт в документы. Названия разделов меню и полей в разных конфигурациях 1С различаются, поэтому ниже описано общее устройство, а точные пути проверьте в своей версии.

Где в карточке эти поля

В типовых конфигурациях, где ведут учёт товаров, в карточке номенклатуры обычно есть реквизит для кода ТН ВЭД, связанный с классификатором. Код ОКПД2 в одних конфигурациях тоже хранят отдельным полем, в других в дополнительном реквизите или сведениях. В вашей версии названия и расположение могут отличаться. Самый надёжный способ: открыть карточку одной позиции, найти поле «ТН ВЭД» или похожее и посмотреть, выбирается ли значение из списка.

Если полей нет, их добавляют как дополнительные реквизиты. Это стоит согласовать с тем, кто ведёт конфигурацию, потому что от реквизита зависит, попадёт ли код в печатные формы и отчёты.

Откуда в базе классификаторы

Классификаторы ТН ВЭД и ОКПД2 обычно загружают в базу вместе с обновлением классификаторов или отдельной загрузкой. Если список кодов пуст или старый, выбрать код в карточке не получится, а загрузка из Excel не найдёт соответствие. Перед массовым заполнением проверьте две вещи: классификатор загружен и он соответствует действующей редакции.

Где коды потом используются

Требования к указанию кода ТН ВЭД в документах по прослеживаемости зависят от товара и периода. Перечень и порядок смотрите в действующих нормах и в рекомендациях по своей конфигурации, мы их здесь не пересказываем.

Как заполнить одной позиции

1. Откройте карточку номенклатуры и найдите поле с кодом.
2. Выберите код из классификатора. Не вводите вручную то, чего нет в списке.
3. Сохраните и проверьте, как код выводится в печатной форме или документе, где он нужен.

Выбор самого кода начинают с описания товара: материал, назначение, исполнение. Как соотносятся два классификатора, разобрано в статье про связь ОКПД2 и ТН ВЭД.

Как заполнить тысячам позиций

Есть два пути.

• Групповое изменение реквизитов. Подходит, когда у большой группы одинаковая пара кодов. В типовых конфигурациях есть обработка группового изменения; в вашей версии название и условия могут отличаться.
• Загрузка из Excel. Подходит, когда коды разные. Готовят таблицу с ключом позиции (код номенклатуры или артикул) и колонками кодов, затем загружают обработкой загрузки данных из табличного документа. Название обработки зависит от версии.

Перед загрузкой сделайте копию базы или загрузите сначала десять-двадцать строк. Подготовка таблицы и работа с ключами подробно описана в статьях про выгрузку номенклатуры в Excel и загрузку из Excel без дублей.

Откуда взять правильные коды для загрузки

Это самый трудный шаг, и обработка загрузки его не решает. Обработка кладёт в карточку то, что написано в файле. Источники кодов бывают такие.

• Документы поставщика. Код в накладной подсказка, но не подтверждённое решение.
• Старые карточки. Вместе с кодом переезжают прошлые ошибки.
• Подбор по классу. Для каждого класса пару кодов определяют один раз и проставляют всем позициям. Это самый воспроизводимый вариант.

Если справочник большой, подбор кодов можно сделать вместе с нормализацией: присвоить коды всему справочнику и получить спорные позиции отдельным списком с причиной.

Как проверить уже заполненные

• Выгрузите номенклатуру с кодами в Excel и посмотрите пустые значения.
• Отсортируйте по наименованию и найдите одинаковые позиции с разными кодами.
• Сверьте, что каждый код есть в действующей редакции классификатора.
• Выборочно сравните код с описанием товара. На тысячах строк выборка пропускает хвост, поэтому важнее прогнать весь список.

Предполагаю, что у вас код ставили разные люди в разные годы и по разным правилам. Так ли? Проверить это на своих строках можно на пробе.

Что делать с позициями-дублями

Если у двух карточек одного товара разные коды, сначала решают, какой верный, затем объединяют карточки. Иначе после объединения останется случайный код. Как искать такие пары, описано на странице про дубли номенклатуры в 1С.

Типичные ошибки при массовом заполнении

• Ключ не уникален. По артикулу находится несколько карточек, и код записывается не туда.
• Код в тексте, а не из списка. Значение, введённое вручную, не связано с классификатором и не попадёт в отчёты.
• Классификатор устарел. Загрузка не находит код, и строка тихо остаётся пустой.
• Загрузили сразу весь файл. Ошибку в формате ключа видно на первых строках, а не после тысячи.
• Нет копии. Откатить массовую запись без копии базы трудно.

Как держать коды в порядке дальше

Одной загрузки мало: справочник пополняется, и новые карточки приходят без кодов или с кодами из чужих документов. Договоритесь о правиле: кто ставит код при создании позиции и по какой таблице соответствия. Раз в период выгружайте номенклатуру и смотрите пустые значения и расхождения. Если справочник большой, эту проверку удобно делать по каждой строке, а повторно смотреть только изменившиеся карточки. Где в системе искать общие разделы с классификаторами, описано в статье про раздел НСИ в 1С.

Вопросы про коды в карточке 1С

Обязателен ли ТН ВЭД в карточке, если мы не импортируем?

Для внутреннего учёта чаще всего нет. Но если товары подпадают под прослеживаемость или вы работаете с иностранными поставщиками, код понадобится в документах. Что обязательно именно для вас, уточните по действующим нормам и у своего бухгалтера.

Можно ли загрузить коды из Excel по артикулу?

Можно, если артикул в справочнике заполнен и уникален. Если один артикул встречается у нескольких карточек, код попадёт не туда или в нескольких. Надёжнее ключ с кодом номенклатуры. Название обработки загрузки зависит от версии.

Что делать, если у дублей разные коды?

Выберите верный код по описанию товара, зафиксируйте решение и только затем объединяйте карточки. Тогда в оставшейся карточке будет проверенный код, а не случайный.