Почему стандартный поиск дублей в 1С находит не всё

Стандартный поиск дублей в 1С сравнивает написание строк. Поэтому он пропускает один товар, записанный по-разному, и объединяет разные товары с похожими названиями. Ниже разбираем, как устроены правила сравнения, какие дубли они не видят и что делать со справочником, где таких строк тысячи.

Как работают правила «совпадает» и «похоже»

В типовых конфигурациях на БСП есть обработка «Поиск и удаление дублей». Вы выбираете поля, например наименование и артикул, и для каждого задаёте правило.

• «Совпадает» находит строки с одинаковым значением поля, символ в символ.
• «Похоже» находит строки, близкие по написанию: с общими словами и небольшой разницей в символах.

Обоим правилам доступны только символы. Обработка не знает, что 180205 и 6205-2RS обозначают один подшипник, а 2RS и 2Z отличаются конструкцией. Отсюда два вида промахов.

Промах первый: один товар в разных написаниях

«Подш. 180205» и «Подшипник шариковый радиальный 6205-2RS» почти не совпадают по буквам. Для обработки это разные товары, хотя на складе это один подшипник в старом и международном обозначении.

Вторая частая причина связана с латиницей. Наименование копируют из счёта поставщика, и в «ВВГнг(A)» оказывается латинская «A». Внешне строка не отличается от «ВВГнг(А)», но правило «совпадает» её не найдёт. Так же ведут себя «Dу80 Pу16» с латинскими буквами, лишние пробелы и разные знаки в размерах: «3х2,5», «3x2.5», «3*2,5».

Промах второй: разные товары с похожими названиями

«Подшипник 6205-2RS» и «Подшипник 6205-2Z» различаются двумя символами. Правило «похоже» сведёт их в одну группу. У первого резиновые уплотнения, у второго металлические шайбы, и после объединения их остатки окажутся на одной карточке.

Так же склеиваются задвижки Ду100 Ру16 и Ду100 Ру25, болты класса прочности 8.8 и 10.9, кабель ВВГнг(А)-LS и ВВГнг(А). В каждой паре ключевая характеристика занимает пару символов.

Почему настройкой это не исправить

Можно сравнивать строже, тогда лишних склеек станет меньше, а пропусков больше. Можно мягче, и картина будет обратной. Разница между 6205-2RS и 6205-2Z по буквам меньше, чем между «Подш. 180205» и «6205-2RS». Поэтому одна настройка не убирает оба промаха сразу. Чтобы их убрать, строку нужно сравнивать по смыслу и по ключевым характеристикам. Способы сопоставления сравниваются в статье про артикул, название и смысл. В таблице Excel картина та же, подробно это разобрано в статье про поиск дублей, когда названия записаны по-разному.

Предполагаю, что вы уже запускали поиск дублей и получили либо мало групп, либо группы, где рядом лежат явно разные товары. Так ли это?

Бухгалтерия, УТ, УНФ: чем отличается поиск дублей

Чаще всего про дубли спрашивают в 1С:Бухгалтерии 8.3, реже в Управлении торговлей и УНФ. Во всех трёх конфигурациях работает одна и та же обработка «Поиск и удаление дублей» из стандартных подсистем. Правила «совпадает» и «похоже» в ней устроены одинаково, поэтому оба промаха из этой статьи повторяются в любой из них.

Различается место обработки в меню. В Бухгалтерии и в УТ её обычно ищут в разделе администрирования, в группе «Обслуживание», пункт «Корректировка данных». В УНФ разделы называются иначе, и обработку проще найти поиском по названию. Точный путь зависит от версии конфигурации.

Запускать обработку обычно может пользователь с полными правами. Перед объединением сделайте копию базы, какая бы конфигурация у вас ни была. Если справочник выгружается из нескольких баз, например из Бухгалтерии и УТ, дубли между базами обработка не увидит: она работает внутри одной базы.

Что с этим делать

1. Приведите запись к одному виду до поиска. Замените латиницу внутри русских слов на кириллицу, уберите двойные пробелы, сведите «х», «x» и «*» к одному знаку. После этого «совпадает» найдёт больше.
2. Начните с правила «совпадает». Его группы безопасны, их можно объединять первыми.
3. Группы по правилу «похоже» проверяйте глазами. Смотрите на уплотнение, давление, класс прочности, исполнение кабеля. Строки с разными характеристиками убирайте из группы.
4. Старые обозначения ищите отдельно. Пары вроде 180205 и 6205-2RS обработка не покажет, их нужно искать по таблице соответствий.

На справочнике в несколько тысяч строк это займёт дни. На десятках тысяч ручная проверка растягивается на месяцы. Пошаговый порядок объединения в самой 1С разобран в статье о том, как объединить номенклатуру, записанную по-разному. Общий разбор проблемы и нашего способа проверки есть на странице про дубли номенклатуры в 1С.

Мы проверяем каждую строку по смыслу и характеристикам и возвращаем ваш файл с колонками «Группа дублей» и «Представитель группы». Объединяете вы той же штатной обработкой, только группы уже собраны. Пришлите 5–10 тысяч строк на бесплатную пробу и сравните с тем, что нашла 1С.

Вопросы про поиск дублей в 1С

Почему обработка показывает группы из совсем разных товаров?

Длинные общие слова вроде «Подшипник шариковый радиальный» делают строки похожими по написанию. Размер или исполнение в конце строки на этом фоне весят мало, и правило «похоже» собирает их вместе.

Можно ли настроить правило «похоже» строже?

Чем строже сравнение, тем меньше лишних склеек и тем больше пропущенных дублей. 6205-2RS и 6205-2Z ближе по буквам, чем 180205 и 6205-2RS, поэтому строгость не решает оба промаха сразу.

Поможет ли сравнение сразу по наименованию и артикулу?

Лишних склеек станет меньше там, где артикул заполнен одинаково. Строки с пустым артикулом или с артикулом в другой записи выпадут из поиска, и пропусков станет больше.